Tunnista elintärkeät toiminnot

Yrityksen osalta varautuminen lähtee elintärkeiden toimintojen tunnistamisesta. Nämä pyritään turvaamaan kaikissa tilanteissa. Niitä käytetään eniten ja niiden häiriintyminen voi vaarantaa yrityksen toiminnan jatkuvuuden. Yhtä yksiselitteisesti kaikille sopivaa mallia ei ole, joten jokaisen yrityksen kohdalla tärkeintä on miettiä sitä omaa liiketoimintaa:

1. Mitä käytämme päivittäin?
2. Mitä ilman emme voi toimia?
3. Kuinka kauan kestämme häiriöitä?

Esimerkiksi pienessä palveluyrityksessä kriittisiä toimintoja voivat olla ajanvarausjärjestelmä, maksupääte ja asiakasrekisteri. Teollisuusyrityksessä taas tuotantokone, tietty alihankkija tai komponenttitoimittaja voi olla kriittinen osa kokonaisuutta. Myös yksittäinen ohjelmisto voi olla koko liiketoiminnan pullonkaula.

Elintärkeä toiminto ei aina ole suurin tai kallein – vaan se, jonka pysähtyminen pysäyttää kaiken muun.

Elintärkeiden toimintojen tunnistamisessa kannattaa huomioida myös riippuvuudet.
Usein kriittinen toiminto ei ole vain laite tai järjestelmä, vaan kokonaisuus:

• sähkö + tietoliikenne + pilvipalvelu
• avainhenkilö + osaaminen + käyttöoikeudet
• yksi toimittaja + yksi kuljetusreitti

Varautuminen tarkoittaa sen tunnistamista, missä kohtaa ketju on heikoin.

Kaikki häiriöt eivät ole samanlaisia.
15 minuutin sähkökatko on eri asia kuin kolmen vuorokauden katko.
Tunnistamisen lisäksi kannattaa arvioida:

• Mitä tapahtuu 1 tunnin jälkeen?
• Mitä 24 tunnin jälkeen?
• Entä 3 päivän jälkeen?

Näin hahmottuu todellinen kriittisyys.

Elintärkeiden toimintojen tunnistaminen ei ole pelkkä tekninen harjoitus. Se on strateginen tehtävä. Kun kriittiset kohdat on määritelty, varautumisesta tulee osa normaalia johtamista – ei erillinen projekti.

Kun elintärkeät toiminnot on tunnistettu, seuraava vaihe on arvioida niihin kohdistuvat riskit ja päättää, miten niihin varaudutaan.