YRITTÄJÄ, tule mukaan omiesi pariin! Liity Yrittäjiin.
Työntekijän palkkaaminen
Mistä lähteä liikkeelle, kun ensimmäisen työntekijän palkkaaminen tulee ajankohtaiseksi? Mikä on tulorekisteri ja miten koeajasta sovitaan? Ota vinkit talteen, kun palkkaat ensimmäistä kertaa.
Sisältö
Työnantajarekisteri
Työnantajaa pidetään verotuksessa joko satunnaisena tai säännöllisenä työnantajana. Yrityksen rekisteröintiasema vaikuttaa sen ilmoittamisvastuisiin esimerkiksi tulorekisteriin.
Työnantajaksi rekisteröityminen:
- Säännöllisenä työnantajana toimivan yrityksen pitää aina ilmoittautua työnantajarekisteriin. Sinun täytyy myös tehdä ilmoitukset tulorekisteriin.
- Satunnaisena työnantajana, eli jos palkkaat satunnaisen työntekijän, maksat palkkoja satunnaisesti tai työllistät vain yhden vakituisen työntekijän, sinun ei tarvitse ilmoittautua työnantajarekisteriin. Sinun ei tarvitse tehdä ilmoituksia tulorekisteriin, jos et maksa palkkaa.
Säännöllinen työnantaja
Jos olet säännöllinen työnantaja ja kuulut työnantajarekisteriin, sinun tulee antaa tulorekisteriin ilmoitus myös kuukausilta, jolloin palkkaa ei makseta. Tieto ilmoitetaan erillisilmoituksella.
Yrityksesi on säännöllinen työnantaja silloin, kun:
- Yrityksesi maksaa vakituisesti palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle, tai
- Yrityksesi maksaa vakituisesti palkkaa yhdelle työntekijälle ja lisäksi yhdelle tai useammalle työntekijälle, joiden työsuhde on tilapäinen tai tarkoitettu lyhytaikaiseksi, tai
- Yrityksesi maksaa palkkaa samanaikaisesti vähintään kuudelle työntekijälle, vaikka heidän työsuhteensa olisivat tilapäisiä ja tarkoitettu lyhytaikaisiksi.
Satunnainen työnantaja
Jos olet palkkaat esimerkiksi satunnaisen työntekijän tai maksat palkkoja vain satunnaisesti, sinun ei tarvitse ilmoittautua työnantajarekisteriin.
Yrityksesi on satunnainen työnantaja silloin, kun:
- Yrityksesi palveluksessa on vain yksi vakituinen työntekijä tai
- Yrityksesi palveluksessa on yhdestä viiteen työntekijää, joiden työsuhde ei kestä koko kalenterivuotta.
Sinun ei tarvitse antaa tulorekisteriin ilmoituksia, jos yrityksesi ei kuulu työnantajarekisteriin ja et maksa palkkaa tai muita siihen rinnastettavia suorituksia.
Usein kysyttyä palkkaamisesta
Uudesta työntekijästä aiheutuu palkan lisäksi myös muita kustannuksia, kuten palkan sivukuluja, rekrytointikustannuksia ja perehdytyskuluja.
Voit saada tiettyjen ehtojen täyttyessä taloudellista tukea työntekijän palkkaamiseen, jos teet sen palkkatuella tai oppisopimuskoulutuksen avulla.
Haetpa uusia työntekijöitä työpaikkailmoituksella tai verkostojesi kautta, rekrytoinnissa on useita huomioitavia asioita. Onnistunut rekrytointi kantaa pitkälle ja rekrytoinnin kustannukset tuottavat tulosta. Tutustu miten aloittaa rekrytointi ja mitä prosessissa kannattaa ottaa huomioon.
Rekrytointi ja perehdytys | Yrittajat.fi
Työsopimus toimii pohjana työsuhteelle. Kokosimme yhteen mitä työsopimusta tehdessä kannattaa huomioida sekä tietoa myös muista sopimuksista, joita voit tehdä työntekijän kanssa.
Pohditko vielä työntekijän palkkaamisen ja työvoiman vuokrauksen väliltä? Lue lisää työvoiman vuokraamisesta ja alihankinnasta.
Tulorekisteri
Tulorekisteri on Verohallinnon ylläpitämä sähköinen tietopalvelu, jonne ilmoitetaan tiedot palkoista, eläkkeistä ja etuuksista viranomaisten tarpeita varten.
Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin jokaisen maksutapahtuman jälkeen viiden päivän kuluessa ja tulonsaajakohtaisesti. Työnantajan tulee antaa tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella tiedot maksetuista palkoista, riippumatta siitä, kuuluuko yritys työnantajarekisteriin vai ei. Lisäksi tulorekisteriin tulee ilmoittaa työnantajan erillisilmoituksella työnantajan sairausvakuutusmaksut.
Jokainen työnantaja päättää itse, kuinka laajasti haluaa ilmoittaa tiedot tulorekisteriin vai ilmoittaako vain pakolliset tiedot. Työnantajan näkökulmasta voi olla tarkoituksenmukaisinta antaa palkanmaksun yhteydessä mahdollisimman kattavat tiedot, koska se vähentää jälkikäteen tehtävää selvitystyötä. Työnantajan kannattaa arvioida, mikä on paras ratkaisu omassa yrityksessä.
Tulorekisteri tiivistetysti
- Työnantajana sinun tulee ilmoittaa maksetut palkat tulorekisteriin, vaikka et kuuluisi työnantajarekisteriin.
- Jos olet säännöllinen työnantaja, sinun tulee antaa ilmoitus tulorekisteriin myös niistä kuukausista, jolloin et maksa palkkaa.
- Voit ilmoittaa rekisteriin vain pakolliset tiedot minimivaatimusten mukaisesti, tai perusteellisemmin, joka vähentää jälkikäteen tehtävää mahdollista selvitystyötä.
Yrittäjien pikaopas tulorekisteriin
Kokosimme yrittäjälle tärkeimmät tiedot tulorekisteriin liittyen. Tutustu maksuttomaan oppaaseen!
Tulorekisterin vapaaehtoiset tiedot, eli niin sanotut täydentävät tiedot, ovat tietoja, joita tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn.
Työnantajan hakemat etuudet kuormittavat työnantajaa luonnollisesti suoraan, kun taas työntekijän hakemat etuudet kuormittavat työnantajaa epäsuorasti, kun työntekijä pyytää tarvittaessa työnantajalta palkkalaskelman tai etuuden myöntäjä pyytää lisäselvityksiä. Kun työnantaja antaa täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, ajassa taaksepäin tehtävät ja manuaaliset selvittelytyöt vähenevät.
Suositeltavinta ja vaivattominta on välittää palkkatiedot tulorekisteriin teknistä rajapintaa pitkin. Tämä tarkoittaa sitä, että palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille on rakennettu sähköinen yhteys, jolloin tiedot voidaan välittää luotettavasti ja automaattisesti kahden järjestelmän välillä. Tällöin manuaalisten työvaiheiden määrä vähenee. Jos haluat automatisoida palkkatietojen ilmoittamisen, varmista että palkkajärjestelmästä on rakennettu tekninen rajapinta tulorekisteriin.
Lisätietoa teknisestä rajapinnasta saat esimerkiksi tilitoimistoista ja Verohallinnosta.
Sähköinen asiointi on tulorekisterin perusedellytys. Tiedot voi ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voitaisiin pitää esimerkiksi tilanteita, joissa luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei olisi mahdollisuutta tietojen sähköiseen antamiseen. Tietoja tulorekisteriin ei voi ilmoittaa puhelimitse, vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.
Sähköiseen palkanlaskentaan ja ilmoittamiseen voi tutustua erityisesti pienyrittäjille ja kotitalouksille suunnatussa maksuttomassa palkka.fi -palvelussa, joka on lakisääteinen viranomaispalvelu. Palkka.fi -palvelussa on mahdollista laskea yritysten palkat ja ilmoittaa tiedot suoraan tulorekisteriin.
Verohallinto määrää ilmoittamisvelvolliselle laiminlyöntimaksun, jos
- ilmoitus on puutteellinen tai siinä on virheitä ja
- ilmoitusta ei ole kehotuksesta huolimatta korjattu tai
- ilmoittamisen laiminlyönnille ei ole tehty hyväksyttävää selvitystä määräajassa.
Verohallinto voi jättää laiminlyöntimaksun määräämättä, tai sitä voidaan pienentää, jos laiminlyöntiin on perusteltu syy laiminlyöntiin. Laiminlyöntimaksu on virheellisten tai puutteellisten ilmoitusten määrästä riippuen 100–1000 euroa.
Koeaika
Koeaika on työsuhteen alkuun sijoittuva aika, joka antaa työnantajalle ja työntekijälle oikeuden purkaa työsopimus välittömästi koeajan aikana ilman erityistä päättämisperustetta. Purkaminen ei kuitenkaan saa tapahtua epäasiallisella tai syrjivällä perusteella.
