Etätyö
Mitä työnantajan tulee huomioida, kun yrityksessä tehdään etätöitä? Lue ohjeistus ja varmista, että tiedät, mistä asioista on hyvä sopia etätyöhön siirryttäessä.
Tässä ohjeistuksessa on käyty läpi etätyöhön ja etätyön järjestämiseen työpaikalla liittyviä kysymyksiä sekä menettelytapoja.
Etätyö on yksi tapa organisoida tehtävää työtä. Etätyön avulla pyritään lisäämään työn tehokkuutta ja joustavuutta, edistämään työssä jaksamista sekä helpottamaan työn ja yksityiselämän yhteensovittamista. Toiminnan ja työn luonne sekä tehtävät kuitenkin aina ratkaisevat, miten työt voidaan organisoida parhaiten toiminnan tuloksellisuutta edistävällä tavalla.
Etätyötä ja siihen liittyviä järjestelyjä pohdittaessa, työpaikalla on syytä huomioida etätyön vaikutukset työnantajan kiinteässä toimipaikassa työskentelevien työhön, yhteistyöhön, asiakassuhteisiin ja muuhun toimintaan sekä huolehdittava henkilöstön tasapuolisesta ja yhdenvertaisesta kohtelusta.
Etätyön määritelmä
Etätyö on tapa järjestää ja tehdä työ sähköistä tieto- ja viestintätekniikkaa hyväksikäyttäen niin, että työ, joka voitaisiin tehdä kiinteässä toimipisteessä työnantajan tiloissa, tehdään niiden ulkopuolella, esimerkiksi työntekijän kotona. Etätyö voi olla kokoaikaista tai sitä voidaan tehdä osa-aikaisesti, säännöllisesti esimerkiksi tiettyinä päivinä viikossa sekä satunnaisesti.
Etätyötä tehdään työsuhteessa ja siihen sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkia työsuhdetta koskevia lakeja ja sopimuksia.
Säännöllisessä etätyössä etätyöpäivä tehdään ennakkoon sovitun säännöllisen rytmin mukaan (esim. tiettyinä viikonpäivinä tai tietty määrä päiviä viikossa).
Lyhytkestoinen etätyö on kysymyksessä silloin, kun työtä tilapäisesti tehdään esimerkiksi 1–2 päivää silloin tällöin muualla kuin työnantajan järjestämissä tiloissa tai esimerkiksi työmatkalla.
Lyhytkestoinen etätyö voi tulla kysymykseen esimerkiksi konkreettisen selkeän tehtävän tekemiseksi. Tällaisia voivat olla työtehtävästä riippuen esimerkiksi artikkelin, muistion tai raportin työstäminen, yhteenvetojen laatiminen, tietojen tallentaminen tai koulutukseen valmistautuminen.
Lyhytkestoinen etätyö on lähtökohtaisesti tiettyyn tehtävään sidottu kertaluontoinen työn järjestämistapa. Etätyöpäivän aikana työntekijän on oltava työnantajan tavoitettavissa esimerkiksi puhelimitse tai muulla sovittavalla tavalla, ellei erikseen ole toisin sovittu. Työntekijän ollessa etätyössä, on syytä varmistaa, että toimistolla tai muussa kiinteässä toimipaikassa työt eivät kuormita kohtuuttomasti muita työntekijöitä.
Suositeltavaa on, että työpaikalla laaditaan selkeä ohjeistus ja pelisäännöt siitä, miten etätyön tekemisestä sovitaan. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että etätyöstä sovitaan etukäteen tiimeittäin tai yksittäisten työntekijän osalta lähimmän esihenkilön kanssa. Lyhytkestoinen etätyö on pääsääntöisesti vapaaehtoista ja harkinnanvaraista. Lyhytkestoisesta etätyöstä ei ole tarkoituksenmukaista tehdä erillistä etätyösopimusta.
Etätyön erot kiinteässä työpaikassa tehtävään työhön
Etätyöhön liittyy totuttuun työntekomuotoon verrattuna sekä hyötyjä että riskejä, jotka on hyvä huomioida työpaikan etätyötä koskevia käytäntöjä pohtiessa sekä etätyöstä sovittaessa. Etätyö ei ole yksiselitteisesti parempi tai huonompi vaihtoehto, vaan sen sopivuus kunkin työntekijän tehtävään on aina arvioitava tapauskohtaisesti työnantajan ja työntekijän tarpeet huomioiden. Lähtökohta on, että etätyöstä on oltava hyötyä sekä työnantajalle että työntekijälle.
