Yrittäjän ensimmäinen vuosi
Yrityksen kirjanpito
Yrittäjänä vastaat siitä, että kirjanpitosi on hoidettu asianmukaisesti. Kirjanpitoon liittyvät myös tilinpäätös ja tilintarkastus.
Vaikka ulkoistaisit kirjanpidon ja muun taloushallinnon ammattilaiselle, sinun on hyvä ymmärtää kirjanpidon perusteet pääpiirteittäin. Kun kirjanpitosi on ajan tasalla, voit tehdä sen perusteella suunnitelmia ja ennusteita sekä budjetoida kassavirtaa ja toiminnan kehitystä.
Yrityksesi tuloverotuksessa verotettavan tulon ja arvonlisäveron ilmoittaminen pohjautuvat kirjanpidon lukuihin. Esimerkiksi arvonlisävero usein ilmoitetaan kuukausittain, mikä jo sellaisenaan luo raamin kuukausittaiselle kirjanpidolle. Aikataulut ovat tarkkoja, sillä myöhästymisestä seuraa lisämaksuja. Maksetut palkat tulee ilmoittaa viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivästä ja lisäksi tehdä erillisilmoitus kuukausittain. Yrityksen tuloveroilmoitus tehdään vuosittain.
Kirjanpitäjä tekee oman työnsä sen tiedon varassa, mitä hänelle toimitat. Siksi sinun on huolehdittava, että kirjanpitäjä saa kaiken tarvittavan – esimerkiksi jokaisen asiakkaalle lähettämäsi laskun tai kuitin ostamistasi liiketoimintaan liittyvistä tarvikkeista.
Yrittäjän vastuulla on säilyttää kirjanpitoaineisto ja tositteet säädetyn ajan: kirjanpitoaineistot vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet, kuten kuitit ja laskut, vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Joissain tapauksissa säilytysaika voi olla pidempikin. Aineiston säilyttämisen voi käytännössä hoitaa myös tilitoimisto, jos niin sovitaan. Asiakirjat voi säilöä joko paperisina tai sähköisessä muodossa.
Kehitä taitojasi Yrittäjien koulutuksissa
Maksuton jäsenille
Kirjanpitolaki ja kirjanpidon keskeiset käsitteet
Kirjanpitoa sääntelevät muun muassa kirjanpitolaki ja arvonlisäverolaki. Säännökset vaihtelevat eri yhtiömuotojen ja yrityksen koon mukaan.
Kirjanpitolaki määrää yksityiskohtaisesti, miten minkäkin kokoisen yrityksen tulee hoitaa kirjanpitonsa. Esimerkiksi vaatimus tositteiden säilyttämisestä ja tilinpäätöksen valmistumisen aikataulusta on määritelty laissa. Seuraavat ohjeet perustuvat kirjanpitolakiin ja alan vakiintuneisiin käytäntöihin.
Kirjanpito voidaan tehdä yhden- ja kahdenkertaisena. Toiminimiyrittäjälle saattaa riittää yhdenkertainen kirjanpito. Voit tarkistaa kirjanpitovelvollisuuden kriteerit kirjanpitolaista.
Tilikausi on yleensä 12 kuukautta. Kahdenkertaisen kirjanpidon tekevällä yrityksellä tilikausi voi olla muukin kuin kalenterivuosi, mutta yhdenkertaisella kirjanpidolla se on aina kalenterivuosi.
Ensimmäinen tilikausi voi olla lyhyempi tai pidempi, koska tilikausi alkaa siitä päivästä, kun perustat yrityksen. Ensimmäisen tilikauden enimmäispituus on 18 kuukautta.
Kirjanpidossa tosite tarkoittaa kaikkia niitä asiakirjoja, joista selviävät osto- tai myyntitapahtumat. Esimerkiksi myydystä palvelusta kirjoitettu lasku on myyntitosite. Myös kuitit, tavaraluettelot ja käteisnostokuitit kuuluvat kirjanpidon tositteisiin.
Laki määrää yksityiskohtaisesti, mitä tietoja tositteissa täytyy olla. Ole tarkkana esimerkiksi lähettämiesi laskujen kanssa!
Tositteiden perusteella kirjanpitäjäsi tekee kirjauksen eli vie osto- ja myyntitapahtumat kirjanpitoosi. Kirjausten perusteella syntyy kirjanpitoraportti kuukauden tapahtumista sekä alv- ja työnantajasuorituslaskelmat, joiden perusteella maksetaan verot.
Voinko tehdä kirjanpidon itse?
Voit, mutta sitä kannattaa harkita tarkkaan. Mieti, mihin haluat käyttää aikaasi yrittäjänä. Kirjanpitoa säätelevät monet lait ja asetukset. Tunnetko ne tai onko sinulla aikaa ja kiinnostusta perehtyä niihin? Jos lakia ei tunne kunnolla ja kirjanpidon tekee itse, saattaa tapahtua virheitä, kuten vääriä kirjauksia tai unohdettuja ilmoituksia. Myös jotkut verovähennykset saattavat jäädä huomioimatta, jos lainsäädäntö ei ole hallussa.
Miten valitsen tilitoimiston tai kirjanpitäjän?
Virheellinen kirjanpito voi tuottaa paljon harmia ja rahanmenoa. Siksi kannattaa valita yrityksellesi osaava kirjanpitäjä tai tilitoimisto.
Luotettavasta ammattilaisesta on paljon hyötyä: paitsi, että hän hoitaa säännölliset kirjanpitoon liittyvät asiat, voit ostaa häneltä myös muita taloushallinnon palveluita, kuten palkanlaskennan.
Voit etsiä sopivia tilitoimistoja esimerkiksi Taloushallintoliitosta, jonka jäsenet ovat auktorisoituja tilitoimistoja eli niiden toimintaa valvotaan. Luotettavia kontakteja saat myös muun muassa uusyrityskeskuksista. Lisäksi voit kysyä toisilta yrittäjiltä suosituksia heidän käyttämistään palveluntarjoajista. Heiltä saatat saada vinkkejä nimenomaan oman toimialasi tuntevan kirjanpitäjän löytämiseen.
Kannattaa pyytää tarjous useammalta toimijalta ja vertailla hintoja ja palvelutarjontaa. Sähköiset ohjelmistot helpottavat monia työvaiheita. Tee aina kirjallinen sopimus ostamistasi palveluista.