Julkiset hankinnat ovat kahden kauppaa – ”Vain aktiivisen vuoropuhelun kautta voidaan tehdä onnistuneita hankintoja”

Se oli oikein onnistunut julkinen hankinta. Tilaajalla oli vahva visio siitä, mitä haluttiin ja palveluntarjoajat kävivät aktiivista vuoropuhelua tilaajan kanssa ymmärtääkseen paremmin, mitä heiltä haluttiin. Lopulta päätös tehtiin tasapuolisen kilpailutuksen tuloksena palvelun laadun perusteella. Kaikki osapuolet ja jopa hävinneet toimijat olivat tyytyväisiä ja kiittelivät jälkikäteen. Mitä ihmettä? Missä on onnistuttu näin hyvin?

”Tämä on yksi lempparikeisseistäni! Kyseessä on suomalainen jätevedenpuhdistamo, joka oli hankkimassa uutta kunnossapitopalvelua, eli palvelua, joka on heidän toimintansa keskeinen osa. Kilpailutuksen aikana palveluntuottajien välillä käyty vuoropuhelu varmisti sopimuskauden sujumisen parhaalla mahdollisella tavalla”, julkisiin hankintoihin ja sopimusoikeuteen erikoistunut juristi Sanna Kronström kertoo.

Julkisiin hankintoihin ja sopimusoikeuteen erikoistunut juristi Sanna Kronström toimii julkisia hankintoja tekevän tilaajan parina auttaen ymmärtämään hankintalain kiemuroita. ”Kilpailutus saattaa kestää esimerkiksi vuoden, kun taas sopimuskausi voi olla nelivuotinen. On tärkeää, että tilaaja on jo kilpailutuksen aikana ollut avoimella mielellä ja ottanut vastaan ideoita. Silloin vuoropuhelu on helpompaa läpi koko sopimuskauden”, hän lupaa.

Kronströmin rooli on toimia julkisia hankintoja tekevän tilaajan ”oikeana kätenä” ja auttaa ymmärtämään hankintalain kiemuroita parhaiden mahdollisten hankintojen toteuttamiseksi. Samassa roolissa Kronströmiä kuullaan ”Lapin elinvoimaisuuden eväät! Mikä rooli on julkisilla hankinnoilla?”-seminaarissa marraskuussa.

”Olen puhumassa markkinavuoropuhelusta eli siitä, miten tilaajat ja markkinatoimijat voisivat kohdata toisensa ja toimia samalla puolella ilman vastakkainasettelua. Yritykset täytyy ottaa mukaan keskusteluun, sillä he ovat oman alansa parhaita asiantuntijoita ”, hän painottaa.

Julkiset hankinnat pähkinänkuoressa

Julkisista hankinnoista on kyse silloin kun julkisella rahoituksella toimiva hankintayksikkö, kuten kunta, seurakunta tai sairaanhoitopiiri ostaa tuotteita, palveluita tai työurakoita ulkopuoliselta toimijalta. Kyse voi olla verrattain pienistä hankinnoista, kuten mainostoimistopalveluista, leikkivälineistä, kouluruokailusta, työvaatteista, rokotteista tai vaikka helikopterikuljetuksista tai vastaavasti isomman koko- ja hintaluokan tilauksista, kuten jäänmurtajista, ICT-tietojärjestelmistä tai rakennusurakoista – ja kaikesta siltä väliltä.

”Aina kun viranomainen ostaa jotain, hän tekee julkista hankintaa. Usein julkisiksi hankinnoiksi mielletään kuitenkin vain suuret kilpailutukset, jotka ylittävät hankintalain kynnysarvon. Mutta niinkin simppeli asia kuin uusien pulpettien ostaminen kouluun on julkinen hankinta”, tähdentää Lapin hankinta-asiamies Susanna-Sofia Keskinarkaus, jonka tehtävänä on huolehtia siitä, että veronmaksajien varoja käytetään järkevästi.

Julkisia hankintoja ohjaa hankintalaki. Hankintalainsäädäntö pyrkii tehostamaan julkisten varojen käyttöä ja edistämään onnistuneiden hankintojen tekemistä. Laki ei kuitenkaan itsessään ole ratkaisun avain, eikä varsinkaan syypää epäonnistuneisiin hankintoihin. Harmillisen usein epäonnistuneiden hankintojen kohdalla syyttävä sormi kohdistuu kuitenkin juuri hankintalakiin.

