Toimitusketjut ja alihankkijat – mitä jos tavara tai palvelu ei saavu?

Moni yritys toimii osana laajempaa verkostoa. Raaka-aineet, tuotteet, ohjelmistot, huollot ja palvelut tulevat usein useilta eri toimittajilta – joskus läheltä, joskus toiselta puolelta maailmaa.

Viime vuosien tapahtumat, kuten pandemia, komponenttipula ja Suezin kanavan tukos, osoittivat konkreettisesti yhden asian:

Toimitusketjut eivät ole itsestäänselvyys.

Monessa yrityksessä huomattiin ensimmäistä kertaa, kuinka riippuvainen oma toiminta on muiden toimintakyvystä.

Yksi toimittaja – tehokkuutta vai riski?

Arjessa toiminta pyritään usein rakentamaan tehokkaaksi:

• yksi hyvä toimittaja
• yksi tuttu ohjelmisto
• yksi logistiikkakumppani

Tämä on usein järkevää normaalitilanteessa. Häiriötilanteessa siitä voi kuitenkin tulla pullonkaula.

Hyvä kysymys on:

Mitä tapahtuu, jos tärkein toimittajamme ei pysty toimittamaan ensi viikolla?

Jos vaihtoehtoa ei ole, kyseessä on tunnistettava riski.

Kansainväliset riippuvuudet näkyvät nopeasti

Vaikka yritys toimisi paikallisesti, sen riippuvuudet voivat olla globaaleja.

Esimerkiksi:

• varaosa tulee toisesta maasta
• ohjelmisto toimii ulkomaisessa pilvipalvelussa
• tuotteen raaka-aine kulkee usean maan kautta

Häiriö ei välttämättä synny Suomessa lainkaan, mutta vaikutus näkyy nopeasti suomalaisessa pk-yrityksessä.

Viime vuosina nähtiin tilanteita, joissa:

• toimitusajat moninkertaistuivat
• tuotteita ei saanut lainkaan
• hinnat nousivat nopeasti
• kuljetusreitit muuttuivat hetkessä

Varastointi vai pääoman sitoutuminen?

Moni yritys on pyrkinyt minimoimaan varastot kustannussyistä. Tämä on tehokasta silloin, kun toimitukset toimivat normaalisti.

Häiriötilanteessa pieni varasto voi kuitenkin muodostua ongelmaksi.

Varautumisessa kyse ei ole siitä, että kaikkea pitäisi varastoida suuria määriä. Tärkeämpää on tunnistaa:

• mitä tarvitaan jatkuvasti
• mitä ilman toiminta pysähtyy nopeasti
• mitä on vaikea saada nopeasti lisää

Jo pieni puskurivarasto voi antaa aikaa reagoida häiriöön.

Kaikkea ei tarvitse omistaa itse

Varautuminen ei aina tarkoita suurempia varastoja tai uusia investointeja.

Vaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi:

• useampi toimittaja
• paikallinen varatoimittaja
• yhteistyöverkostot
• sopimukset poikkeustilanteita varten

Tärkeintä on, ettei koko toiminta ole yhden vaihtoehdon varassa.

Entä toimittajien oma varautuminen?

Yrityksen toimintakyky riippuu usein myös kumppaneiden toimintakyvystä.

Siksi kannattaa pohtia:

• Onko toimittajalla varajärjestelyjä?
• Kuinka nopeasti he toipuvat häiriöstä?
• Onko toiminta yhden henkilön varassa?
• Miten he tiedottavat häiriötilanteissa?

Kaikkea ei tarvitse auditoida, mutta kriittisimpien kumppaneiden toimintavarmuutta kannattaa arvioida ainakin perustasolla.

Pienikin häiriö voi ketjuuntua

Toimitusketjujen riskeissä ongelma ei usein ole yksittäinen häiriö, vaan niiden vaikutusten ketjuuntuminen.

Esimerkiksi:

• yksi komponentti puuttuu

→ tuotanto viivästyy

→ toimitukset myöhästyvät

→ laskutus viivästyy

→ kassavirta heikkenee

Siksi toimitusketjut ovat myös taloudellinen jatkuvuusriski.

Käytännön harjoitus yritykselle

Yksinkertainen tapa aloittaa:

Listatkaa:

1. kolme tärkeintä toimittajaa
2. mitä tapahtuisi ilman niitä
3. kuinka nopeasti vaikutus näkyisi omassa toiminnassa

Jo tämä harjoitus auttaa tunnistamaan yrityksen suurimmat riippuvuudet.

Lopuksi

Toimitusketjut toimivat yleensä huomaamattomasti – kunnes ne eivät toimi. Viime vuosien kriisit osoittivat, että häiriöt voivat syntyä nopeasti ja kaukana omasta toiminnasta.

Täydellistä omavaraisuutta ei tarvita, mutta vaihtoehtojen miettiminen lisää yrityksen toimintakykyä merkittävästi.

Tiedämmekö, minkä ulkopuolisen toimijan pysähtyminen pysäyttäisi myös meidät?