Haluaisitko hälytyksen, kun mahdollinen asiakas on ostohousut jalassa? Tee hakuvahti Hilmaan

Ennen syyskuuta 2023 tehdyt hakuvahdit julkisten hankintojen Hilma-portaaliin eivät enää toimi. Kannattaa siis tehdä uudet! 

Harva yrittäjä jaksaa seurata Hilmaa päivittäin, vaikka julkisen sektorin kauppa sinänsä kiinnostaisi. Kannattaa siis ulkoistaa Hilman seuraaminen konevoimille, ja tehdä hakuvahteja. 

– Hakuvahdit ovat näppärä tapa skannata, mitä julkinen sektori on kulloinkin vailla. Hakuvahtien avulla huomaan nopeammin, jos ollaan hankkimassa esimerkiksi ehdoilla, jotka ovat syrjiviä. Laitan sitten palautetta hankintayksikölle, Blomma Groupin yrittäjä Janne Laitinen kertoo. 

Miten teen hakuvahdin?  

Kun olet rekisteröitynyt ja kirjautunut sisään Hilmaan, voit tehdä itsellesi hakuvahdin. Hakuvahti ilmoittaa sähköpostiisi, kun hakuehdot täyttäviä ilmoituksia julkaistaan. Pääset luomaan hakuvahdin valitsemalla ”LUO HAKUVAHTI”. Painike on vasemmassa sivuvalikossa ja tulee näkyviin, kun olet kirjautunut sisään Hilmaan. 

Hakuvahteja voi luoda enintään 20.  

Ohjevideon hakuvahdin tekemisestä löydät täältä

Hakuvahdit pitää nyt luoda uudelleen, sillä syyskuun 2023 alussa Hilma päivitettiin ja vanhat hakuvahdit poistettiin. Syynä päivitykseen oli iso lomakeuudistus: hankintailmoitusten taustalla olevat lomakkeet päivitettiin EU-laajuisen eForms-uudistuksen mukaisiksi.  

Täsmävinkki: Voit tehdä laajennettuja sanahakuja ja lisätä ne hakuvahtiisi 

Kun valitset hankintojen haussa “Ainakin jonkin hakusanoista on löydyttävä ilmoituksen tiedoista”, saat hakutulokseksi kaikki ilmoitukset, joissa vähintään yksi lisäämistäsi hakusanoista esiintyy. Haku kohdistuu esimerkiksi ilmoituksen nimeen ja hankinnan kuvaukseen. 

Esimerkki: Lisätessäsi hakusanaksi “koulu päiväkoti”, saat hakutulokseksi ilmoitukset, joissa lukee peräkkäin sanat “koulu päiväkoti”. Jos haluat hakea ilmoituksia, joissa sanojen ei tarvitse esiintyä peräkkäin, kirjoita ensin toinen hakusana ja paina Enter ja tämän jälkeen lisää toinen hakusana ja paina Enter. Voit lisätä hakuusi useita hakusanoja. 

Hakusanat eivät ole koko totuus 

Hakuvahdit ovat erinomainen apuri julkisten hankintojen maailmassa. Ajoittain kannattaa kuitenkin käyttää aikaansa ja tehdä hieman enemmän ajatustyötä sopivien hankintapyyntöjen löytämiseksi. Nostokuljetus He-Wi Oy:n yrittäjä Janine Henriksson-Wiberg kertoo, kuinka myös Hilma elää ajassa. 

– Olen käyttänyt hakuvahteja. Tykkään kuitenkin mieluummin käydä oma-aloitteisesti selaamassa Hilman ilmoituksia. Hakusanat vanhenevat ja muuttuvat, joten haluan selata Hilmaa itse.  

Mistä saan lisätietoa? 

Ota seurantaan Uudenmaan Yrittäjien webinaaritarjonta!  

Helmikuun 13. päivä klo 8.30 – 9.30 järjestetään seuraava maksuton webinaari. Julkisten hankintojen perusasioita käydään läpi otsikolla “Tartu uusiin asiakkaisiin: ota julkiset hankinnat haltuun”. Ilmoittautuminen avataan tammikuussa! 

Hilma eli hankintailmoitukset.fi on paikka, josta löytyvät  

• kutsut julkisten hankintojen markkinavuoropuheluihin, joita kutsutaan myös tietopyynnöiksi 
• tarjouspyynnöt  
• jälki-ilmoitukset, eli tieto siitä, keneltä päädyttiin ostamaan 
• avoimuusilmoitukset eli tiedustelut, onko markkinoilla tarjontaa vai markkinapuute