Miten pienyrittäjä voi osallistua kestäviin julkisiin hankintoihin? Hankinta-asiamies vastaa

”Julkisilla hankinnoilla ja hankintalailla on monia tavoitteita. Laki muun muassa edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioiden. Hankintalakiin on myös kirjattu velvoite tehdä julkisia hankintoja siten, että pienet ja keskisuuret yrityksetkin voisivat osallistua kilpailutuksiin tasapuolisesti isompien yritysten kanssa.

Yrittäjiltä tulee usein kysymyksiä, että miten pieni yritys voisi osallistua kestäviin julkisiin hankintoihin. Tarjouspyynnöissä on sellaisia ehtoja, että vaadittavia dokumentteja ei mitenkään ehditä saamaan annetussa tarjousajassa. On totta, että monimutkaiset ja uusia vaatimuksia sisältävät hankinnat ovat turhan haasteellisia osallistua, jos kilpailutuksesta saadaan tieto vasta tarjouspyyntövaiheessa.

Vastuullisiin hankintoihin kuuluu aina sen valmistelu hyvissä ajoin. Keskimäärin valmistelu isoihin ja monimutkaisiin hankintoihin aloitetaan kaksi vuotta ennen kilpailutusta. Valmisteluun kuuluu esimerkiksi palveluita ja tuotteita käyttävien yksiköiden tarpeiden, vastuullisten tavoitteiden ja markkinoiden kartoitus.
Markkinoita kartoitetaan yleisillä hakumenetelmillä, julkisilla sekä suorilla tietopyynnöillä ja markkinavuoropuheluilla. Suoria tietokyselyitä tehdään tunnetuille yrityksille.

Julkisista tietokyselyistä ja markkinavuoropuheluista ilmoitetaan Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi. Käyttämällä ilmoitustyypin valinnassa kohtaa Ennakkoilmoitus / markkinakartoitus saadaan yhdessä muiden valintojen kanssa halutun alueen ja toimialan ilmoitukset. Ennakkoilmoituksissa annetaan myös tietoa tulevien hankintojen sisällöstä.

Markkinavuoropuheluissa esitellään tulevan hankinnan taustalla olevia tarpeita ja keskustellaan hankinnan sisällöstä. Jotta tarjouspyyntöön ja kestävyyden asettamiin vaatimuksiin olisi mahdollista vastata, yrityksen on tärkeää osallistua vuoropuheluihin.

Ilmoituskanavien seurannan lisäksi on hyvä olla yhteydessä omia tuotteita ja palveluita käyttäviin yksiköihin. Näin varmistetaan, että ollaan kartalla tulevista hankinnoista ja mukana suorissa tietopyynnöissä. Bonuksena varmistetaan tarjouspyynnöt kynnysarvojen alittavista, eli pienhankinnoista.

Yritys voi lisätä osallistumis- ja menestymismahdollisuuksia omalla aktiivisuudellaan ennen kilpailutusta. Tutkimusten ja kyselyiden mukaan yritykset, jotka ovat yhteyksissä hankintayksikköön ja ovat hankinnan sisällöstä selvillä jo ennen hankintaa, pärjäävät tarjouskilpailutuksissa paremmin.”