”Tilaajat vetoavat usein hankintalakiin sanoen, että tällainen toimittaja saatiin kun tilattiin hankintalain mukaisesti. Mutta laki ohjaa pelkkää menettelyä, eikä sano mitään tilaajien valinnoista, tuotteen laadusta ja siitä, mitä ostetaan. Onnistuneita hankintoja ei tehdä pelkän hinnan perusteella”, Kronström mainitsee.

Myös seminaarissa vaikuttava, hyönteiskasvatusteknologia- ja hyönteisruokayritys EntoCuben ja Avalon Energian perustanut espoolaisyrittäjä Robert Nemlander tietää, että tuotteiden ja palvelujen tilaajat voidaan helposti jättää ulkopuolelle julkisten hankintojen päätöksenteossa. Kärjistäen voidaan sanoa, että se on suora tie epäonnistuneeseen hankintaan. Hankinnat epäonnistuvat silloin kun hankintayksikössä ryhdytään sooloilemaan ja kilpailutus toteutetaan omin neuvoin arvaillen, mille mahtaisi olla tarvetta.

”Tiedän ennakkotapauksia, joissa on ollut paljonkin tulkinnanvaraa hankinnan solmukohdista. Julkisten hankintojen prosessin ja reunaehtojen tunnistaminen on tärkeää yrittäjille, jotta he ovat myös tietoisia hankintaprosessista ja siitä, miten voivat edesauttaa mahdollisuuksiaan hankintaprosessissa”, hän sanoo.

Kohti onnistuneita hankintoja

Vuonna 2017 hankintalakiin tuli tilaajien ja tarjoajien väliseen vuoropuheluun kannustava uusi säännös. Se on osaltaan tuottanut tulosta, mutta toisaalta sille myös viitataan kintaalla. Se johtuu osittain siitä, että vuoropuhelun käyminen on yhä vapaaehtoista ja vaatii tilaajalta näkökulman muutosta. Asiantuntijoiden mukaan kiistämätön tosiasia on kuitenkin tämä: panostaminen hankintojen suunnitteluun ja keskusteluun yhdessä markkinatoimijoiden kanssa näkyy onnistumisina sopimuskaudella.

”Suuri ongelma on se, että virkamiehet tekevät tarjouspyyntöjä yksin ja niihin liittyvät virheet näkyvät vasta kilpailutusvaiheessa. Ongelma poistuisi sillä, että ennen hankintaa järjestettäisiin tilaisuus, jossa käytäisiin avointa keskustelua siitä millainen lopputulos kilpailutuksella halutaan saavuttaa”, Keskinarkaus vakuuttaa.

Myös Kronström näkee tärkeänä sen, että keskustelua yrityksen ja loppuasiakkaan välillä käydään jo hankinnan suunnitteluvaiheessa eli hyvissä ajoin ennen kuin kilpailutus alkaa.

”Silloin tilaajalla on aikaa ymmärtää, mitä on tarjolla ja mikä on mahdollista hankintalain puitteissa. Vain aktiivisen vuoropuhelun kautta voidaan tehdä onnistuneita hankintoja”, hän perustelee.

Onnistunut hankinta on kahden kauppa, ei sooloilun summa. Toivottuun lopputulokseen päästään silloin kun hankinnat on läpinäkyvästi, toimivan dialogin johdolla kilpailutettu. Yrityksillä ja yhteisöillä on oltava tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tuotteita, palveluja ja urakoita julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.

”Tilaajan on hyvä opetella julkisten hankintojen tarjousten tekemistä, koska ne eroavat yksityisen puolen vastaavasta toiminnasta. Julkisen puolen tulisi puolestaan olla myös tietoinen jo alueella olevista palvelumahdollisuuksista ennen kilpailutusta”, Nemlander lisää.