Koeajasta voidaan sopia sekä toistaiseksi voimassa olevassa että määräaikaisessa työsopimuksessa:
- Toistaiseksi voimassa olevassa työsopimuksessa koeaika voi työsopimuslain mukaan olla enintään kuusi kuukautta. Jos työntekijä on koeajan aikana ollut poissa työstä työkyvyttömyyden tai perhevapaan takia, työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa. Koeaikaa on oikeus pidentää kuukaudella jokaista 30 kalenteripäivän poissaolojaksoa kohti.
- Määräaikaisessa työsopimuksessa koeaika saa pidennyksineen olla korkeintaan puolet työsopimuksen kestosta, ei kuitenkaan enempää kuin kuusi kuukautta.
Työnantaja ja työntekijä sopivat koeajasta keskenään, ja jos koeajasta sovitaan, se tulee kirjata työsopimukseen.
Koeaika ja määräaikainen työsuhde
Peräkkäisissä määräaikaisissa työsopimuksissa ei voida sopia uudesta koeajasta, jos työntekijän tehtävät eivät olennaisesti ole muuttuneet. Koeajasta on mahdollista sopia silloin, jos työntekijän työtehtävät muuttuvat selvästi aiemmasta työsopimuksesta.
Jos työntekijän työtehtävät muuttuvat olennaisesti kesken työsuhteen, työnantaja ja työntekijä voivat sopia, että muutoksen yhteydessä alkaa koeaika. Työntekijä palaa silloin entiseen tehtäväänsä, jos työnantaja päättää purkaa työsopimuksen koeaikana, josta on sovittu tehtävämuutoksen yhteydessä.
Usein kysyttyä koeajasta
Koeaika on työntekijän ja työnantajan yhdessä sopima harkinta-aika työsuhteen alussa. Koeajalla työnantaja voi purkaa työsopimuksen kevyemmin perustein, kunhan päättämisperuste ei ole syrjivä. Koeajasta tulee aina sopia erikseen työsopimuksessa.
Koeajan enimmäiskesto on kuusi kuukautta. Työnantaja ja työntekijä voivat vapaasti sopia myös lyhyemmästä koeajasta.
Työnantaja ja työntekijä voivat sopia vapaasti työsopimuksessa koeajan käyttämisestä työsuhteen alkaessa, kunhan sen kesto on enimmillään kuusi kuukautta. Koeaika mahdollistaa molemmille osapuolille mahdollisuuden purkaa työsopimus vapaammin ehdoin ja ilman irtisanomisaikaa, mikäli työsuhde ei vastannut odotuksia.
Työntekijä voi purkaa työsopimuksen koeajalla. Työntekijällä ei ole tällöin irtisanomisaikaa, vaan työsuhde päättyy välittömästi.
Työnantaja voi pidentää koeaikaa tietyin ehdoin. Jos työntekijä on ollut työkyvyttömyyden tai perhevapaajaksojen vuoksi poissa työstään koeajan aikana, työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa. Koeaikaa voi pidentää kuukaudella jokaista 30 kalenteripäivää kohden. Työnantajan pitää ilmoittaa työntekijälle, jos työnantaja haluaa pidentää poissaolojen vuoksi koeaikaa.
Yrittäjien jäsenenä saat maksutonta lakineuvontaa
Jäsenenä saat maksutonta neuvontaa myös työntekijän palkkaamiseen liittyvissä kysymyksissä. Älä jää kysymyksiesi kanssa yksin, vaan ota yhteys neuvontapalveluun. Jos et ole vielä jäsen, liity nyt!
Koeajan pidentäminen
Koeajan pidentäminen tarkoittaa koeaika jatkamista työntekijän palattua töihin yhtä monella kuukaudella kuin työntekijä on ollut poissa työstä sairauden tai perhevapaiden vuoksi.
Työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa kuukaudella kutakin työkyvyttömyys- tai perhevapaajaksoihin sisältyvää 30 kalenteripäivää kohden, jos työntekijä on koeaikana ollut työkyvyttömyyden tai perhevapaan vuoksi poissa työstä.
Mitä kannattaa huomioida:
- Kalenteripäivien ei tarvitse kertyä yhdenjaksoisesta poissaolosta. Työkyvyttömyydestä tai perhevapaista johtuvat poissaolopäivät lasketaan yhteen.
