Toimitilan valinta Lappeenrannassa – kustannus, riski vai voimavara?

Yritysten suhde toimitiloihin on muuttunut nopeasti. Pandemia, etä- ja hybridityön yleistyminen, energian hinnan vaihtelut, inflaatio, korkojen nousu ja geopoliittinen epävarmuus ovat kaikki vaikuttaneet siihen, millaisia tiloja yritykset tarvitsevat ja kuinka pitkäksi aikaa niihin kannattaa sitoutua.

Yksi johtopäätös on noussut muita selvemmin esiin myös Lappeenrannan seudulla: Toimitilan joustavuus ja sijainti ovat tärkeämpiä kuin pitkään aikaan.

Toimitilan kustannus on varsinkin asiantuntijayrityksissä melko pieni suhteessa henkilöstökuluihin. Yhden asiantuntijan osuus toimiston kustannuksista jää muutamaan sataan euroon. Liikevaihdostakin tilojen kustannus on toimistotyössä noin 5% tasolla kaikista kuluista. 

Silti toimitilapäätöksiä tarkastellaan usein ensisijaisesti vuokratason kautta. Se on liian kapea näkökulma.

Väärä sijainti, huonosti työntekoon sopivat tilat, tekniset ongelmat tai liian pitkä sitoutuminen voivat aiheuttaa paljon suuremmat kustannukset kuin vuokrassa saavutettu säästö. Vaikeammin mitattavia, mutta yrityksen menestyksen kannalta merkittävämpiä ovat henkilöstön tyytymättömyys, yhteistyön sujumattomuus ja vaikeudet houkutella osaajia työpaikalle.

Kun organisaatio kohtaa vaikean haasteen tai tavoittelee jotain aidosti uutta, yhteistyön ja vuorovaikutuksen merkitys korostuu. Tämä näkyy joukkueurheilussa, kriisinhallintatilanteissa ja tieteen ja tuotekehityksen vaativimmissa hankkeissa. Parasta mahdollista suoritusta tavoiteltaessa avainhenkilöt kootaan edelleen fyysisesti yhteen. 

Toimitilassa onkin kyse enemmän liiketoiminnan tuottavuudesta ja riskienhallinnasta kuin neliövuokrasta.

Toimitilan täytyy ansaita tekijän tuleminen paikalle

Hybridityö ei ole poistanut toimitilan merkitystä, mutta se on muuttanut sen tehtävää.

Vaikka keskittymistä vaativa työ onnistuisi kotona hyvin, toimistolle tulemisen on tarjottava siihen jotakin muuta tarpeellista: yhteistyötä, kohtaamisia, johtamisen ja kollegoiden tukea, yhteisöllisyyttä tai juuri tarpeen mukaisia työolosuhteita.

Siksi yksi kaikille tarkoitettu avotila ei enää riitä. Tarvitaan erilaisiin työtehtäviin mukautuvia tiloja: rauhallisia työpisteitä, neuvottelutiloja, vetäytymistiloja sekä luontevia kohtaamisen paikkoja.

Toimitilan sijainti ei ole yhdentekevä

Lappeenrannassa toimitilan sijainnilla voi olla yllättävän suuri merkitys, vaikka kaupunki ja työssäkäyntialue ovat kooltaan vielä sujuvia. Ääripäät ovat kuitenkin kaukana toisistaan ja liikkumisen väylät ja yhteydet leikkaavat vain ydinkeskustassa.

Työpäivään kuuluu työn lisäksi esimerkiksi lasten kuljetuksia, harrastuksia, kaupassa käyntiä, lounaita, tapaamisia ja muuta asiointia. Kun työpaikka sijaitsee luontaisten kulkureittien ja palvelujen yhteydessä, työpäivä on helpompi yhdistää muuhun arkeen.

Hybridityössä tällä on entistä suurempi merkitys. Jos toimistolle tuleminen on työntekijälle valinta eikä jokapäiväinen velvollisuus, ylimääräinen siirtymä voi nostaa kynnystä lähteä työpaikalle. Vastaavasti keskeinen ja helposti saavutettava sijainti voi tehdä toimistolla käymisestä luontevan osan päivää.

LUT-yliopiston ja LAB-ammattikorkeakoulun opiskelijat ovat Lappeenrannan yrityksien tulevaisuuden tekijöitä. Heilläkin on kasvava kiinnostus asua ja elää keskustassa palveluiden äärellä eikä seitsemän kilometrin päässä kampuksella. LOAS:n uudet rakentamishankkeet toteutuvatkin nyt keskustaan.  

Joustavuus on toimitilan keskeinen vakuutus

Henkilöstömäärä voi kasvaa tai pienentyä, työn tekemisen tapa muuttua ja liiketoiminnan painopiste vaihtua. Siksi vuokrasopimuksen joustavuuteen kannattaa kiinnittää vähintään yhtä paljon huomiota kuin vuokratasoon.

Pitkä vuokrasopimus voi muodostua raskaaksi, jos yrityksen tarpeet muuttuvat jo sopimuskauden puolivälissä.

Nykyisessä markkinassa myös merkittäviä muutostöitä vaativiin tiloihin voi olla mahdollista neuvotella joustavampia ehtoja. Pitkän sitovan vuokra-ajan sijaan muutostöiden kustannuksia voidaan jakaa esimerkiksi niin, että vuokralainen sitoutuu korvaamaan osan investoinnista, jos vuokrasuhde päättyy ennen sovittua tavoiteaikaa. Vastuu pienenee vuokrasuhteen jatkuessa.