- Työajan joustavuus ja rytmittäminen omien tarpeiden mukaan.
- Lisääntynyt työrauha ja keskittyminen.
- Työtyytyväisyyden ja työtehon paraneminen.
- Ajan ja rahan säästöt työmatkoissa.
- Mahdollisuus työn ja perhe-elämän joustavampaan yhteen sovittamiseen.
- Mahdollisuus valita asuinpaikka muilla perusteilla kuin työn sijaintipaikan perusteella.
- Työnteolle tarkoituksenmukaisen paikan valinta.
- Mahdollistaa työskentelyn myös poikkeustilanteissa (liikenne-este, huonot sääolosuhteet, liikkumisrajoitukset).
- Lisää työntekijöiden valinnan mahdollisuuksia ja voi tätä kautta parantaa työtehoa sekä työn tuottavuutta.
- Etätyö voi lisätä työhyvinvointia ja vähentää sairauspoissaoloja.
- Työurien piteneminen mahdollisen paremman jaksamisen myötä.
- Säännöllinen etätyö vapauttaa työnantajan tiloja muuhun käyttöön ja säästää toimitilakustannuksissa.
- Lisää työpaikan houkuttelevuutta ja on mahdollinen rekrytointivaltti.
- Vähentää työmatkaliikennettä ja lisää osaltaan ympäristövastuullisuutta.
- Kaikki tehtävät eivät sovi etätyönä tehtäviksi. Tämä saattaa aiheuttaa eriarvoisuuden tunnetta työyhteisössä.
- Työyhteisössä saattaa syntyä epäilyjä etätyöskentelijän todellisesta työpanoksesta.
- Työteho saattaa laskea, jos etätyöpäivänä ei pysty tarttumaan töihin samoin kuin työpaikalla.
- Mahdolliset vaikeudet irrottautua työstä ja tästä aiheutuva liika kuormittuminen.
- Työaika voi venyä hallitsemattomasti ja etätyö saattaa johtaa työn ja vapaa-ajan rajan hämärtymiseen.
- Työpaikalle ominainen tiedonkulku saattaa vaarantua ja työyhteisöstä vieraantuminen on mahdollista.
- Työnantajan on vaikeampi varmistaa työturvallisuus.
- Etätyön johtamiseen sekä työyhteisön yhteishengen ylläpitämiseen liittyvät haasteet.
Etätyön mahdollistaminen ja etätyöstä sopiminen
Etätyö on suositeltavaa ottaa käyttöön silloin, kun siitä hyötyvät sekä työnantajana että työntekijä. Joissakin tilanteissa etätyöstä voi olla tarkoituksenmukaista sopia yksittäisen työntekijän kanssa erikseen. Etätyöstä sopiminen ja etätyömahdollisuuden käyttöönotto on lähtökohtaisesti vapaaehtoista sekä työnantajalle että työntekijälle. Työntekijällä ei ole ehdotonta oikeutta vaatia etätyöhön pääsyä, eikä työnantaja voi pakottaa työntekijää etätyöhön tekemiseen, ellei esimerkiksi poikkeuksellisista olosuhteista väliaikaisesti toisin johdu. Jokaisessa työtehtävässä ei ole myöskään mahdollisuutta etätyöhön. Aloite etätyön tekemiseen voi tulla työntekijältä tai työnantajalta.
Etätyön käyttöönotto ja aloittaminen ei vaadi välttämättä erillistä sopimusta yksittäisen työntekijän tai koko henkilöstön kanssa. Työnantaja voi mahdollistaa etätyön tekemisen myös yksipuolisella ohjeistuksella ja useimmiten tämä on tarkoituksenmukaisin tapa etätyön mahdollistamiseen. Etätyötä koskeva pelisäännöt on syytä aina käydä läpi henkilöstön kanssa yhdessä, ja mikäli yritys työllistää säännöllisesti vähintään 20 työntekijää, etätyötä koskevat käytännöt on hyvä käydä läpi yhteistoimintamenettelyssä.
