Mia Porrassalmen unelmatyö oli pyöritellä taulukoita kaiket päivät – Nyt Excelin ammattilainen auttaa ohjelman kanssa jumiin joutuneita

Taulukkolaskentaohjelma Excel voi parhaimmillaan säästää kymmeniä työtunteja. Yrittäjä Mia Porrassalmella on tästä esimerkki. Hänen perheellään on yritys, hotelli Ylläksellä. Majoitusalan yritysten täytyy raportoida tarkat tiedot toteutuneista majoituksista säännöllisesti Tilastokeskukselle.

– Äitini kävi kuukausittain läpi satoja rivejä tietoja. Hän haki järjestelmästä käsin tiedot esimerkiksi yöpyjien kotimaista ja majoitusten arvoista. Tähän meni kuusi tuntia kuukaudessa, Porrassalmi kertoo.

Hän teki Excel-työkalun, jonka avulla äidiltä kuluu nykyisin tilastotietojen etsimiseen 10 minuuttia kuukaudessa.

– Excel tekee homman hänen puolestaan.

Porrassalmi tituleeraa itseään Excel-kuiskaajaksi. Hän aloitti omaa nimeään kantavan yrityksen sivutoimisesti viime joulukuussa, ja heinäkuussa 2022 ryhtyi kokopäiväiseksi yrittäjäksi. Yritys tarjoaa verkkokursseja, tukiopetusta, perehdytystä Excelin työkaluihin sekä tekee toimeksiantoja.

Tekemällä ja oppimalla

Vuosia sitten Porrassalmen ystävä kysyi, mitä tämä tekisi työkseen, jos voisi tehdä ihan mitä tahansa.

– Vastasin, että pyörittelisin Exceleitä kaiket päivät.

Tuon vastauksen hän muisti, kun päätti, että haluaa kokeilla siipiään yrittäjänä. Porrassalmen lahjakkuus ja kiinnostus Exceliin tuli ilmi jo vuonna 2011, kun hän oli työharjoittelussa jätealan yrityksessä. Siellä hän laati yritykselle vertailulaskurin muun muassa jäteastioiden tyhjennysvälien seuraamiseen. Hän katseli Youtubesta ohjevideoita ja keskusteli taulukkolaskennasta netin keskustelufoorumeilla.

– Siitä se oikeastaan lähti, tekemällä ja oppimalla.

Seuraavassa työpaikassaan teollisuuden yrityksessä hän laati lisää räätälöityjä Excel-työkaluja, jotka yrityksessä ovat käytössä tänäkin päivänä.

Helpottaa, ei hankaloittaa

Porrassalmi arvioi, että ihmisten Excel-osaamisen taso vaihtelee, vaikka lähestulkoon kaikki tarvitsevat sitä, ja se kuuluu toimistotyön vakiovarustukseen. Excel nähdään välttämättömänä pahana, vaikka sen osaaminen keventäisi merkittävästi työtaakkaa. 

– Yksikin henkilö lähetti minulle Instagramissa viestiä. Hän kertoi olevansa tosi vastuullisessa tehtävässä, mutta aivan pihalla, kun töissä oletetaan, että hän osaa Excelin. Hän onkin jo ilmoittautunut tulevalle kurssilleni. 

Porrassalmen mielestä tärkein asia, joka Excelistä pitäisi ymmärtää on, että sen tarkoitus ei ole hankaloittaa kenenkään työtä, vaan helpottaa sitä. Porrassalmi myöntää, että nykyisin on olemassa sovelluksia vaikka mihin, mutta Excel löytyy lähes jokaiselta jo valmiiksi, ja on ”uskomattoman monipuolinen”.

– Kun uusi Excel-tiedosto avataan, se on kuin tyhjä maalarin kangas. Siihen voi lähteä rakentamaan mitä vain.

– Olisi ihanaa, kun mahdollisimman moni ymmärtäisi, ettei tämä ole se välttämätön paha, vaan siitä voi olla ihan tajuttomasti hyötyä! 

“Meitä on muitakin”

Porrassalmen yritys on aktiivinen myös somessa, kuten Instagramissa. Hän jakaa Excel-kuiskaaja -tilillään huumorin sävyttämiä vinkkejä sekä tietoa Excelistä. Ihmisten päivittäiset viestit ovat olleet hänelle iloinen yllätys.

­– Kovin moni ei julista Excel-rakkauttaan julkisesti, mutta minusta on mahtavaa, että varsinkin Instagramissa saan jatkuvasti viestejä ihmisiltä, että hekin tykkäävät Excelistä. Meitä on siis muitakin. 

– Toisaalta on myös kulmakarvojen nostelijoita, että eihän Excelistä voi saada elantoaan.

Moni kuitenkin saa. Excel-koulutusta tarjoavat muutkin tahot, mutta Porrassalmi arvioi, että hänet erottaa kilpailijoista muun muassa välitön läsnäolo sosiaalisessa mediassa.

– Yritän myös tehdä helposti lähestyttäviä, erittäin käytännönläheisiä kursseja. Minulla on esimerkiksi kurssi ”Näin teet oman Excel-työkalun”, jonka aikana osallistujat rakentavat juuri itselleen räätälöidyn työkalun ja voivat myöhemmin hyödyntää niitä oppeja.

Mikäli Porrassalmen pitäisi nimetä Excelistä kolme toimintoa, jotka jokaisen olisi hyvä opetella, ne olisivat seuraavat:

– Kaavat. Aloittaa voi todella helpoista. Ne ovat perusjuttu, joista lähteä liikkeelle. Toiseksi taulukot, joilla voi suodattaa ja lajitella erilaisia tietoja varsinkin isosta datamäärästä. Ja kolmanneksi pikatäydennys. Se on helppo oppia ja säästää valtavasti aikaa.