Työntekijöiden henkilötietojen käsittely

Työntekijöiden henkilötietojen käsittely on säänneltyä puuhaa. Työnantajalla ei ole oikeutta kerätä työntekijään liittyviä henkilötietoja miten tahansa eikä myöskään mitä tahansa. Työantajan on huomioitava tietosuojasäädökset, joista tärkeimmät ovat työelämän tietosuojalaki (759/2004) sekä EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja tietosuojalaki (1050/2018).

Tarkennuksia tulossa

Nykyinen sääntely on aiheuttanut jonkun verran epäselvyyksiä, erityisesti sen suhteen, milloin työntekijän henkilötietojen kerääminen edellyttää työntekijän suostumusta. Epäselvyyksiä on liittynyt myös muun sääntelyn soveltamiseen yhdessä tietosuoja-asetuksen kanssa. Hallitus onkin antanut eduskunnalle esityksen laiksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 4 §:n muuttamisesta (työelämän tietosuojalaki). Esityksen muste ei ole ehtinyt vielä kunnolla kuivua, koska se on annettu 24.3.2022. Muutoksella pyritään vähentämään lainsäädännön soveltamisessa ilmenneitä ongelmia.

Työelämän tietosuojalain mukaan työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, työntekijältä on hankittava suostumus tietojen keräämiseen. Lakimuutoksen jälkeen suostumusta ei enää tarvittaisi, työnantajan kerätessä työntekijän henkilötietoja työsuhteen aikana laissa säädettyjen oikeuksiensa tai velvollisuuksiensa toteuttamista varten. Nykyinen suostumusedellytys rajoittaa sellaista henkilötietojen keräämistä, joka on tarpeen työnantajan työsuhteeseen liittyvien, lainsäädäntöön perustuvien oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuisi jatkossa tällaisissa tilanteissa suostumuksen sijasta lainsäädäntöön.

Muutos ei kuitenkaan koskisi rekrytointitarkoituksiin kerättäviä henkilötietoja. Suostumusta edellytettäisiin edelleen esimerkiksi silloin, kun työntekijän henkilötietoja kerätään rekrytointia varten muualta kuin työntekijältä itseltään.

Henkilötiedot rekrytoinnissa

Työhaastattelun ja muiden rekrytointiprosessin vaiheiden tarkoitus on selvittää hakijan soveltuvuus työhön. Työnhakijasta voidaankin työhönoton yhteydessä kerätä ja tallentaa vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työnhakijan suostumuksella. Työelämän tietosuojalain mukaan tällaisiksi tiedoiksi voidaan lukea tiedot, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Lähtökohtaisesti hakijan perhesuhteet eivät ole tarpeellisia tietoja työsuhteen kannalta, ellei asialle löydy erityistä perustetta, kuten työn tekeminen ulkomailla.

Henkilötiedot eivät koostu pelkästään nimestä ja muista tunnistamistiedoista. Henkilötiedoiksi luetaan myös muut työnhaun yhteydessä saatavat tiedot, esimerkiksi CV:n sisältämät tai haastattelussa saadut.

Terveydentilatiedot ja muita keskeisiä tietoja

Työhönottotilanteessa saa kysyä vain sellaisia terveydentilatietoja, joilla on merkitystä työtehtävien hoitamisen kannalta. Työnhakulomakkeissa ei saisi kysyä yksityiskohtaisia terveydentilaan liittyviä tietoja. Kysymykset tulisi rajoittaa työn luonne huomioiden niin, että ne koskevat vain tietoja, jotka voivat rajoittaa työn hoitamista. Monesti on kyse siitä, miten kysymyksen asettaa. Kysymys voidaan muotoilla yleisemmällä tasolla. Esimerkiksi ”Onko terveydentilassanne jotakin sellaista, joka rajoittaa teitä hoitamasta hakemaanne työtehtävää”. Työntekijän ilmoittaessa entisiä työnantajia suosittelijoikseen, voi työnantaja olla heihin yhteydessä. Muussa tapauksessa yhteydenottoon tarvitaan työntekijän lupa. Henkilöluottotietojen hankkiminen on mahdollista tietyin edellytyksin tehtävään valitun henkilön osalta. Työnantajan on ilmoitettava henkilöluottotietojen hankkimisesta työntekijälle.

Syrjinnän kielto

Rekrytoitaessa on huomioitava myös yhdenvertaisuuden vaatimus ja syrjinnän kielto. Tasa-arvolain (609/1986) mukaan työnhakijoita ei saa asettaa eriarvoiseen asemaan synnytyksen, raskauden tai perheenhoitovelvollisuuksien vuoksi. Työnantajalla ei ole oikeutta esittää perhesuunnitelmiin liittyviä kysymyksiä työnhakuprosessissa. Myöskään työsuojelutarve ei ole hyväksyttävä peruste tehdä ko. kysymystä.

Vielä muistutukseksi

Työnantajan on kerättävä työnhakijaa koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään ja kerätä saa ainoastaan työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekrytointiprosessi onkin syytä suunnitella kunnolla ja miettiä etukäteen tarpeelliset ja sallitut kysymykset. Google ei ole rekrytoijan perustyökalu eivätkä viikoittaiset padel-treenikerrat liity useimmankaan meidän työhön.

ARTIKKELIN ON KIRJOITTANUT KTM, lakiekonomi ja yrittäjä Juha Tuominen. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus yrittäjyydestä. Juhalla on yhdessä kaksoisveljensä Jarin kanssa kaksi yritystä; Lakiekonomit Oy sekä Suomen Lakitilitoimisto Oy.

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran Pirkanmaan Yrittäjä -lehdessä 5.4.2022