Yrittäjä, lähetätkö laskut yhä kirjekuoressa? Asiantuntija kertoo, miksi tavasta kannattaisi jo luopua: ”Antaa vanhentuneen kuvan”

Taloustutkimuksen tietojen perusteella Suomessa on edelleen yli 26 000 yritystä, jotka vastaanottavat ostolaskunsa paperisina ja aikovat jatkossakin toimia näin. Noin 27 000 yritystä lähettää myyntilaskunsa yhä kirjekuoressa ja noin 35 000 yritystä ei aio sähköistää työaikojen tai lomien kirjaamista.

Tiedot ovat peräisin Taloustutkimuksen tekemästä ja Visma Solutions Oy:n teettämästä tutkimuksesta vuoden 2024 syyskuulta.

– Kyseessä on oire isommasta ongelmasta. Taloushallinto ja esimerkiksi osto- ja myyntilaskut sekä palkat ovat yritystoiminnan perusasioita. Jos näitä matalimmalla roikkuvia hedelmiä ei ole onnistuttu poimimaan, yrityksen digikyvykkyys ei ole kovin hyvä, Visma Solutionsin kasvuohjelmajohtaja Sampsa Wulff kertoo Yrittajat.fille.

Hän myöntää yllättyneensä tuloksista.

– Yrityksen takana on aina ihminen. Siviilielämässä valtaosa laskuista tulee sähköisenä joko verkkopankkiin tai palveluntarjoajan sovellukseen. Yrityspuolella on jopa vanhanaikainen toimintatapa. Minut yllätti se, että niin moni yritys haluaa edelleen jatkaa samaa rataa.

”Pankkitilin saldo ei kerro koko totuutta”

Wulffin mukaan työaikojen ja lomien kirjaaminen ilman digitaalisia työvälineitä on erikoista,  koska kyseisiin toimintoihin voi kulua varsin paljon aikaa.

– Työaikojen ja lomien kirjaukset ovat olennainen osa palkanmaksuprosessia. On hirveän iso työ kerätä niitä tietoja käsin.

Yrityksen ”digikyvyttömyys” voi Wulffin mukaan johtaa helposti siihen, ettei yrityksellä oli reaaliaikaista näkymää tuloihin ja menoihin. Tämä voi vaikeuttaa yrityksen johtamista.

– Olen nähnyt urani aikana isojakin yrityksiä, joissa yritystoimintaa johdetaan pankkitilin kautta. Kun kaikki dokumentit tulevat paperilla ja kirjaukset laahaavat jäljessä, yrityksellä ei ole näkymää siihen, mikä sen aito kassatilanne on. On huomattava, ettei pankkitilin saldo kerro koko totuutta. Ei tiedetä, mitä laskussa on milloinkin lähdössä.

Tilanne voi asiantuntijan mukaan johtaa kannattavankin yrityksen pahimmillaan kassakriisiin, jos esimerkiksi erääntyvien ostolaskujen suurempi määrä tulee yllätyksenä.

Pelko taustalla?

Yritysten nihkeän digisiirtymän taustalla on Wulffin mukaan osittain pelko siitä, osataanko järjestelmiä käyttää.

– Joku voi ajatella, että menee kontrolli, kun ei saakaan enää paperia silmiensä eteen. Kun on aina tehty näin, ei uskalleta vaihtaa toimintatapaa. Hintaa pidän huonona argumenttina. Toki uusi järjestelmä maksaa aina jonkin verran mutta kustannus on mielestäni minimaalinen verrattuna siihen, että aikaa vapautuu tärkeämpään tekemiseen. Taloushallinnon paperilaskujen pyörittämisen sijasta yrityksessä voisi käyttää aikaa esimerkiksi laskutettavaan työhön.

– Suomalaiset ovat huonoja laskemaan arvoa omalle ajalle. Lähdetään tekemään itse eikä nähdä, että se aika on pois tuottavasta työstä, palautumisesta tai perheeltä, Wulff jatkaa.

Vaikutus brändiin

Kieltäytyminen digitaalisista työkaluista voi vaikuttaa Wulffin mukaan yrityksen brändiin ja mielikuvaan sen asiakkaiden keskuudessa.

– Henkilökohtainen mielipiteeni on, että laskujen lähettäminen paperimuodossa antaa aika vanhentuneen kuvan yrityksestä. Kannattaa huomioida, että paperilasku voi hävitä matkalla. Paperi ei lähetä yhtäkään muistutusta. Sähköinen laskutus nopeuttaa saatavien hallintaa huomattavasti eikä yrittäjän silloin tarvitse tarkkailla maksuliikennettä ja lähettää muistutuksia.

Asiantuntija korostaa tilitoimistojen roolia yritysten taloushallinnon digitalisoimisessa. Wulffin mukaan siirtymä toteutetaan harmittavan usein vasta silloin, kun jokin moka on jo tapahtunut.

– Saatetaan huomata, että digitalisoinnin avulla moka olisi voitu välttää.