Riskien tunnistaminen käytännössä – mitä voi mennä pieleen?

Edellisessä uutiskirjeessä käsittelimme yrityksen elintärkeitä toimintoja eli asioita, joiden on toimittava kaikissa tilanteissa. Kun nämä on tunnistettu, seuraava askel on yksinkertainen mutta tärkeä: miettiä, mikä voisi häiritä niiden toimintaa.

Riskien tunnistaminen ei tarkoita pahimpien mahdollisten katastrofien listaamista, vaan arjen häiriöiden ennakointia. Useimmiten yrityksen toimintaa eivät keskeytä suuret kriisit vaan pienet, yllättävät tapahtumat, joihin ei ole varauduttu etukäteen.

Hyvä lähtökohta on kysyä käytännönläheisesti:

Mikä voisi estää meitä tekemästä työtämme huomenna?

Vastaukset löytyvät yleensä lähempää kuin ajatellaan. Riskit voidaan hahmottaa esimerkiksi neljän näkökulman kautta.

Liiketoimintariskit

Liittyvät yrityksen toiminnan edellytyksiin ja markkinaan.

• keskeinen asiakas poistuu
• tärkeä toimittaja ei toimita
• tietojärjestelmä ei toimi
• logistiikka keskeytyy
• maksuliikenne häiriintyy

Usein riski ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan riippuvuus yhdestä ratkaisusta tai kumppanista.

Henkilöstöriskit

Monessa pk-yrityksessä osaaminen keskittyy harvoille henkilöille.

• avainhenkilön sairastuminen
• yrittäjän työkyvyttömyys
• käyttöoikeudet yhden henkilön takana
• ohjeiden puuttuminen

Jos joku muu ei pysty jatkamaan työtä seuraavana päivänä, kyseessä on tunnistettu riski.

Omaisuusriskit

Fyysisiin ja digitaalisiin resursseihin liittyvät häiriöt.

• laiterikko
• tulipalo tai vesivahinko
• sähkökatko
• tietojen katoaminen
• laitevarkaus

Usein kysymys ei ole siitä tapahtuuko vahinko, vaan milloin.

Keskeytysriskit

Nämä yhdistävät kaikki edellä mainitut.

Keskeytys syntyy, kun jokin yksittäinen häiriö pysäyttää liiketoiminnan kokonaan tai osittain.

Esimerkiksi:

• verkkoyhteys poikki → laskutus pysähtyy
• tuotantokone rikki → toimitukset viivästyvät
• pilvipalvelu ei toimi → työ keskeytyy

Keskeytysriski on usein yrityksen todellinen taloudellinen riski.

Todennäköisyys vai vaikutus?

Kaikki riskit eivät ole yhtä tärkeitä. Hyödyllinen tapa priorisoida on arvioida kahta asiaa:

• Kuinka todennäköinen riski on?
• Kuinka suuri vaikutus sillä olisi?

Yksinkertainen havainto auttaa alkuun:

• usein tapahtuva mutta pieni haitta → hallitaan arjen toimintatavoilla
• harvinainen mutta vakava tapahtuma → vaatii varautumista etukäteen

Tavoitteena ei ole täydellinen analyysi, vaan yhteinen ymmärrys siitä, mihin kannattaa käyttää aikaa ja resursseja.

Yksinkertainen riskikartoitus ilman raskaita malleja

Riskien tunnistamisessa alkuun pääsee yhdellä tunnilla ja paperilla tai taulukolla.

Kokeile esimerkiksi tätä kolmen vaiheen mallia:

1. Listaa elintärkeät toiminnot
(mistä puhuttiin edellisessä kirjoituksessa)

2. Kirjaa jokaisen kohdalle:

• mikä voi estää toiminnan?
• kuka huomaa ongelman ensimmäisenä?

3. Arvioi nopeasti:

• vaikutus: pieni / merkittävä / kriittinen
• onko varauduttu jo vai tarvitaanko toimenpiteitä?

Jo tämä harjoitus paljastaa usein yrityksen suurimmat haavoittuvuudet.

Riskien tunnistaminen on jatkuvaa johtamista

Riskikartoitus ei ole kertaluonteinen dokumentti, vaan tapa tarkastella omaa toimintaa. Kun toimintaympäristö muuttuu, myös riskit muuttuvat.

Tärkeintä ei ole täydellinen lista riskeistä, vaan se, että yrityksessä on pysähdytty miettimään niitä yhdessä.

Systemaattinen ajattelu alkaa yksinkertaisesta kysymyksestä:

Tiedämmekö, mikä meitä oikeasti voisi pysäyttää?