Yhdeksän vinkkiä: Näin lisäät työtehoa toimistossasi
Pienillä asioilla voi olla merkitystä päivittäisen työnteon tehokkuuden lisäämisessä. Seuraavassa 9 vinkkiä, joita kannattaa kokeilla käytännössä.
Pyri eroon kaikesta turhasta.
Jos toimistossasi on paljon turhaa tavaraa, työteho laskee herkästi esimerkiksi siksi, että joudut välillä etsimään oleellisia papereita tai esineitä.
Pyri siis eroon turhasta. Siivoa pöydät ja hyllyt. Tähän kannattaa varata aika kalenterista. Mieti, mitä tavaroita et tarvitse.
Jaottele toimisto työtehtävien mukaan.
Määrittele toimistostasi alueet eri tyyppisiä töitä varten. Sijoita näihin tehtäviin liittyvät toimistotarvikkeet ja laitteet oikeille paikoilleen. Näin voit hoitaa esimerkiksi paperien mapitukseen liittyvät tehtävät yhdessä paikassa ja postitukseen liittyvät asiat toisessa.
Sijoita usein käytetyt esineet lähelle.
Siirrä usein käytetyt laitteet ja esineet työpöydällesi lyhyelle etäisyydelle, jotta et joudu käyttämään aikaa niiden hakemiseen muualta.
Merkitse mapit ja hyllyt huolellisesti.
Käytä runsaasti nimilappuja. Nimeä hyllyt, mapit ja kaikki sellainen, minkä nimeämisestä on hyötyä työskentelyn tehostamiseksi.
Järjestele digitaalinen arkistosi.
Tämä on tärkeä asia myös pian astuvan EU:n tietosuoja-asetuksen kannalta. On ehdottoman tärkeää, että pysyt ajan tasalla arkistoinnista ja voit olla varma siitä, että kaikki tärkeä tieto on tallessa. Varmista, että olet varmuuskopioinut tiedot kovalevyiltä.
Kytke pois päältä älypuhelimen sähköposti-ilmoitukset.
Merkittävä osa päivästä saattaa kulua älypuhelimen ilmoitusten tarkistamiseen. Useimmiten ne eivät vaadi välitöntä reagointia. Keskittyminen pysyy paremmin, kun kytket ilmoitukset pois päältä.
Merkitse kalenteriin aika, jolloin käyt läpi sähköpostit.
Sähköposteihin vastaamiseen kuluu helposti runsaasti aikaa, vaikka tärkeämpääkin tekemistä usein olisi. Varaa päivittäin kalenteristasi puoli tuntia, jolloin keskityt vain sähköposteihin vastaamiseen.
Kuuntele musiikkia.
Monet ihmiset ovat tuotteliaampia ja tehokkaampia silloin, kun he kuuntelevat musiikkia töiden lomassa. Jos haluat keskittyä esimerkiksi kirjoittamiseen, kuulokkeet voivat olla hyvä keino lisätä tehokkuutta.
Vaihda mahdollisuuksien mukaan maisemaa.
Etätyö mahdollistaa usein työskentelyn toimiston ulkopuolella. Käytä tätä hyödyksesi ja tee välillä töitä muualla kuin tutun työpöytäsi ääressä.
Lähteet: Businessnewsdaily.com, Lifehack.org
Pauli Reinikainen