- Päiviä, joina työntekijä on ollut työkyvyttömyydestä tai perhevapaasta riippumatta töissä, ei huomioida.
- Työnantajan on aina ilmoitettava koeajan pidentämisestä työntekijälle ennen koeajan päättymistä, sillä koeaika ei pitene automaattisesti.
Kalenteripäiviä laskettaessa huomioidaan kaikki työkyvyttömyys- tai perhevapaajaksoon sisältyvät kalenteripäivät, mukaan lukien vapaapäivät.
Työnantajalla on mahdollisuus pidentää koeaikaa vain sellaisten työkyvyttömyys- tai perhevapaajaksoon sisältyvien kalenteripäivien perusteella, jotka kohdistuvat koeajalle.
Esimerkki 30 kalenteripäivän täyttymisestä
Koeaika on alkanut 15.2.2025 ja päättyy 14.8.2025. Työntekijä on ollut koeajalla poissa työstä sairauden vuoksi 29 kalenteripäivää. Työnantajalla ei ole oikeutta pidentää koeaikaa. Jos työntekijä on ollut poissa 30 kalenteripäivää, työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa kuukaudella 14.9.2025 saakka. Tällöin työnantajan on ilmoitettava asiasta työntekijälle viimeistään 14.8.2025.
Esimerkki kalenteripäivien laskemisesta
Työntekijä tekee viisipäiväistä viikkoa. Hän on sairauden vuoksi poissa työstä torstain ja tiistain välisen ajan ja palaa työhön keskiviikkona. Kalenteripäiviä kertyy kuusi kappaletta. Jos työntekijä olisi poissa maanantaista perjantaihin eli ”koko viikon” palaten töihin seuraavana maanantaina, kalenteripäiviä kertyisi seitsemän.
Esimerkki osittain koeajalle sijoittuvista poissaoloista
Koeaika on alkanut 15.2.2025 ja päättyy 14.8.2025. Työntekijä on ollut poissa työstä työkyvyttömyyden vuoksi 20.7.–21.8.2025 eli yhteensä 33 päivää. Koska työkyvyttömyysjaksosta koeaikaan kohdistuu kuitenkin vain 27 kalenteripäivää, työnantajalla ei ole oikeutta pidentää koeaikaa.
Pidemmät poissaolot koeajan aikana
Koeajan pidentäminen on mahdollista vain, jos työkyvyttömyydestä tai perhevapaista johtuvia poissaoloja on alun perin sovitulla koeajalla vähintään 30 kalenteripäivää. Jos työntekijän työkyvyttömyys- tai perhevapaajaksoihin sisältyviä kalenteripäiviä kertyy toiset 30 kappaletta, koeaikaa voidaan pidentää uudelleen.
Pidemmissä poissaoloissa työnantaja ilmoittaa koeajan pidentymisestä ottaen huomioon poissaolon arvioidun keston. Mikäli työntekijä palaa perhevapaalta ilmoittamaansa aikaisemmin, on tämä huomioitava määritettäessä koeajan päättymistä.
Esimerkki koeajan pidentämisestä ensimmäisen 30 päivän jälkeen
Koeaika on alkanut 15.2.2025 ja päättyy 14.8.2025. Työntekijä on ollut koeajalla poissa työstä sairauden vuoksi 58 kalenteripäivää. Koska 30 kalenteripäivää täyttyy, työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa kuukaudella 14.9.2025 asti ilmoittamalla tästä työntekijälle viimeistään 14.8.2025.
Työntekijän työkyvyttömyys jatkuu ”pidennetyn koeajan” aikana vielä kaksi kalenteripäivää (58 + 2). Koska toiset 30 kalenteripäivää täyttyy, työnantajalla on jälleen oikeus pidentää koeaikaa yhdellä kuukaudella 14.10.2025 asti ilmoittamalla tästä työntekijälle viimeistään 14.9.2025.
Esimerkki koeajan jatkamisesta pidemmissä poissaoloissa
Koeaika on alkanut 1.1.2025 ja päättyy 30.6.2025. Työntekijä ilmoittaa jäävänsä perhevapaalle 30.3.2025 alkaen 30.1.2026 saakka (n. 10 kk). Edellä mainittuun ajanjaksoon sisältyy kymmenen täyttä 30 kalenteripäivän jaksoa. Näin ollen työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa kymmenellä kuukaudella 30.4.2026 asti. Tästä on ilmoitettava työntekijälle viimeistään 30.6.2025 eli ennen alkuperäisen koeajan päättymistä.