Etätyössä työskentelylle on syytä asettaa selkeät tavoitteet ja aikataulut. Etätyötä käyttöönotettaessa on tarpeen selventää myös sitä, miten asianomaisen työpanos määritellään ja miten sitä seurataan. Työtehtävien antaminen ja ohjeistus sekä niiden edistymisen seuranta ja raportointi on myös aiheellista määritellä ennen etätyön aloittamista.
Viime kädessä työnantajan edustaja ratkaisee, onko etätyön onnistumiselle olemassa edellytyksiä vai ei. Ennen etätyöjärjestelyiden aloittamista tai etätyötä koskevan sopimuksen tekemistä työnantajan on syytä huolellisesti selvittää ja harkita etätyön hyödyt ja riskit.
Etätyöstä sopiminen työnantajan ja työntekijän välillä
Joissakin tilanteissa voi olla perusteltua, että etätyöstä sovitaan nimenomaisesti työnantajan ja yksittäisen työntekijän välillä. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi, jos etätyötä on tarkoitus tehdä säännöllisesti ja kokoaikaisesti tai työntekijä on esimerkiksi väliaikaisesti muuttamassa toiselle paikkakunnalle.
Etätyötä koskeva sopimus on syytä tehdä kirjallisesti ja se voidaan lisätä työntekijän työsopimuksen erilliseksi liitteeksi. Sopimus on voimassa toistaiseksi tai määräajan. Etätyötä koskeva sopimus ei siis lähtökohtaisesti korvaa työntekijän aiempaa työsopimusta ja sen ehtoja. Lisäksi on tärkeää, että etätyötä koskevassa sopimuksessa sovitaan muiden ehtojen lisäksi siitä, millaisella irtisanomisajalla osapuolet voivat irtisanoa sopimuksen. Etätyön päättämistä koskeva ilmoitus ei merkitse työsopimuksen irtisanomista, vaan ainoastaan etätyöjärjestelyjen päättymistä.
Etätyön pelisäännöt
Alla on kuvattu lyhyesti, mihin asioihin etätyöohjeistusta sekä etätyötä koskevia pelisääntöjä laadittaessa on syytä kiinnittää työpaikalla huomiota.
- Milloin ja missä tilanteessa etätyötä voidaan tehdä
- Voiko etätyötä tehdä vain kokonaisia päivinä vai myös lyhyempiä aikoja
- Miten yksittäisten etätyöpäivien pitämisestä sovitaan
- Muut etätyöpäiviin liittyvät käytännöt, kuten esimerkiksi kalenterimerkinnät
Miten ja kuinka usein etätöistä sekä tehtävän työn tuloksista raportoidaan ja niitä seurataan. Hyvä lähtökohta on se, että etätyötä seurataan ja työn tuloksista raportoidaan kuten kiinteässä toimipaikassa tehtävässä työssä.
Kuinka työntekijän tulee olla etätyön aikana tavoitettavissa esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse tai pikaviestisovelluksilla. Tavoitettavuuteen liittyen on hyvä laatia ohjeistus myös siitä, voivatko työntekijät osallistua työyhteisön tai yksittäisten tiimien kokouksiin ja tapaamisiin halunsa mukaan myös etänä ja milloin tapaamiset vaativat fyysistä läsnäoloa.
Kuinka usein ja millä tavoin etätyön onnistumista ja töiden edistymistä seurataan.
Lähtökohtaisesti etätyö ei aiheuta työntekopaikan lisäksi muutoksia työsuhteen ehtoihin tai työsuhteessa noudatettaviin käytäntöihin. Etätyötä tehdessään työntekijä on samassa asemassa kuin työnantajan tiloissa työskennellessään tai vastaavaa työtä työnantajan tiloissa tekevä työntekijä.
Työaikalain mukaan myös muualla kuin varsinaisella työpaikalla työhön käytetty aika luetaan työajaksi. Näin ollen työntekijän etätyönä kotona tai muualla valitsemassaan paikassa tekemä työ on lähtökohtaisesti aina työajaksi luettavaa aikaa. Etätyötä voidaan tehdä normaalin säännöllisen työajan ja mahdollisesti yrityksessä käytössä olevien työaikajärjestelyiden puitteissa.
Työnantaja voi omassa ohjeistuksessaan päättää, onko esimerkiksi liukuva työaika käytettävissä etätyössä vai tehdäänkö etätyössä aina säännöllisen työajan mittaisia työpäiviä. Jos liukuva työaika on käytössä, tulee työnantajan varmistaa etätyötä tekevän henkilöstön tavoitettavuus yrityksen normaalina aukiolo- tai muuna työskentelyaikana.
