Kuljetus, huolinta sekä riskienhallinta
Kuljetukset ovat keskeinen tekijä kansainvälisessä kaupassa. Kuljetusaikaa tärkeämpänä pidetään perille saapumisen ennustettavuutta ja luotettavuutta. Mikäli tavara ei ole ajoissa perillä, aiheutuu lisäkustannuksia. Kuljetusetäisyyksien vuoksi kuljetuskustannukset ovat iso kustannus.
Kuljetukset vaativat paljon suunnittelua. Incoterms eli toimituslausekkeet ovat Kansainvälisen kauppakamarin (ICC) kauppaehtoja, jotka määrittelevät ostajan ja myyjän vastuun toimituksesta, tavarasta sekä kustannuksista.
Kuljetukset ovat olennainen osa yrityksen riskienhallintaa. Viejä voi hoitaa koko kuljetustapahtuman, mutta normaalisti käytetään ulkopuolista huolitsijaa tai kuljetusalan yritystä.
Incoterms on kokoelma kansainvälisessä tavarakaupassa noudatettava kauppatapojen määritelmiä. Sitä ylläpitää Kansainvälinen kauppakamari (ICC). Toimituslauseke on myyjän ja ostajan hyväksymä osa kauppasopimusta. Kukin toimituslauseke määrittelee oman kauppatapansa.
Kansainvälisessä kaupassa on olennaista, että myyjä ja ostaja pystyvät sopimaan mahdollisimman helposti ja selkeästi tavaroiden toimittamisesta. Toimituslauseke määrittelee myyjän ja ostajan välillä tavaran toimituksen ja toimituksen vastaanoton. Se määrittelee mm. osapuolten velvollisuudet tavaratoimituksessa, kustannusten jaon sekä riskin siirtymisen.
Toimituslauseke ei määrittele esim. myyjän ja ostajan välistä suhdetta, tavaran omistusoikeutta, maksuehtoja ja maksuaikaa sekä sopimusrikkomusten seurauksia. Toimituslausekejärjestelmä on Incotermsin lisäksi myös muita.
Incoterms-kokoelmaan on sisällytetty osapuolten velvollisuudet turvallisuutta koskevien tietojen hankkimisessa tai siinä avustamisessa. Uusitussa kokoelmassa on yksitoista lauseketta aikaisemman kolmentoista sijaan.
Muutos aikaisempaan on myös lausekkeiden uusi ryhmittely kuljetusmuodon mukaan kahteen ryhmään: kaikkiin kuljetusmuotoihin soveltuvat ja yksinomaan merikuljetuksiin soveltuvat lausekkeet.
Viejän kannalta hyviä toimituslausekkeita ovat.
- CPT – Carriage paid to (nimetty määräpaikka)
- CIP – Carriage and Insurance Paid to (nimetty määräpaikka)
- DAP – Delivered at Place (nimetty määräpaikka, osoite) – toimii hyvin EU:n sisämarkkinoilla ja yleisesti käytetty Suomen viennissä.
Vältettäviä toimituslausekkeita viejälle ovat
- DDP – Delivered Duty Paid – Myyjä vastaa tavaraa toimittaessa kaikista kustannuksista ja riskeistä sovittuun määräpaikaan saakka sekä kaikista tuontimuodollisuuksista määrämassa.
- DPU – Delivered at Place Unloaded – myyjä toimittaa tavaran ostajalle saapuvasta ajoneuvosta purettuna.
- EXW – sopii lähinnä kotimaakauppaan
Yksityiskohtaisempaa tietoa Incoterms-lausekekokoelmasta: ICC Suomen osasto tai Logistiikan maailman.
Pakkauksen ja tuotteen on kestettävä kaikissa kuljetusolosuhteissa, ja tavaran liikkuminen pakkauksen sisällä on estettävä. Jopa 70–80 prosenttia kaikista kuljetus- ja käsittelyvahingoista voitaisiin välttää pakkaamalla tuotteet niin, että ne kestävät normaalit kuljetus- ja käsittelyrasitukset.
Huomioitava on myös maakohtaiset pakkausasetukset kierrätysvelvoitteineen sekä muut erityis- ja eri osapuolten (valmistaja, varastointi ja kuljetus, kauppa ja asiakas) asettamat lisävaatimukset.
Pakkausluettelo
- Pakkausluettelo on kollikohtainen erittely lähetyksen sisällöstä joko kauppalaskuun sisällytettynä tai erikseen laadittavana lomakkeena.
- Jotkut maat vaativat erillistä pakkausluetteloa ja sen allekirjoittamista
- Erillinen pakkausluettelo voi nopeuttaa tullausta määrämaassa
Kansainvälisessä tavarakaupassa yritysten tärkeimpiä vakuutuksia ovat tuotevastuu- ja kuljetusvakuutukset. Vastuuvakuutusten voimassaoloalueen merkitys korostuu aluekohtaisten erojen vaikutuksesta riskin suuruuteen ja sitä kautta vakuutuksen hintaan.
