Kuinka kaikki voivat voittaa julkisissa ICT-hankinnoissa?
Hyvässä julkisessa hankinnassa tilaajan ja toimittajan välinen yhteistyö mahdollistaa molempien sopimusosapuolien menestymisen. Tavoitteena on ratkaista yhdessä, kuinka hankinnan tavoite saadaan ratkaistua parhaalla mahdollisella tavalla.
ICT-hankinnat valokeilassa
Business Espoon järjestämässä hankintaseminaarissa 15.3.2023 kuultiin mielenkiintoisia puheenvuoroja ja käytiin keskustelua, miten erityisesti ICT-hankintojen vaikuttavuustavoitteisiin voitaisiin parhaiten päästä.
ICT-hankinnat ovat herättäneet viime vuosina tunteita, eivätkä ne ole puhuttaneet vain Espoossa tai pääkaupunkiseudulla vaan ihan koko maassa. Positiivista on, että keskusteluun on reagoitu valtakunnan tasolla, ja ICT-hankintojen haasteisiin mietitään ratkaisuja myös Valtionvarainministeriö – Kuntaliitto akselilla, mistä Kuntaliiton erityisasiantuntija Olli Jylhä kertoi seminaarissa tarkemmin.
Hankintojen ongelman hankintayksiköiden näkökulmasta kiteytti hyvin Laurea-ammattikorkeakoulun asiantuntija Raija Kaljunen, joka kertoi Kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamallista. Hankintaa tekevälle on haasteellista tuntea sen hetken parhaat tavat lähestyä hankinnan takana olevaa haastetta. Tämä viisaus löytyy markkinoilta.
Espoossakin tunnistetaan tämä ja kaikissa kilpailutuksissa esimerkiksi markkinavuoropuhelu on pakollinen. Mikäli sitä ei järjestetä, siihen täytyy saada lupa hankintajohtaja Pihla Hynyseltä. Espoo kannustaa yrityksiä olemaan jo ennen kilpailutusta yhteydessä tuotteita ja palveluita käyttäviin yksiköihin. Hynynen valaisi tilaisuudessa kaupungin hankintojen kokoluokkaa, toimintatapoja ja kuinka sopimuksia uudistetaan. Espoo painottaa hankinnoissaan etupainotteisuutta, eli valmistelun tärkeyttä.
Uusien ja pienten yritysten pääsy toimittajaksi
ICT-hankintoihin liittyy myös pienten yritysten, startupien sekä uusien ja erilaisten ratkaisujen mahdollisuudet. Espoon kaupungin kehittämispäällikkö Valia Wistuba kertoi puheenvuorossaan Digiagenda kokeiluohjelmasta, jonka tarkoitus on paitsi etsiä uusia ja erilaisia ratkaisuja kuntapalvelujen digitalisointiin, myös tarjota reitti uusille toimijoille päästä yhteistyöhön kaupungin kanssa. Pienille yrityksille on paljon erilaisia mahdollisuuksia päästä tarjoamaan isoihinkin kilpailutuksiin, esimerkiksi ryhmittymänä.
ICT-kehittämisen askelmerkit kaupungin ja toimittajan välisessä suhteessa
”ICT-hankintojen valmistelu on erittäin vaativa ja aikaa vievä työ. Hankinta saattaa silti jäädä puolitiehen tavoitteestaan, vaikka sitä valmistellaan hyvin ja perusteellisesti”, totesi Espoon kaupungin IT-päällikkö Pauli Sinivuori paneelikeskustelussa. ”Jokaisen hankinnan jälkeen toiminta kehittyy.”
Hankinnoilla on paitsi toiminnallisia vaikuttavuustavoitteita, niiden pitää myös toteuttaa kaupungin arvoja ja tavoitteita. Vastuullisuustavoitteet ovat hankintayksiköille monesti haastavia toteuttaa. ICT-hankinnoissa vastuullisuuteen voidaan vaikuttaa useilla tavoilla, kuten laitteiden kierrätettävyydellä eliniän päätyttyä, konesalien energiankäytön vihreydellä ja jopa miten sovelluksen koodi on kirjoitettu.
”KEINO-osaamiskeskus julkaisee tämän vuoden aikana kriteeripankin, minkä avulla kestävyystavoitteiden saavuttaminen on helpompaa”,
kertoi Espoon Yrittäjien Pentti Komssi.
Paneelikeskustelussa painotettiin, että markkinoinnilla voi herättää tarpeen kilpailutukselle ja vaikuttaa siihen, että tarve huomioidaan budjetoinnissa ja hankinnan suunnittelu aloitetaan. Kuvassa vasemmalta oikealle: IT-päällikkö Pauli Sinivuori, Espoon kaupungilta, Senior Consultant Veera Lavikkala, SC Softwarelta, hankinta-asiamies Pentti Komssi, Espoon Yrittäjistä ja johtaja Marko Silen, Helsingin seudun kauppakamarista.