Jos etätyössä käytetään liukuvaa työaikaa, on hyvä huolehtia siitä, ettei työajaksi leimata aikoja, jolloin työskentely on päättynyt tai keskeytetty omien asioiden vuoksi. Myös työtuntien kertymiä ja työskentelyn ajoittumista tulee seurata ja tarvittaessa rajoittaa liukuvan työajan reunaehtoja muuttamalla, jotta työnantaja voi huolehtia myös henkilöstön riittävästä työaikasuojelusta ja työntekijöiden jaksamisesta.
Etätyötä koskevassa ohjeistuksessa on lisäksi syytä ohjeistaa mahdollisten lisä- ja ylityön tekemiseen liittyvistä käytännöistä. Mikäli ylityön tekeminen etätyössä olisi joissain tilanteissa välttämätöntä, tulee sen perustua nimenomaiseen esihenkilön / työnantajan edustajan määräykseen, jonka tulee erityisesti etätyössä olla mahdollisimman tarkkarajainen. Lisäksi esimiehen tulee seurata ja arvioida ylityönä tehdyn työn tuloksia ja työhön käytettyä aikaa. Lähtökohtana on, että työntekijä on myös etätyöpäivänä tavoitettavissa työaikana sekä puhelimitse että sähköpostitse. Esihenkilön tehtävänä on valvoa etätyön sisältöä ja toteutumista sekä seurata työntekijän selviytymistä etätyöstä.
Miten poissaoloista ilmoitetaan. Lähtökohtaisesti on perusteltua, että poissaoloja koskevat ilmoitukset on etätyössä tehtävä vastaavasti kuin normaalisti kiinteässä työpaikassa työskennellessä.
Mahdollisiin työmatkoihin liittyvät käytännöt. Lähtökohtaisesti myös etätyötä tehdessä työmatkoihin voidaan soveltaa yrityksessä normaalisti käytössä olevia matkustussääntöjä. Matkat varsinaisen kiinteän toimipaikan ja etätyöpaikan välillä eivät aiheuta erikseen korvattavia kustannuksia.
Esihenkilön ja etätyöntekijän välillä on syytä käydä läpi ja sopia yhteydenpitotavat ja henkilökohtainen tavoitettavuus. Etätyöntekijä on työpaikan sähköisten verkkojen ja niiden tuottaman informaation sekä kirjallisen viestinnän piirissä.
Henkilöstön kanssa on syytä käydä läpi etätyössä noudatettavat tietoturvaohjeet. Työntekijän on huolehdittava, että etätyötä tehdään siten, että työnantajan tietoja ei paljastu ulkopuolisille, eikä työnantajan työvälineitä luovuteta ulkopuolisten käyttöön. Mahdollisesti käsiteltävien luottamuksellisten tietojen hävittäminen tulee tapahtua työpaikan tietoturvaohjeiden mukaisesti.
Työnantajan on kunnioitettava etätyöntekijän yksityisyyttä ja etätyö ei rajoita työntekijän oikeutta lakiin perustuvaan yksityisyyden suojaan. Mahdollisten tarkkailujärjestelmien käyttöönotto kuuluu yhteistoimintamenettelyn piiriin siten kuin siitä on säädetty työelämän yksityisyyden suojaa koskevassa laissa ja yhteistoimintalaissa.
Etätyötä tekevillä tulee olla samanlaiset oikeudet osallistua työnantajan järjestämään koulutukseen kuin työnantajan tiloissa työskentelevillä, myös teknisen välineistön ja ohjelmien käytön osalta. Koulutukseen osallistuminen on syytä ottaa huomioon etätyölle asetettavia tavoitteita ja aikatauluja laadittaessa.
Etätyötä aloitettaessa työnantajan on syytä järjestää etätyön tekijälle riittävä koulutus ja perehdytys käytössä olevaan tekniseen välineistöön sekä etätyön järjestämisestä johtuviin erityispiirteisiin. Lisäksi on suositeltavaa, että työnantaja järjestää työyhteisössä yleisesti tarvittavan perehdytys etätyöhön sekä sen vaikutuksiin työyhteisön toimintaan ja erityisesi myös työn johtamiseen.
