Miten valmistautua sopimusneuvotteluihin ja -aikaan kilpailutuksen jälkeen? Hankintaneuvoja vastaa
Julkisia hankintoja ohjaa hankintalaki ja sen mukaan sopimuksen ehdot pitää olla juuri sellaiset kuin tarjouspyynnössä on esitetty. Ei mitään enempää eikä vähempää, tai koko kilpailutus on tehtävä uudestaan. Sopimusneuvotteluita ei ole. Lue pääkaupunkiseudun hankinta-asiamies Pentti Komssin neuvot sopimuksiin liittyviin kysymyksiin.
1. Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoajan on syytä lukea tarkkaan kaikki tarjouspyynnön liitteissä olevat sopimusehdot ennen päätöstä tarjota.
Julkisissa hankinnoissa käytetyissä sopimuksissa ehdot ovat yleensä tasapuoliset ja perustuvat yleisiin sopimusehtoihin. Edistyneidenkin hankintayksiköiden kuten pääkaupunkiseudun kaupunkien hankintojen sopimuksiin mahtuu kuitenkin poikkeuksia. Hankintoja tekevät pääkaupunkiseudulla paitsi koulutettu hankintahenkilöstö niin myös muut virkamiehet oman toimensa ohella.
Hankintasopimuksen tarkoitus on varmistaa hankinnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen. Sopimus ei kuitenkaan aina tue tätä tavoitetta. Sen ehtoihin on voitu lisätä kohtuuttomia poikkeuksia yleisistä sopimusehdoista ja niihin liittyviä sanktioita, mitkä saattavat johtaa toimittajan ongelmiin itsestä johtumattomista syistä.
Kysyttäessä suosittelen tekemään poikkeuksellisten sopimusehtojen kanssa huolellisen riskianalyysin kilpailutukseen osallistumisen mahdollisuuksista ja uhista. Tarvittaessa kannattaa käyttää Suomen Yrittäjien jäsenille tarjolla olevia lakipalveluita.
Tarjouspyynnössä esitettyihin sopimusehtoihin on mahdollista vaikuttaa vielä tarjousvaiheessa tarjouspyynnössä ilmoitettua Kysymykset Ja Vastaukset -kanavaa käyttäen. Kilpailutuksen aikana hankinnasta vastaavat eivät saa olla tarjoajiin yhteydessä ja vastata hankintaa koskeviin kysymyksiin muita kanavia käyttäen.
2. Sopimuksen allekirjoittaminen
Usein tiedustellaan, että voiko tarjouskilpailun voittaja kieltäytyä sopimuksen allekirjoituksesta. Tarjous on sitova asiakirja ja sopimuksen allekirjoittamatta jättäminen voi johtaa vahingonkorvauksiin. Kieltäytynyt yritys voi joutua korvaamaan hankintayksikölle summan, joka on sen ja toiseksi tulleen tarjouksen hintojen välinen erotus. Arvio sopimusehtojen riskeistä pitää tehdä ennen tarjouksen lähettämistä.
3. Sopimusseuranta
Edistyneet hankintayksiköt seuraavat sopimuksen toteutumista järjestelmällisesti ja usein toimittajien kanssa järjestetään seurantatapaamisia. Tällaiset tapaamiset ovat toimittajalle hyödyllisiä, sillä niissä saadaan arvokasta palautetta omien palveluiden tasosta. Nämä tapaamiset ovat myös erinomaisia tilaisuuksia saada tietoja tuotteiden tai palveluiden tulevasta kilpailutuksesta.
4. Sopimuksen purkaminen
Joskus yritykset haluaisivat irtisanoa julkisen hankintasopimuksen paremman sopimuksen tieltä ja kysytään, että mitä seurauksia siitä voi tulla. Sopimuksen irtisanominen on yleensä määritelty sopimuksessa ja mikäli olosuhteet sopimuksen mukaiseen irtisanomiseen eivät täyty, yritys voi joutua maksamaan vahingonkorvauksia.
Lisäksi julkisissa hankinnoissa hankintayksikön on mahdollista sulkea tulevista tarjouskilpailuista sellainen tarjoaja, jonka toiminnassa on ollut aikaisemman hankintasopimuksen vaatimusten toteuttamisessa merkittäviä tai toistuvia puutteita. Tätä kysytään esimerkiksi siten, että onko aiempia sopimuksia keskeytetty.
5. Optio sopimuksen jatkoon
Optioilla tarkoitetaan hankintasopimuksen ehtoa, joka mahdollistaa lisätilausten tekemisen tai hankintasopimuksen jatkamisen ylimääräisillä optiovuosilla. Option avulla hankintayksikkö voi tehdä hankinnan suoraan aiemman sopimuksen perusteella ilman uutta kilpailutusta. Optio sopimuksen jatkamisesta pitää mainita jo tarjouspyynnössä.
Optio antaa hankintayksikölle pelivaraa ja joustavuutta. Sitä käytetään kannusteena toimittajille, jotta näiden osa sopimuksesta toteutetaan mahdollisimman laadukkaasti. Yrittäjälle optio on hyvä mahdollisuus joko jatkaa sopimusta tai olla jatkamatta.
