Siivousfirma keksi sovelluksen, joka neuvoo työntekijöitä: ”Nyt esimiehellä on aikaa kysyä miten työntekijä voi”

Siivousala ei tule ehkä ensimmäisenä mieleen, kun puhutaan yritysten digitalisoimisesta. Gronlund Palveluiden toimitusjohtaja Tiina Holopainen myöntää, että hän istui monesti vaivaantuneena hallituksen kokouksissa, joissa udeltiin, miten yritys on lähtemässä mukaan digitalisaatioon.

– Sitten tuli mahdollisuus osallistua AlihankintaHeat-nimiseen verkostoitumistapahtumaan, jossa startup-yritykset pyrkivät ratkaisemaan teollisuuden yritysten ongelmia.

Gronlund pääsi mukaan startupin myllyyn, joka muutti Holopaisen ajatukset täysin.

– Olin miettinyt, että digitaalisuuden pitäisi ratkaista asiakkaidemme ongelmia. Sitten ymmärsin, että eihän se ole mahdollista. Meillä on 160 asiakasta, kaikkien ongelmia ei millään pysty ratkaisemaan jollakin digitaalisella palvelulla. Näin ollen lähdimme kehittämään ajatusta siitä, että ratkaisemme jonkin oman ongelmamme. Sitä kautta pystymme palvelemaan paremmin asiakkaita.

”Parasta on helppokäyttöisyys”

Muutaman päivän tapahtuman aikana syntyi ajatus Ailiksi nimetystä sovelluksesta, joka opastaisi käytännönläheisesti siivousfirman työntekijöitä.

– Pyrimme kehittämään sovelluksen, joka auttaisi siivoojia huomioimaan ympäristöään, informoimaan asiakkaita, tilaamaan välineitä ja niin edelleen.

Alihankintatapahtuman jälkeen ideaa koeteltiin vielä Tekesin Dealab-ohjelmassa, jossa konsepti käytiin läpi perusteellisesti.

Koodaaminen kesti koko kevään ja Aili otettiin käyttöön elokuun alussa. Kokemukset ovat hyviä.

– Työntekijät ja työnjohtajat ovat olleet mukana sovelluksen suunnittelussa. Hienointa sovelluksessa on, että sitä on oikeasti todella helppo käyttää. Se toimii edullisellakin puhelimella. Kaikki ovat oppineet sovelluksen käytön saman tien.

Puhelinneuvonnan määrä romahti

Gronlundin periaatteena on ollut, että Ailiin ei laiteta mitään sellaista, mikä ei helpottaisi työntekijän elämää.

– Tottakai ruokahalu kasvaa syödessä mutta fokus täytyy pitää siinä, mitä varten sovellus on olemassa ja kenelle se on tehty, Holopainen sanoo.

Siinä missä työnjohtajat ovat aikaisemmin joutuneet käyttämään jopa kymmeniä tunteja viikottain puhelimessa neuvomassa työntekijöitä, sovelluksen ansiosta aikaa jää muuhun.

– Nyt työnjohtajat voivat käyttää aikaa johonkin tärkeämpään kuten vaikka siihen, että kysytään mitä työntekijälle kuuluu. Samalla siivoojat kokevat olevansa enemmän kuin siivoojia. Ammatillinen itsetunto on kohentunut selvästi. Sovellus vähentää epävarmuutta, kun se neuvoo miten asiat tehdään.

Aili opastaa työntekijöitä havainnollisilla videoilla, jotka ovat pääsääntöisesti työnjohtajien itse tekemiä. Holopaisen mukaan tämä säästää kustannuksia mutta työntekijöiden kannalta on miellyttävämpää, että heidän esimiehensä neuvoo videoilla jonkun ulkopuolisen sijasta.

– Olemme sijoittaneet RFID-koodeja eri paikkoihin, kuten esiomerkiksi siivouskomeroon ja laitteisiin. Koodin tunnistamalla sovellus osaa neuvoa juuri kyseisen laitteen tyypillisistä vikatilanteista.

Holopainen on tyytyväinen siihen, että Ailin kehittäminen ei ole ollut kallista. Se toteutettiin ulkoistettuna projektina.

– Tähän mennessä rahaa on mennyt noin 10 000 euroa. Tällaisessa projektissa se on hyvin vähän.

Teksti ja kuva: Pauli Reinikainen

pauli.reinikainen (at) yrittajat.fi