Tavaroita koskevan kuljetusvakuutuksen tarvitsee osapuoli, jolla toimituslausekkeen mukaan on vaaranvastuu eli riski tavarasta kuljetuksen aikana. Erityisesti on huomioitava rahdinkuljettajan rajallinen vastuu kuljetusmuodoittain.
Vientikaupan vakuutusehtojen sisällön tunteminen on tärkeää. Vientikuljetukset vakuutetaan useimmiten englantilaisten Institute Carco Clauses A- tai C-ehtojen mukaisesti. Vientivakuutuksissa yleisimmin käytetty vakuutusmäärä on CIF- tai CIP-arvo + 10 prosenttia, ja vakuutuskirjaan merkitään yleensä ”from warehouse to warehouse”. Vakuutuskirja tulee toimittaa vastaanottajalle ennen tavaran saapumista, ja sen tulee sisältää toimintaohjeet tavaraa vastaanotettaessa sekä vahingon tapahduttua. Vakuutus voi hoitua joko kertavakuutuksena tai vuosisopimuksen kautta.
Kansainvälisessä kaupassa on enemmän riskejä kuin kotimaankaupassa. Suunnittelun lähtökohtana ovat toiminnalle asetetut strategiset tavoitteet sekä riittävien taloudellisten ja henkilöresurssien varaaminen. Viennissä kustannukset ovat usein odotettua suuremmat ja tulojen saaminen kestää odotettua kauemmin.
Riskeihin voidaan varautua ja osittain myös suojata. Suuri osa riskeistä on vältettävissä ennakkovalmistautumisella sekä myös terveellä järjellä ja arkipäivän käytännön toimilla.
Maksuehtoon ja rahoitukseen liittyviä riskejä ovat mm. sopimus- ja valuuttariski, rahoitus- ja korkoriski, asiakirja- ja vahinkoriski sekä ostajan maahan kohdistuva maariski. Tästä apua voit saada Finnveralta.
Myös kansainvälisen kaupan pidemmät kuljetusetäisyydet voivat aiheuttaa ennalta arvaamattomia ongelmia. Nämäkin hoituvat hyvällä suunnittelulla.
Henkilöstöriski voi olla esimerkiksi avainhenkilön työpaikanvaihto, joka varsinkin pienessä yrityksessä kansainvälisten toimintojen osalta on avainriski.
Markkinariskit puolestaan saattavat toteutua kilpailussa, teknologiassa, valuuttakursseissa tai muissa talouteen liittyvissä äkillisissä muutoksissa. Ei pidä myöskään unohtaa sopimuksiin liittyviä riskejä. Sopimussakot, vahingonkorvaukset, erimielisyydet tai saamatta jääneet tuotot vaikeuttavat yrityksen toimintaa ja taloutta.
Riskejä voidaan vähentää hyvillä sopimuksilla, joissa osapuolten oikeudet ja velvollisuudet on määritelty riittävän selkeästi ja laajasti. Sopimuskumppanien luotettavuudesta varmistuminen, riitaisuuksien ratkaisutapa ja lakiviittaus ovat myös osa riskienhallintaa. Sopimusriskien hallintaa on myös se, että sopimusosapuolet ovat ymmärtäneet sopimuksen yksityiskohdat samalla tavalla.
Maakohtaisista asiakirjoista saa tietoa Business Finlandin julkaisemasta Laivauskäsikirjasta, johon on koottu yli 190 maan keskeiset tuontimääräykset. Se on alansa kattavin hakuteos.
Tuotteen siirtyessä maan rajojen yli tarvitaan erilaisia asiakirjoja riippumatta siitä, tapahtuuko toimitus EU:n sisämarkkinoilla vai EU:n ulkopuolelle.
Asiakirjoihin tulee sisältyä kaikkien osapuolten tarvitsema tieto, ja tietojen on oltava riittävän yksiselitteisiä ja helposti löydettävissä. Asiakirjoista on olemassa asiakirja-, maa- tai toimialakohtaisia ohjeita.
Kansainvälisen kaupan asiakirjat määräytyvät pääosin EU:n asettamien määräysten sekä kohdemaan viranomaisten vaatimusten perusteella. Huomioitava on myös ostajan mahdollisesti esittämät asiakirjavaatimukset. Kauppasopimuksen ehdot sekä toimitus- ja maksutapa vaikuttavat niin ikään asiakirjoihin ja siihen, kuka ne laativat tai hankkii. Asiakirjavaatimuksiin vaikuttavat myös tuote, sen mahdollinen luvanvaraisuus tai erillismääräykset, pakkausmääräykset ja se, onko kysymyksessä edunalainen, lopullinen vai väliaikainen vienti.
Asiakirjojen hankintaan ja täyttöön vaikuttaa mm. se, hoitaako tavaran kuljetuksen ulkopuolinen rahdinkuljettaja vai vastaako viejä toimituksesta itse omalla kalustollaan. Myös huolintaliikkeen käyttö jakaa asiakirjamenettelyn molemmille osapuolille.
Viejän (tuojan) on selvitettävä etukäteen kohdemaan viranomaisten asettamat omat asiakirjavaatimukset ja huomioitava myös asiakirjojen mahdollinen maksullisuus.