Kuitit helposti talteen puhelimella
Kuittien arkistointi muuttuu miellyttävämmäksi, kun sen tekee hallitusti heti puhelimella. Digitoidut kuitit löytyvät pilvestä nopeasti ja siirtyvät kirjanpitoon vaivatta.
Paperisten kuittien sujuva hallinta vaatii kärsivällisyyttä ja määrätietoisuutta. Arkistointi mappeihin sujuu kuten aina ennenkin, mutta parempiakin vaihtoehtoja on olemassa. Kun kuvat arkistoi puhelimella suoraan pilveen, ne löytyväthelpommin kuin mapin ääreltä.
Yksinkertaisin tapa kuitin digitalisointiin eli skannaukseen paperilta kuvaksi on yksinkertaisesti napata siitä kuva puhelimen kameralla. Parempaan tulokseen pääsee kuitenkin käyttäen skannaussovellusta.
Skannaus on helppoa
Yksi hyvä ja ilmainen vaihtoehto kuittien ja muidenkin dokumenttien skannaukseen on Adobe Scan, joka löytyy Android- ja iOS-puhelimille. Käyttöön riittää ilmaisen Adobe-tilin luominen, joka onnistuu vaivattomasti suoraan sähköposti-, Facebook- tai Google-tunnuksia käyttäen. Ilmaistilillä saa käyttöön viisi gigatavua tallennustilaa, joka riittää helposti useille tuhansille kuiteille.
Kuittien skannaus on äärettömän helppoa Scanin avulla. Parhaaseen tulokseen päästään, kun kuitti asetetaan tummalle taustalle. Scan nappaa kuitista automaattisesti kuvan, kun se havaitsee paperin reunat. Reunojen avulla sovellus oikoo kuvan automaattisesti suorakulmioksi, vaikka kamera olisi vinossa. Samalla kertaa voi skannata useita kuitteja tai vaikka ottaa kuvat kuitin tuotteista, jolloin ne pysyvät yhdessä kokonaisuudessa.
Rajaa ja järjestele
Skannauksia voi rajata, järjestellä ja muuttaa mustavalkoisiksi. Kaikki kerralla otetut kuvat tallentuvat samaan pdf-tiedostoon, jonka voi nimetä itse. Selkeyden ja helpomman löydettävyyden avuksi tiedostot voi nimetä esimerkiksi ”2017-08-05 Mustekasetit”. Pdf:t tallentuvat Adoben Document Cloud -pilvipalveluun. Tiedostoja voi jakaa sovelluksesta suoraan sähköpostilla tai linkkeinä tai ne voi siirtää iCloudiin tai Google Driveen. Lisäksi niihin pääsee käsiksi tietokoneella kirjautumalla Adoben pilvipalveluun. Isompien dokumenttien kanssa sovelluksen tekstintunnistus mahdollistaa digitoitujen asiakirjojen etsimisen niiden sisällön perusteella.
Sähköinen dokumentointi on nopeasti palkitsevaa. Kuittien ja muiden dokumenttien etsiminen ja saatavuus paranevat merkittävästi. Opetteluun tarvitsee yhden kuitin, jonka jälkeen ei enää kaipaakaan takaisin vanhaan paperirumbaan.
Osku Kannisto