SC Softwaren Senior Consultant Veera Lavikkala tähdensi yrityksen yhteydenpidon tärkeyttä. Toimittajalle on tärkeää tunnistaa missä vaiheessa on yhteydessä hankintayksikköön. Mikäli haluaa markkinoida omaa tuotettaan/palveluitaan, on hankintayksikössä oltava yhteydessä siihen tahoon, joka tuotetta/palvelua käyttäisi kaupungin toimialalla.
”Markkinoinnilla voi herättää tarpeen kilpailutukselle ja vaikuttaa siihen, että tarve huomioidaan budjetoinnissa ja hankinnan suunnittelu aloitetaan”,
painotti Lavikkala.
Erityisesti uuden tuotteen/palvelun osalta tämä on tärkeä vaihe. Yleensä varsinaisen kilpailutuksen ja siihen liittyvän markkinavuoropuhelun hoitaa hankintayksikön keskitetty hankintayksikkö. Markkinavuoropuheluvaiheessa ollaankin yhteydessä hankinnan ammattilaisiin, jolloin tärkeäksi nousee markkinoinnin sijaan tarjouspyynnön sisältöön vaikuttaminen. Markkinavuoropuhelu on se hetki, jolloin tulee tuoda esille, mitkä suunnitellut vaatimukset estäisivät oman tarjoamisen. Kun useampi tarjoaja tuo selkeästi esiin nämä asiat ja esittää ehdotuksen vaatimuksista, jotka ovat tarjoajan kannalta reiluja, saa hankintayksikkö rakennettua toimivan tarjouspyynnön. Markkinavuoropuheluun käytetty aika on yrityksen kannalta markkinoinnin panostus, joka suorimmin vaikuttaa potentiaaliseen myyntiin.
Tarjouspyyntöön vastaaminen eli tarjouksen tekeminen voi askarruttaa yrittäjää. Ollaanko valmiita käyttämään usein kymmeniä tunteja tarjouksen tekemiseen, tietämättä johtaako se kauppaan? Kynnystä voi laskea tutustumalla etukäteen usein käytettyihin hankintojen ostoehtoihin ja miettimällä miten oma tuote tai palvelu toimiin niissä.
”Kannattaa myös tehdä oman tuotteen ”hissipuhe” valmiiksi. Jos on jääty tarjouskierroksella toiseksi, voi tilata hankintayksiköltä voittaneen tarjousasiakirjat ja benchmarkata niihin omaa tarjoustaan”, ohjeisti johtaja Marko Vilen Helsingin seudun kauppakamarista.
👋 Etkö päässyt tilaisuuteen? Ei huolta, katso seminaaritallenne Business Espoon YouTube-kanavalta.
Lisätietoja Espoon kaupungin julkisista hankinnoista:
Hankintapäätökset löytyvät myös muille kuin kilpailutukseen osallistuneille Espoon kaupungin verkkosivuilta kahden viikon ajan. Myös tämän jälkeen hankintapäätös on mahdollista saada pyytämällä sitä sähköpostitse hankintakeskuksesta: hankinta@espoo.fi
Katso: Viranhaltijapäätökset Espoon kaupungin verkkosivuilla.
Katso: Lisätietoa Espoon kaupungin hankinnoista ja tarjouskilpailumenettelystä kootusti.
Hankinta-Suomi on valtiovarainministeriön ja Suomen Kuntaliiton yhteinen toimenpideohjelma, jonka tehtävänä on koota julkisten hankintojen tekemistä ja kehittämistä yhden sateenvarjon alle.
Lue lisää aiheesta Valtiovarainministeriön verkkosivuilta.
Ota yhteyttä missä tahansa julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä:
Pentti Komssi, hankinta-asiamies | KEINO-muutosagentti, Espoon Yrittäjät
Puh. +358 44 3532045, pentti.komssi@yrittajat.fi
Teksti: Pentti Komssi
Kuvat: Sari Mäkisalo
Business Espoo on seitsemän toimijan muodostama palveluverkosto Espoon ja sen lähikuntien yrityksille ja yrittäjille. Tavoitteena on saada lisää työpaikkoja ja elinvoimaa Espooseen tuottamalla asiakaskeskeisiä, laadukkaita ja kustannusvaikuttavia yritys- ja yrittäjäpalveluita. Business Espoo -verkostoon kuuluvat Espoon Yrittäjien lisäksi Espoon kaupunki, Enter Espoo, Helsingin seudun kauppakamari, Omnia, Uudenmaan TE-toimiston yrityspalvelut ja YritysEspoo. Katso lisätietoja: BusinessEspoo.com
