Espoon kaupungin hankinnat yritysten silmin 

Yksi asia on selvä: yrityksillä on osaamista ja halua osallistua. Omaa osaamista julkisissa hankinnoissa arvioitiin korkealle (keskiarvo 4,2/5), mutta samaan aikaan kokemus omista vaikutusmahdollisuuksista jäi selvästi matalammaksi (2,7/5).

Vuoropuhelu ja yhteydet toimivat – mutta ei vielä kaikille

Yhteistyö Espoon kanssa saa kohtalaisen hyvät arviot (3,3/5), ja monella on aidosti positiivisia kokemuksia. Samalla hajonta on suurta: osa kokee yhteistyön helpoksi ja sujuvaksi, osa taas törmää siihen, ettei oikeaa kontaktia löydy tai vastauksia ei saa riittävän nopeasti. Markkinavuoropuhelut saavat kiitosta, eikä syyttä. Ne ovat yksi niistä kohdista, joissa yrityksillä on oikeasti mahdollisuus vaikuttaa.

Yrittäjien viesti kyselyn perusteella on selkeä: vuoropuhelua tarvitaan lisää ja sillä toivotaan myös olevan vaikutusta.

Yrittäjien kannattaa pitää mielessä, että vuoropuheluita ei kannata jäädä odottamaan, vaan olla rohkeasti yhteydessä kaupunkiin. Hilmasta löytyvien kansallisten kynnysarvojen ylittävien kilpailutusten lisäksi Espoossakin (kuten muissakin hankintayksiköissä), tehdään paljon pienhankintoja – niitäkin varten kannattaa muistaa tehdä ns. normaalia myyntiä ja markkinointia myös kaupungille.

Yrittäjät löytävät tiedon hankinnoista kohtuullisesti

Tieto käynnissä olevista kilpailutuksista löytyy melko hyvin (3,6/5), mutta ennakoiva tieto tulevista hankinnoista jää selvästi heikommaksi (2,7/5).

Käytännössä tämä näkyy mm. siinä, että Hilmaa seurataan aktiivisesti, mutta ennakointi koetaan vaikeaksi. Esimerkkinä Espoon hankintakalenteri ei tavoita vielä kovin hyvin yrityksiä – moni ei ollut edes tietoinen koko hankintakalenterista, ja ehkä siksikin sen hyödyllisyys arvioitiin melko matalaksi (2,8/5).

Pk-yrityksien esille nostamia haasteita

Pk-yritysten mahdollisuuksia pärjätä pidetään kohtalaisina (3,2/5), mutta matka kilpailutuksen voittajaksi ei ole kevyt.

Seuraavat haasteet tai esteet osallistua toistuivat kyselyn vastauksissa:

• referenssivaatimukset (erityisesti 3 vuoden aika)
• liikevaihtovaatimukset
• raskaat prosessit
• ja kokemus siitä, että hinta ratkaisee liikaa

Lisäksi esimerkiksi vastuuvakuutusvaatimukset koetaan joissain hankinnoissa liian korkeiksi suhteessa hankinnan kokoon.

Kyselyyn vastasi myös paljon pk-yrityksiä, jotka ovat jo Espoon sopimustoimittajia. Eli kyse ei ole siitä, etteikö kilpailutuksiin voisi päästä mukaan, vaan siitä, että onko kynnys on monelle pk-yritykselle edelleen liian korkea.

Osa kipukohdiksi nostetuista teemoista tulee hankintalainsäädännöstä (kuten referenssien aikarajat), mutta osaa voidaan kehittää. Tähän kehittämistyöhön hankintakysely antoi paljon ajatuksia yrittäjien vastatessa runsain avoimin vastauksin.

Kiitosta ja risuja

Tarjouspyynnöt koetaan pääosin selkeiksi (3,6/5) ja annetut lupaukset pitävät suhteellisen hyvin (3,8/5). Arjen tasolla esiin nousee erityisesti kaksi kipukohtaa: oikeiden kontaktien löytäminen sekä puitesopimusten aikainen viestintä ja tilausten jakautuminen. Erityisesti puitesopimustoimittajat nostivat esiin tilanteita, joissa sopimus on olemassa, mutta tilauksia ei käytännössä tule.

Tiivistettynä yritysten toiveet Espoon kaupungin hankintatoimelle

Kyselyn avoimissa vastauksissa toistui yllättävän yhtenäinen viesti. Yritykset eivät odota ihmeitä, vaan fiksumpaa arkea:

• vaatimusten suhteuttamista hankinnan kokoon
• hankintojen jakamista pienempiin osiin
• selkeämpiä ja ennakoivampia viestintäkanavia
• mahdollisuutta oikeasti vaikuttaa ennen kilpailutusta
• ja suorempia kontaktipintoja hankintayksiköihin

Yksi vastaus kiteytti fiiliksen aika hyvin:

“On paljon pahempiakin tarjouskilpailuja kuin teidän.”

Eli suunta on oikea ja yhteinen tahtotila selvä: saada kaikenkokoiset yritykset osallistumaan Espoon kilpailutuksiin. Espoon hankinnoissa on paljon hyvää ja toimintaa kehitetään aktiivisesti. Lisäksi yritykset haluavat olla mukana kilpailutuksissa, mikä ei ole itsestään selvää.

👉 Tutustu yrittäjille tehtyyn tiivistelmään:

Kysymyksiä hankintoihin liittyen?

Voit olla yhteydessä Espoon Yrittäjien hankintaneuvontaan (maksutonta neuvontaa):