Näin Microsoft Teams uudistuu: Uusi huonenäkymä hybridikokouksiin ja mobiili-ilmoitusten vaimennus

Korona-aikana Teams-keskustelut ja videopuhelut ovat tulleet monelle tutuiksi. Nyt Microsoft on esitellyt ohjelmistoon uudistuksia, jotka helpottavat fyysisesti paikalla olevien osallistujien vuorovaikutusta etäosallistujien kanssa.

Tähän pyritään muun muassa tuottavuustyökaluilla, joiden tavoitteena on helpottaa reaaliaikaista yhteistyötä chatin, sähköpostin ja kokousten lomassa. Samalla yhteistyö reaaliajassa Teams- ja Office-sovellusten kautta helpottuu.

Teams saa uusia chat-ominaisuuksia, joihin lukeutuvat muun muassa viestien kiinnittäminen ja vastausmahdollisuus yksittäiseen chat-viestiin. Microsoft on todennut omassa tutkimuksessaan, että keskimääräinen Teams-käyttäjä lähettää 45 prosenttia enemmän chat-viestejä viikossa verrattuna vuoden takaiseen.

Uusi hybridinäkymä kokouksiin

Etätyön jatkuessa niin sanottujen hybridikokousten määrä kasvaa. Tällöin osa työntekijöistä on fyysisesssä tilassa ja osa ottaa osaa kokoukseen etänä.

Microsoft tuo Teamsin Rooms-näkymään tämän vuoden aikana front row -ominaisuuden, jolla pyritään helpottamaan hybridikokousten järjestämistä. Kyseessä on uudenlainen huonenäkymä, jossa videogalleria on siirretty näytön alalaitaan. Tällöin pyritään luomaan vaikutelma, jossa etäosallistujat ovat kasvokkain huoneessa olevien kanssa. Kokouksen kulun seuraamisen helpottamiseksi kokousnäkymää ympäröi taustamateriaali, joka voi olla esimerkiksi asialista tai muistiinpanonäkymä. Kokouksen chat on selvästi näkyvillä neuvotteluhuoneessa oleville, jotta he voivat nähdä chat-viestit reaaliaikaisesti ja vastata niihin.

Jotta etäosallistujat voisivat osallistua kokouksiin mahdollisimman luonnollisesti, Teams Rooms laajentuu vapaana olevaan näyttötilaan ja hajauttaa videogallerian usealle näytölle silloin, kun sisältöä ei jaeta. Lisätilan myötä etäosallistujat näkyvät isompina. Kesän ja syksyn aikana tulossa on myös muita uusia ominaisuuksia kuten erilaisia reaktioita ja mahdollisuuden useiden videoiden kiinnittämiseen näytölle.

Mahdollisuus mobiili-ilmoitusten hiljentämiseen

Viikottainen Teams-käyttäjien kokouksissa käyttämä aika on yli tuplaantunut koronaviruspandemian alkamisen jälkeen. Peräkkäiset kokoukset voivat lisätä stressiä ja vaikeuttaa keskittymistä. Kesän aikana Microsoft tuo Headspacen valikoituja ohjattuja meditaatio- ja mindfulness-harjoituksia Teamsin Viva Insights -sovellukseen.

Viva Insights mahdollistaa päivittäisen keskittymistä vaativan ajan varaamisen kalenteriin. Tänä aikana Teams-ilmoitukset hiljennetään.

Myöhemmin tänä vuonna Viva Insightsiin on tulossa lisäksi mahdollisuus asettaa hiljainen aika, joka hiljentää Outlookin ja Teamsin mobiili-ilmoitukset työajan ulkopuolella. Hiljaisen ajan asetukset tulevat saataville Teamsin ja Outlookin mobiiliversioihin.

Kuva: Getty Images

Pauli Reinikainen

pauli.reinikainen (at) yrittajat.fi