Henkilöstö ja osaamisriskit – yrityksen tärkein voimavara on ihminen

Edellisessä uutiskirjeessä käsittelimme toimitusketjuja ja yhteistyökumppaneita. Vaikka materiaalit, palvelut ja järjestelmät ovat liiketoiminnalle tärkeitä, niiden rinnalla on yksi voimavara, jota on vaikea korvata nopeasti – yrityksen ihmiset.

Varautumisessa kannattaa pysähtyä pohtimaan myös henkilöstöön liittyviä riskejä. Kyse ei ole siitä, etteikö yksittäiseen työntekijään luotettaisi, vaan siitä, että yrityksen toiminta pystyy jatkumaan myös silloin, kun kaikki ei suju suunnitellusti.

Hyvä kysymys alkuun on:

Jos joku meistä ei pääsisikään huomenna töihin, mitä tapahtuisi?

Avainhenkilöriski – onko osaaminen yhden henkilön varassa?

Monessa pk-yrityksessä yrittäjä tai yksi työntekijä hallitsee suuren osan yrityksen toiminnasta.

Hän saattaa olla ainoa, joka:

• tuntee asiakkaiden erityistarpeet
• osaa käyttää tiettyä järjestelmää
• tietää, miten jokin työvaihe tehdään
• hallinnoi tärkeimpiä käyttöoikeuksia
• vastaa viranomaisasioinnista

Tällainen tilanne syntyy usein vähitellen eikä siinä ole mitään poikkeuksellista. Riski syntyy vasta silloin, jos kyseinen henkilö ei olekaan käytettävissä.

Sairastumiset ja poissaolot kuuluvat normaaliin arkeen

Varautumisen näkökulmasta henkilöstöriskit eivät tarkoita vain vakavia kriisejä. Tavallinen flunssa, tapaturma, perhevapaa tai vuosiloma voivat aiheuttaa haasteita, jos tehtäville ei ole suunniteltu sijaisjärjestelyjä.

Kannattaa pohtia esimerkiksi:

• Mitkä työtehtävät on hoidettava joka päivä?
• Kuka pystyy tarvittaessa ottamaan ne vastuulleen?
• Löytyvätkö tarvittavat ohjeet helposti?

Kun nämä asiat on mietitty etukäteen, poissaolot kuormittavat vähemmän koko työyhteisöä.

Varahenkilöjärjestelyt lisäävät toimintavarmuutta

Varahenkilö ei tarkoita, että jokaiselle työntekijälle palkattaisiin sijainen. Usein riittää, että yrityksessä tiedetään, kuka pystyy hoitamaan tärkeimmät tehtävät tarvittaessa.

Hyviä käytäntöjä voivat olla esimerkiksi:

• työtehtävien perehdyttäminen useammalle henkilölle
• tärkeimpien käyttöoikeuksien hallittu varmistaminen
• yhteystietojen ja ohjeiden pitäminen ajan tasalla
• työtehtävien kierrättäminen ajoittain

Samalla yritys kehittää osaamistaan ja vähentää riippuvuutta yksittäisistä henkilöistä.

Hiljainen tieto kannattaa tehdä näkyväksi

Jokaisessa yrityksessä on tietoa, jota ei löydy mistään ohjeesta. Tätä kutsutaan usein hiljaiseksi tiedoksi.

Se voi olla esimerkiksi:

• asiakkaiden erityisvaatimuksia
• koneiden säätöjä
• toimivia työtapoja
• yhteistyökumppaneiden käytäntöjä
• kokemuksen kautta kertynyttä osaamista

Hiljainen tieto on arvokasta, mutta siitä tulee riski, jos se on vain yhden henkilön muistissa.

Kaikkea ei tarvitse dokumentoida yksityiskohtaisesti. Jo tärkeimpien työvaiheiden, yhteystietojen ja toimintatapojen kirjaaminen helpottaa huomattavasti poikkeustilanteissa.

Myös kotivarautuminen tukee yrityksen toimintaa

Yrityksen toimintakyky rakentuu myös henkilöstön arjesta.

Jos työntekijöillä on mahdollisuus selvitä kotona lyhyistä häiriötilanteista, heidän on usein helpompi keskittyä työtehtäviinsä silloin, kun yrityksen toiminta sitä edellyttää.

Esimerkiksi muutaman vuorokauden kotivara, toimiva taskulamppu, paristoradio ja ladattu varavirtalähde voivat helpottaa arkea sähkökatkon tai muun häiriön aikana.

Kotivarautuminen ei ole työnantajan vastuulla, mutta siitä keskusteleminen voi lisätä koko työyhteisön toimintakykyä.

Varautuminen on yhteistyötä

Henkilöstöön liittyvä varautuminen ei perustu epäluottamukseen, vaan yhteistyöhön. Kun osaamista jaetaan, toimintatapoja dokumentoidaan ja vastuita harjoitellaan yhdessä, yrityksen toiminta on vakaammalla pohjalla.

Samalla työyhteisöstä tulee joustavampi myös arjen muutoksissa.

Käytännön harjoitus yritykselle

Keskustelkaa yhdessä seuraavista kysymyksistä:

• Mitkä työtehtävät ovat kaikkein kriittisimpiä?
• Osaako joku muu hoitaa ne tarvittaessa?
• Löytyvätkö tärkeimmät ohjeet kirjallisina?
• Tiedämmekö, kenelle soittaa, jos vastuuhenkilö ei ole tavoitettavissa?

Pienikin keskustelu voi paljastaa kehityskohteita, joihin on helppo tarttua.

Lopuksi

Yrityksen tärkein voimavara ei ole rakennus, kone tai tietojärjestelmä – vaan ihmiset, jotka saavat ne toimimaan.

Varautumisen tavoitteena ei ole poistaa henkilöriskejä, vaan varmistaa, että yrityksen toiminta jatkuu myös silloin, kun joku avainhenkilö ei ole paikalla.

Olisiko yrityksemme toiminta turvattu, jos huomenna joku meistä ei pääsisikään töihin?