Kilpailu julkisista hankinnoista ratkeaa usein ennen tarjouspyyntöä

Moni mieltää julkisiin hankintoihin myymisen tarjousosaamiseksi. Osataan lukea tarjouspyyntö, täytetään vaaditut lomakkeet, hiotaan referenssit ja lasketaan hinta kestämään vertailu. Tämä on tärkeää käsityötä, mutta se ei ole myyntiä. Se on reagointia muiden vaikuttamiin päätöksiin.

Myynti alkaa ennen kilpailutusta

Myynti on ratkaisun tarjoamista tilaajan tarpeeseen ja tavoitteeseen, jota hankinnalla yritetään saavuttaa. Juuri silloin ratkaistaan, mitä hankitaan ja miksi.

Jos myyt ratkaisua tarpeeseen, myyt silloin kun tarve vielä muotoutuu. Julkaistu tarjouspyyntö on lukittu tarve, johon voit enää vastata kyllä tai ei. Varsinainen vaikuttaminen tapahtuu sitä ennen, ja siihen on laillinen ja jopa toivottu kanava: markkinavuoropuhelu, eli ne lain sallimat keskustelut, joita tilaaja käy mahdollisten toimittajien kanssa ennen kilpailutusta.

Hankintalaki suorastaan kannustaa tilaajaa tähän. Se toimittaja, joka ei ilmaannu paikalle, jättää tarpeen määrittelyn kilpailijoilleen. Syvin vaikuttaminen alkaa jo ennen markkinavuoropuhelua. Silloin toimittaja tuntee tilaajan toimialan, sen ihmiset ja toivotun vaikuttavuuden ennen kuin niistä tulee hankintoja.

Toisinaan tilaaja ei itse tiedosta kaikkia tarpeitaan. Hyvä toimittaja ei vain vastaa kysyttyyn, vaan auttaa näkemään sen, mitä ei osattu kysyä. Raja on silti pidettävä kirkkaana. Tavoite on parempi hankinta, ei kilpailu, joka on räätälöity niin, että vain sinä voit siihen vastata. Edellinen on myyntiä, jälkimmäinen kilpailun rajoittamista, joka voi johtaa koko hankintapäätöksen kumoamiseen.

Myy tarpeen omistajille

Kenelle siis puhutaan? Tarpeen omistavat substanssiasiantuntijat, budjetista päättävät ja palvelun käyttäjät. Hankintatoimi osaa pyörittää menettelyä hyvin, mutta ei päätä mitä ostetaan ja miksi. Moni myy väärälle ihmiselle, sille joka hoitaa prosessin, ei sille joka määrittää tarpeen.

Kaikkiin kilpailutuksiin ei kannata osallistua

Tästä seuraa myös valikoivuus. Vanha viisaus siitä, että kaikkiin taisteluihin ei kannata lähteä, pätee myös julkisiin hankintoihin. Tämä ei ole kehotus arkuuteen, sillä jättämätön tarjous menestyy markkinoilla huonosti. Joskus pelkkä hyvä vastaus tarjouspyyntöön riittää voittoon. Mutta useammin kuin halutaan myöntää, kilpailu ratkeaa jo ennen sen julkaisua, hyvän etukäteistyön tehneiden kesken.

Vaikuttaminen hyödyttää myös tilaajaa

Tämä ei ole vain myyjän etu, vaan myös tilaajan ja veronmaksajan. Kun parhaat toimittajat vaikuttavat tarpeen määrittelyyn ja kieltäytyvät pelkistä hintakisoista, myös tilaaja saa parempia hankintoja, joiden maksaja on viime kädessä veronmaksaja. Vakioidussa hankinnassa hintakilpailu on oikea valinta ja säästää kaikkien aikaa. Mutta kun hankitaan vaikuttavuutta, ratkaisee se, miten tarve ja tavoiteltu vaikutus on määritelty, ja juuri siihen pieni yritys voi vaikuttaa etukäteen. Se on pk-yrityksen vahvin ase.

Sopimus on lähtöviiva, ei maali

Työ ei pääty sopimukseen. Sen allekirjoitus ei ole maali vaan lähtöviiva. Sen jälkeen myyntityötä tekevät asiantuntijat itse, joka päivä asiakkaan kanssa. Hyvin hoidettu sopimus on seuraavan kilpailutuksen vahvin tarjous. Samalla se on paras perustelu sille, että tilaaja jatkaa yhteistyötä optiokausilla.

Tästä seuraa yksi epämukava totuus. Jos kuulet hankinnasta ensimmäisen kerran vasta hankintailmoituksen julkaisun jälkeen, et enää vaikuta siihen, mitä ostetaan. Kilpailet vain siitä, kuka vastaa valmiiksi määriteltyyn tarpeeseen parhaiten. Et ole enää myymässä, olet jonossa.

KUVA Markku Pajunen