Miksi hankinnat kannattaa jakaa osiin ja valita useita toimittajia?

Hankintojen merkitys aluetaloudelle on suuri. On luonnollista, että pienempään hankintaan tekee yleensä tarjouksen pienempi yritys ja isompaan hankintaan isompi yritys. Jos hankintayksikkö, kuten kunta, hankkii vain yhdeltä, itseään suuremmalta toimittajalta, se voi päätyä alisteiseen neuvotteluasemaan. Sopimuksesta voi myöhemmin olla vaikea irtautua, jos kaikki kilpailevat toimittajat ovat jo lopettaneet. Jakamalla hankinnat osiin voi estää myyjän monopolin. Silloin toteutuu myös hankintalain henki.

Markkinat toimivat paremmin, kun saadaan enemmän tarjouksia. Tieto siitä, että tullaan valitsemaan yhden ainoan sijasta useita toimittajia, rohkaisee pk-yrityksiä osallistumaan kilpailutukseen ja vahvistaa uskoa tulevaisuuteen. Usean toimittajan valitseminen tuottaa hankintayksikölle enemmän ja parempia tarjouksia.

Kun valitaan useampia toimittajia, vältetään myös monta ikävää tilannetta. Hankinta ei riitaudu niin helposti. Tai jos käy niin, että yksi ei pystykään toimittamaan, voidaan joustavammin ostaa muilta ilman, että ollaan pian laittomassa suorahankinnassa.

Laatua tulee mitata ja valvoa sopimuskaudella. On kaikkien kannalta reilua, että annetut lupaukset täytetään ja että niiden täyttymistä myös seurataan. Epäonnistumisiin tulee puuttua, mutta onnistumiset kannattaa myös huomioida. Useita toimittajia kannattaa valita myös siksi, että osa laadunvalvonnasta toteutuu ikään kuin automaattisesti muiden toimittajien reaktioiden ansiosta.

Reilua on sekin, että kaikilta valituilta toimittajilta ostetaan ja että se tapahtuu selkeiden periaatteiden mukaan. Useiden toimittajien valinnalla, tasapuolisella kohtelulla ja laadunvalvonnalla edistetään myös tarjoajien välistä luottamusta. Samalla, kun toimittajien keskinäinen luottamus vahvistuu, kynnys yhteistarjouksen tekemiseen madaltuu. Yhteistyö voi parhaimmillaan tuottaa myös jotakin aivan uutta ja innovatiivista.

Kun valitaan useita toimittajia, tilaajan koordinointi- ja hallinnointikyky kehittyy ja kokemus karttuu. Vaivannäkö on sijoitus tulevaisuuteen. Kun saadaan kokemusta useista eri toimittajista, seuraavalla kerralla hankintaa kilpailutettaessa on huomattavasti helpompi määritellä hankinnan kriteereitä ja saada muutoinkin parempi osumatarkkuus.

Vaivannäkö on samalla sijoitus alueen elinvoimaan ja yritysten toimintaedellytyksiin. Mitä useampi pieni yritys saa mahdollisuuden referensseihin, sitä paremmat mahdollisuudet niillä on kasvuun.

Kun hankinta toteutetaan osissa, avoimesti ja valiten useita toimittajia, varmistetaan, että alueen yrittäjillä on reilu mahdollisuus menestyä. Se synnyttää kilpailua ja parantaa palvelun laatua.

Pieni hankinta on ison yrityksen näkökulmasta harvoin houkuttava, mutta pienen näkökulmasta se voi olla se ainoa mahdollinen. Ehkä juuri se ratkaiseva referenssi, jota yritys tarvitsi kasvaakseen ja luodakseen lisää työpaikkoja kuntaasi?