Kirsi hyppäsi liiketoimintajohtajasta virtuaaliassistentiksi –  ”Johtajaa revitään joka suuntaan”

Kun Kirsi Soini työskenteli liiketoimintajohtajana kalustealalla, työpäivät täyttyivät kokouksista, matkoista, henkilöstöasioista ja jatkuvasta päätöksenteosta. Vastuu ei koskenut vain omaa työtä, vaan kokonaisia tiimejä ja niiden tuloksia.

– Johtajaa revitään moneen suuntaan koko ajan. Tarpeita tulee niin henkilöstöltä, asiakkailta kuin yhteistyökumppaneiltakin. Vastuu ei lopu työpäivän päättyessä, Soini sanoo.

Vuosien mittaan hän alkoi pohtia, haluaisiko jatkaa samassa vauhdissa koko työuransa ajan.

– Elämä oli aika hektistä, ja matkustamista oli paljon. Halusin enemmän vapautta sekä työhöni että elämääni. Aloin miettiä, mitä oikeasti haluaisin tehdä seuraavaksi.

Kun yrittäjän aika kuluu kalenterien, sähköpostien ja käytännön järjestelyjen pyörittämiseen, liiketoiminnan kehittämiselle jää helposti liian vähän tilaa.

Sähköpostimarkkinoinnilla alkuun

Ajatus virtuaaliassistenttiyrityksestä syntyi ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon aikana. Soini innostui aiheesta niin paljon, että teki siitä myös opinnäytetyönsä. Hän näki etäavustamisen kasvavana alana.

Niin syntyi kolme vuotta sitten porvoolainen Vailolla, joka tarjoaa yrityksille virtuaaliassistenttipalveluja. Ensimmäiset asiakkaat löytyivät suoralla sähköpostimarkkinoinnilla.

– Tein markkinointimateriaalin ja lähetin viestiä suoraan toimitusjohtajille. Kerroin, että olen perustamassa tällaista palvelua ja kysyin, olisiko sille tarvetta. Sieltä tuli ensimmäinen asiakas.

Nykyään asiakkaat ovat pääosin pieniä ja keskisuuria yrityksiä eri toimialoilta. Mukana on muun muassa energia-alan yrityksiä, sisustusarkkitehtitoimistoja sekä erilaisia kasvuyrityksiä. Asiakkuudet ovat usein pitkäkestoisia. Osa ensimmäisistä asiakkaista on kulkenut mukana lähes yrityksen perustamisesta lähtien.

Laaja työnkuva

Vaikka virtuaaliassistentti mielletään helposti kalenterin hallinnoijaksi tai matkavarausten tekijäksi, todellisuudessa tehtäväkenttä on laaja.

Soini toimii asiakkaidensa johdon tukena esimerkiksi aikatauluttamisessa, kokousjärjestelyissä, tapahtumien organisoinnissa, raportoinnissa ja asiakasviestinnässä. Hänen verkostonsa kautta löytyy osaamista myös markkinointiin, taloushallintoon ja henkilöstöhallintoon liittyviin tehtäviin.

– Toimitusjohtajan ei tarvitse käyttää aikaansa kaikkeen. Moni asia voidaan hoitaa taustalla niin, että yrittäjä voi keskittyä siihen, missä hänen osaamisestaan on eniten hyötyä yritykselle.

Kenestä voi tulla virtuaaliassistentti?

Vaikka virtuaaliassistentti mielletään usein entiseksi sihteeriksi tai assistentiksi, alalle tullaan hyvin erilaisista taustoista. Soinin koulutuksissa on ollut mukana muun muassa opettajia, kirjanpitäjiä, kiinteistöalan ammattilaisia, opiskelijoita, päiväkotityöntekijöitä ja yrittäjiä.

– Ei tarvitse olla ollut assistentin nimikkeellä töissä. Moni on tehnyt työuransa aikana juuri niitä samoja asioita, joita virtuaaliassistenttikin tekee, vaikkei sitä ole tullut ajatelleeksi.

Hänen mukaansa tärkeämpää kuin tietty koulutus tai titteli ovat oma-aloitteisuus, palveluasenne ja halu oppia uutta. Virtuaaliassistentin työssä vastaan tulee jatkuvasti uusia ohjelmistoja, järjestelmiä ja tilanteita.