Etätyötä tekevät kuuluvat työterveyshuollon piiriin vastaavasti kuin työnantajan tiloissa työskentelevät ja työnantaja on näin ollen vastuussa myös etätyöntekijän työterveydestä ja työsuojelusta. Työntekijän on noudatettava työpaikan työsuojelukäytäntöjä myös etätyössä siltä osin kuin se etätyössä on mahdollista.
Etätyön pelisääntöjä käyttöön ottaessa tai etätyöstä sovittaessa on syytä käydä läpi etätyön haitat ja vaarat terveydelle ja miten niitä voidaan vähentää. Voidakseen tarkastaa, sovelletaanko työterveys- ja työturvallisuusmääräyksiä asianmukaisesti, työnantajalla, henkilöstön edustajilla ja työsuojeluviranomaisilla on pääsy työntekijän etätyöpaikalle lainsäädännön asettamissa rajoissa. Jos etätyöntekijä työskentelee kotonaan, tällaisen käynnin edellytyksenä on ennalta ilmoittaminen ja etätyöntekijän suostumus.Etätyötekijällä on myös oikeus pyytää tarkastuskäyntiä.
Lakisääteinen työtapaturmavakuutus on voimassa myös etätyössä. Etätyössä työtapaturmana korvataan vain työteon yhteydessä ja siihen liittyen sattuneet tapaturmat. Lisäksi henkilöstön kanssa on syytä käydä läpi, onko jokaisella myös henkilökohtainen tapaturmavakuutus.
Pääsääntö on, että työnantaja vastaa työhön tarvittavien tietoteknisten laitteiden ja järjestelmien hankkimisesta, asentamisesta ja huollosta. Sama koskee myös etätyötä ja näin ollen työvälineiden hankinta on lähtökohtaisesti työnantajan vastuulla etätyön tekemisestä riippumatta. Jos etätyön tekeminen on vapaaehtoista, työnantaja voi edellyttää, että työntekijän asunnossa on oma tehtäviin soveltuva laajakaistayhteys ja työhön soveltuvat työtilat. Työnantaja voi halutessaan kustantaa myös työntekijän tietoliikenneyhteydet kotona tehtävää etätyötä varten. Tilanteissa, joissa tietoliikenneyhteydet eivät kotona toimi, on työntekijällä velvollisuus tarvittaessa siirtyä työskentelemään varsinaiselle työskentelypaikalle. Etätyöstä saattaa aiheutua tarpeita työvälineiden uudistamiselle, mutta etätyön ei lähtökohtaisesti tule lisätä työnantajan kustannuksia.
Myös etätyössä työtilan täytyy täyttää tietoturvallisuuden asettamat vaatimukset. Etätyöntekijältä edellytetään huolellisuutta työvälineiden käytössä. Etätyötä koskevassa ohjeistuksessa on syytä käydä läpi, milloin ja miten etätyöntekijän on ilmoitettava havaitsemistaan vioista tai puutteellisuuksista.
Työnantaja vastaa työnteon kannalta tarpeellisten laitteiden ja ohjelmistojen hankinnasta, huollosta sekä laitteiden vakuuttamisesta ja niiden aiheuttamista vahingoista. Työntekijälle ei kuitenkaan tarvitse korvata esimerkiksi tietokoneen kuluttamaa sähköä tai muuta haittaa. Työnantaja ei korvaa myöskään kotona tehtävän työn työhuonekustannuksia. Etätyöntekijällä saattaa olla henkilökohtaisessa verotuksessaan oikeus työhuonevähennykseen.
Etätyöntekijän tulee pitää hyvää huolta käyttöönsä luovutetuista työvälineistä eikä niitä saa käyttää laittomiin tarkoituksiin. Työn päättyessä työntekijän tulee palauttaa käyttöönsä saamat laitteet, kalusteet, tarvikkeet, tallenteet ja asiakirjat aivan kuten muissakin tapauksissa.
Työpaikalla on aina syytä sopia ja tiedottaa henkilöstä siitä, millä aikataululla etätyötä mahdollisesti koskevia määräyksiä ja ohjeistuksia otetaan käyttöön sekä siitä, miten mahdollista etätyötä koskevaa ohjeistusta sekä etätyöhön liittyviä pelisääntöjä voidaan muuttaa.