”Julkisten hankintojen tarjousten tekemistä ja kilpailuttamista olisi hyvä opetella etukäteen, sillä ne eroavat yksityisen puolen vastaavasta toiminnasta. Julkisen puolen tulisi olla myös tietoinen jo alueella olevista palvelumahdollisuuksista ennen kilpailutusta”, toteaa hyönteiskasvatusteknologia- ja hyönteisruokayritys Entocuben ja Avalon Energian perustanut espoolaisyrittäjä Robert Nemlander.

Näitä asioita hän käsittelee myös seminaaripuheenvuorossaan, joka on otsikoitu suurin sanoin: ”Askeleen edellä: Kolmas teollinen vallankumous ja megatrendien mahdollisuudet Lapissa”. Nemlander käsittelee sitä, miten Lappi voi kehittää talouskasvua ja luoda työpaikkoja kestävästi julkisten hankintojen siivittämänä.

”Kerron uudesta ajattelusta ja uusista ratkaisuista Lapissa. Uskon, että tämän vuosisadan megatrendejä, kuten kysymyksiä kestävästä ruokataloudesta ja energiantuotannosta voidaan alkaa ratkaista sitten, kun julkisten hankintojen kautta on rakennettu kestävä ja yhtenäinen infrastruktuuri”, Nemlander lataa.

Kaikkien yhteinen asia

Oli kyse minkä koko- tai hintaluokan hankinnasta tahansa, ovat julkiset hankinnat ja hankintalaki kaikkien kansalaisten yhteinen asia, jota tulisi niin ollen myös yhdessä puida, käsitellä, opetella – ja kyseenalaistaa. Loppupeleissä kyse on siitä, mitä yhteisillä verorahoilla hankitaan ja onko hankinnat kilpailutettu riittävän kattavasti sekä palvelun tai tuotteen tarjoajan että tilaajan hyväksi.

”Kuntien ja maakunnan käyttämällä rahalla voidaan joko edistää alueen yritysten menestystä ja sitä myötä alueen elinvoimaisuutta tai vastaavasti sillä voidaan vääristää kilpailua, saada tyytymättömiä asiakkaita ja kalliita sopimuksia veronmaksajille”, Keskinarkaus vertaa.

Julkiset hankinnat eivät ole rakettitiedettä, eivätkä varsinkaan vain harvojen ja valittujen hommaa. Aihe tulee itse asiassa lähemmäs jokaisen kansalaisen arkea kuin ensi kuulemalta voisi uskoa.

”Julkiset hankinnat eivät ole kummallisia asioita vaan läsnä meidän jokaisen arjessa. Ne näkyvät esimerkiksi katujen aurauksissa, kouluruokailuissa, julkisessa liikenteessä, puistojen kunnossapidossa ja kirjaston kirjoissa. Tällä asialla on merkitystä meille kaikille ja siksi siitä pitäisi kiinnostua”, Kronström rohkaisee.

FAKTA
Lapin elinvoimaisuuden eväät! Mikä rooli on julkisilla hankinnoilla? -seminaari. Tilaisuuden järjestävät: Lapin Yrittäjät ja Kideve Elinkeinopalvelut.
Aika: Keskiviikko 7.11. klo 9.30 – 16.00.
Paikka: Arktikum, Pohjoisranta 4, 96200 Rovaniemi
Tavoite: herättää lappilaiset keskustelemaan siitä, miten tehdä hankintoja paremmin ja innovatiivisemmin.
Ohjelmasisältö: Päivän aikana maan parhaat hankintaosaajat kertovat miten julkisilla hankinnoilla voidaan vaikuttaa sekä ostettujen palvelujen/tavaroiden/urakoiden laatuun että koko maakunnan menestykseen.
Tilaisuus on maksuton ja avoin kaikille hankinnoista kiinnostuneille.
Tilaisuuden rahoittajat: Lapin liitto (Kestävät hankinnat elinvoimaisuuden lisääjänä & Lapin hankinta-asiamies -hankkeet), Lapin kunnat ja Lapin yrittäjät.
Ilmoittautuminen 31.10.2018 mennessä sähköisesti täällä.

Lisätietoja ja ohjelma täällä.

Lapin hankinta-asiamies -hanke on EAKR -rahoitteinen (Euroopan aluekehitysrahasto) hanke, joka toteutetaan yhteistyössä Lapin kuntien ja Lapin Yrittäjien kesken.