Harjoittelu ja testaus – suunnitelma ei riitä

Olemme tämän vuoden aikana käyneet läpi yrityksen varautumista useasta eri näkökulmasta. Olemme tunnistaneet kriittisiä toimintoja ja niihin liittyviä riskejä sekä tarkastelleet muun muassa energiaa, tietoliikennettä, toimitusketjuja, henkilöstöä ja taloutta.

Mutta yksi kysymys on vielä ratkaisematta:

Toimiiko suunnitelmamme silloin, kun sitä oikeasti tarvitaan?

Suunnitelma voi näyttää paperilla hyvältä. Häiriötilanteessa huomataan kuitenkin nopeasti, ovatko yhteystiedot ajan tasalla, tietävätkö ihmiset vastuunsa ja löytyvätkö tarvittavat ohjeet silloin, kun niitä tarvitaan.

Siksi suunnitelman lisäksi tarvitaan harjoittelua.

Miksi pelkkä suunnitelma ei riitä?

Varautumissuunnitelman tekeminen on tärkeä ensimmäinen askel. Suunnitelma ei kuitenkaan itsessään varmista, että yritys pystyy toimimaan häiriötilanteessa.

Harjoittelussa voidaan huomata esimerkiksi, että:

• kukaan ei tiedä, kuka tekee päätöksen
• tarvittava tieto löytyy vain yhden henkilön tietokoneelta
• varayhteys ei toimikaan
• tärkeä puhelinnumero on vanhentunut
• varmuuskopiota ei osata palauttaa
• suunnitelmassa kuvattu toimintatapa ei sovi käytäntöön

Nämä ovat juuri niitä asioita, jotka kannattaa löytää harjoituksessa eikä tositilanteessa.

Pöytäharjoitus – helpoin tapa aloittaa

Harjoittelun ei tarvitse tarkoittaa suurta simulaatiota tai koko työpäivän kestävää tapahtumaa.

Yksi helpoimmista tavoista aloittaa on pöytäharjoitus.

Kootaan esimerkiksi yrityksen avainhenkilöt yhteen ja esitetään kuvitteellinen tilanne:

On maanantaiaamu. Yrityksen internet-yhteys ei toimi. Puhelinverkossa on häiriöitä ja samalla toiminnanohjausjärjestelmään ei päästä kirjautumaan. Mitä teemme?

Sen jälkeen käydään tilanne yhdessä läpi.

• Kuka huomaa häiriön?
• Kuka ottaa tilanteen johtoonsa?
• Miten henkilöstölle kerrotaan tilanteesta?
• Miten asiakkaisiin ollaan yhteydessä?
• Miten työtä jatketaan?
• Milloin otetaan käyttöön varajärjestelyt?
• Kuka päättää toiminnan keskeyttämisestä?

Jo puolen tunnin keskustelu voi paljastaa useita asioita, joita ei ole aikaisemmin tullut ajatelleeksi.

Häiriösimulaatioilla voidaan testata käytäntöä

Kun keskusteluharjoituksia on tehty, voidaan siirtyä käytännön testaamiseen.

Esimerkiksi:

• testataan varayhteyden toiminta
• kokeillaan varmuuskopion palauttamista
• testataan varavoiman käyttöönottoa
• kokeillaan vaihtoehtoista viestintätapaa
• selvitetään, pystyykö varahenkilö hoitamaan kriittisen tehtävän

Tärkeää on kuitenkin huolehtia siitä, ettei harjoittelu itsessään aiheuta todellista häiriötä.

Kaikkea ei myöskään tarvitse testata kerralla. Yksi toiminto kerrallaan riittää.

Epäonnistuminen on harjoituksen onnistuminen

Harjoituksessa huomattu ongelma ei ole epäonnistuminen.

Päinvastoin.

Harjoituksen tarkoitus on löytää ongelmat silloin, kun niiden korjaamiseen on vielä aikaa.

Jos huomataan, ettei varmuuskopiota osata palauttaa, harjoitus on ollut hyödyllinen.

Jos havaitaan, ettei kukaan tiedä, kuka vastaa asiakasviestinnästä, harjoitus on ollut hyödyllinen.

Jos huomataan, että suunnitelmassa oleva puhelinnumero on vanhentunut, harjoitus on ollut hyödyllinen.

Tärkeintä on kirjata havainnot ylös ja tehdä tarvittavat korjaukset.

Oppia kannattaa myös oikeista häiriöistä

Kaikki harjoittelu ei tarvitse olla suunniteltua etukäteen.

Yrityksessä tapahtuu jatkuvasti pieniä häiriöitä: järjestelmä kaatuu, toimitus myöhästyy, työntekijä sairastuu tai laite rikkoutuu.

Näistä kannattaa ottaa oppia.

Häiriön jälkeen voidaan kysyä:

• Mitä tapahtui?
• Mikä toimi hyvin?
• Mikä ei toiminut?
• Mitä emme osanneet ennakoida?
• Mitä teemme seuraavalla kerralla toisin?

Näin jokainen häiriö voi parantaa yrityksen varautumista.

Suunnitelma vanhenee nopeasti

Varautumissuunnitelma ei ole koskaan valmis lopullisesti.

Yrityksessä muuttuvat esimerkiksi:

• henkilöstö
• toimitilat
• järjestelmät
• toimittajat
• yhteystiedot
• asiakkaat
• toimintatavat

Siksi suunnitelma kannattaa käydä läpi säännöllisesti ja aina merkittävien muutosten jälkeen.

Hyvä käytäntö voi olla esimerkiksi vuosittainen varautumisen tarkistus sekä lyhyt harjoitus.

Käytännön harjoitus yritykselle

Varaa 30 minuuttia aikaa ja valitkaa yksi häiriötilanne.

Esimerkiksi:

Yrityksen kaikki tietojärjestelmät ovat pois käytöstä seuraavat 24 tuntia.

Älkää yrittäkö ratkaista kaikkea heti. Käykää tilanne läpi vaiheittain:

Ensimmäiset 15 minuuttia:
Mitä tapahtuu ja kuka reagoi?

Ensimmäiset 2 tuntia:
Miten yrityksen toimintaa jatketaan?

24 tuntia:
Mitä tapahtuu, jos järjestelmät eivät vieläkään toimi?

Lopuksi kirjataan kolme asiaa, jotka harjoituksessa huomattiin ja jotka pitäisi korjata.

Siinä voi olla koko vuoden hyödyllisin puoli tuntia.

Lopuksi

Varautumissuunnitelman arvo näkyy vasta silloin, kun sitä tarvitaan.

Harjoittelu tekee suunnitelmasta toimintatavan. Samalla se antaa henkilöstölle varmuutta toimia tilanteessa, jossa kaikkea ei voida hallita.

Älä odota ensimmäistä oikeaa häiriötä testataksesi, toimiiko suunnitelma.