– Täytyy uskaltaa tarttua uusiin asioihin eikä säikähtää sitä, ettei osaa kaikkea heti. Jos on valmis ottamaan selvää ja oppimaan, pärjää jo pitkälle.

Soini on kouluttanut omien kurssiensa kautta tähän mennessä 88 virtuaaliassistenttia, ja hänen ympärilleen on syntynyt laaja verkosto eri alojen osaajia. Sen ansiosta asiakkaille löytyy tarvittaessa apua esimerkiksi markkinointiin, henkilöstöhallintoon, taloushallintoon tai verkkosivuprojekteihin.

Ajankäyttö pk-yrittäjien suurimpia haasteita

– Suomessa on valtavasti osaavia ihmisiä, jotka eivät aina itse näe omaa ammattitaitoaan. Monella on vuosikymmenten kokemus esimerkiksi hallinnosta, asiakaspalvelusta tai projektien koordinoinnista. Se osaaminen voidaan paketoida yrityksille tarjottavaksi palveluksi.

Soinin mukaan juuri ajankäyttö on yksi pk-yrittäjien suurimmista haasteista.

– Moni yrittää tehdä kaiken itse. Samaan aikaan päivät venyvät, eikä aikaa jää yrityksen kehittämiseen. Usein jo pienikin ulkopuolinen apu vapauttaa yllättävän paljon aikaa.

Kilpailu kiristyy, mutta markkinat kasvavat

Virtuaaliassistenttien määrä on kasvanut Suomessa nopeasti viime vuosina. Alalle tulee jatkuvasti uusia yrittäjiä, ja markkinoilla toimii myös muutamia suurempia yrityksiä.

Soini ei kuitenkaan näe kilpailua ongelmana.

– Jokaisella toimijalla on omat asiakkaansa ja oma tapansa tehdä tätä työtä. Asiakkaan ja assistentin välillä syntyy usein hyvin läheinen luottamussuhde, eikä sitä voi kopioida.

Hänen mukaansa alan kasvu kertoo ennen kaikkea siitä, että yhä useammat yritykset ovat löytäneet uuden tavan hankkia osaamista.

– Kolme vuotta sitten moni ei edes tiennyt, mikä virtuaaliassistentti on. Nyt termi on jo tuttu. Se kertoo siitä, että markkina on kypsynyt.

Tekoälystä tehokkuutta, ei korvaaja

Tekoäly on tullut osaksi myös virtuaaliassistenttien arkea. Kirsi hyödyntää sitä päivittäin esimerkiksi tiedon käsittelyyn, tiivistelmien tekemiseen ja tekstien tarkistamiseen.

– Jos ennen piti litteroida tai käydä läpi suuri määrä materiaalia käsin, tekoäly nopeuttaa työtä valtavasti. Se säästää aikaa sekä minulta että asiakkaalta.

Moni pohtii, syökö tekoäly tulevaisuudessa virtuaaliassistenttien työn. Soini ei usko niin tapahtuvan.

– Asiakkaat tarvitsevat edelleen ihmiskontaktia. He tarvitsevat keskustelukumppania, sparraajaa ja ihmistä, jonka kanssa voidaan yhdessä miettiä ratkaisuja. Tekoäly auttaa tekemään työn nopeammin, mutta ei korvaa luottamusta eikä vuorovaikutusta.

Voi olla myös keskustelukumppani

Virtuaaliassistentin työ ei Soinin mukaan rajoitu käytännön tehtäviin. Monelle yrittäjälle tärkeää on myös se, että rinnalla kulkee luotettava keskustelukumppani.

– Yrittäjyys voi olla todella yksinäistä. Kaikkea ei voi jakaa henkilöstölle tai edes omalle lähipiirille. Joskus yrittäjä tarvitsee ihmisen, jonka kanssa voi yhdessä miettiä vaihtoehtoja ja ratkaisuja.

Tästä on tullut yksi virtuaaliassistentin työn yllättävimmistä puolista.

– Välillä tuntuu, että olen vähän niin kuin yrittäjän psykologi. Tietysti käytännön asioita hoidetaan koko ajan, mutta samalla kuunnellaan, sparrataan ja mietitään yhdessä ratkaisuja.