Tällainen malli suojaa vuokranantajan investointia, mutta ei sido vuokralaista tarpeettomasti tilaan tilanteessa, jossa liiketoiminnan tarpeet muuttuvat.

Myös ennallistamisvelvoitteet, käyttökustannukset ja muut vastuut kannattaa sopia yksiselitteisesti jo ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista.

Halpa neliövuokra ei auta, jos tilan kokonaiskustannukset ovat korkeat. Tila ei yleensä ole syyttä halpa!

Tekninen laatu ja turvallisuus kannattaa arvioida ennen muuttoa

Toimitilan tekniset ja sisäolosuhteisiin liittyvät ongelmat voivat olla yritykselle erittäin hitaita ja kalliita ratkaista. 

Jos ongelma havaitaan vasta muuton jälkeen, selvitykset, korjaussuunnittelu ja vastuunjako voivat kestää pitkään. Samalla yrityksen ydintoiminta kärsii tai korvaavista järjestelyistä syntyy kustannuksia.

Myös yritysturvallisuuden vaatimukset ovat kasvaneet. Teknologia-alalla, julkisissa hankinnoissa ja tietoturvakriittisessä liiketoiminnassa asiakkaat voivat asettaa vaatimuksia esimerkiksi kulunvalvonnalle, rikosilmoitinjärjestelmille, äänieristykselle ja tilojen fyysiselle suojaukselle. 

Toimitilan sijainti, rakennustapa ja ympäristö vaikuttavat siihen, kuinka helposti turvallisuus voidaan toteuttaa. Syrjäinen ja helposti ulkopuolisten saavutettava tila voi vaatia erilaisia suojausratkaisuja kuin valvotussa kiinteistössä sijaitseva toimisto.

Turvallisuusratkaisujen rakentaminen jälkikäteen voi olla kallista tai joissakin tapauksissa teknisesti hankalaa. Siksi vaatimukset kannattaa määritellä jo toimitilan valintavaiheessa.

Myös energiatehokkuus ja vastuullisuus näkyvät yhä useamman yrityksen toimitilapäätöksissä. Suurten asiakkaiden raportointi- ja vastuullisuusvaatimukset voivat ulottua niiden toimittajiin ja yhteistyökumppaneihin. Toimitilan ominaisuudet voivat siten vaikuttaa tulevaisuudessa myös yrityksen mahdollisuuteen täyttää asiakkaidensa raportointi- ja vastuullisuusvaatimukset. Tai sulkea pahimmillaan pois sopimuksesta.

Kannattaako yrityksen omistaa toimitilansa?

Yrityksen tai yrittäjän omistama toimitila sitoo pääomaa, vaatii ylläpitoa ja voi vaikeuttaa nopeita muutoksia. Yrityksen kannalta sama pääoma saattaa tuottaa enemmän varsinaisessa liiketoiminnassa, tuotekehityksessä tai kasvun rahoittamisessa.

Omistamiseen liittyvä haaste konkretisoituu erityisesti silloin, kun yrityksen tilantarve muuttuu. Yritys saattaa tarvita uusia tiloja, vaikka vanhasta kiinteistöstä ei päästä nopeasti tai taloudellisesti järkevällä tavalla eroon.

Myös yrityskaupassa yrittäjän omistamaan kiinteistöön sidottu pitkä vuokrasopimus arvioidaan osana kokonaisuutta. Ostajalle pitkä toimitilavastuu voi olla joko hyödyllinen jatkuvuustekijä tai rasite sen mukaan, kuinka hyvin tila vastaa liiketoiminnan tulevia tarpeita.

Kiinteistösijoittaminen ja yrityksen varsinainen liiketoiminta kannattaakin nähdä kahtena erillisenä sijoituspäätöksenä.

Miten yrityksen kannattaa valita toimitila Lappeenrannassa?

Hyvä toimitila tukee henkilöstön työskentelyä, yrityksen yhteistyötä, turvallisuutta ja liiketoiminnan muutoksia. Samalla kustannusten ja vastuiden pitää olla ennakoitavia.

Lappeenrannassa toimitilapäätöstä tekevän yrityksen kannattaa kysyä ainakin:

• Sopiiko tila siihen, miten yrityksemme työskentelee?
• Onko sijainti henkilöstölle toimiva osana päivittäistä arkea?
• Pääsevätkö asiakkaat ja yhteistyökumppanit meille helposti?
• Tukeeko sijainti rekrytointia ja tulevien osaajien tavoittamista?
• Voimmeko muuttaa tilaratkaisua liiketoiminnan tarpeiden muuttuessa?
• Ovatko tilan kokonaiskustannukset ja sopimusvastuut selvillä?
• Täyttääkö toimitila tekniset ja turvallisuuteen liittyvät vaatimuksemme?

Kysymys on lopulta siitä, missä kohdassa kustannukset toteutuvat: suunnitellusti ja ennakoidusti vai myöhemmin yllätyksinä.

Toimitila ei ole vain kustannus. Oikein valittuna se on yrityksen tuottavuutta, yhteistyötä ja kasvua tukeva voimavara.

Lappeenrannassa kannattaa siksi valita työarjen kannalta tehokkain, saavutettavin ja joustavin toimitila – ei automaattisesti halvinta.