Päijät-Hämeen Yrittäjien kommentit Lahden kaupungin hankintaohjelman luonnokseen

Päijät-Hämeen Yrittäjät kiittää mahdollisuudesta kommentoida hankintaohjelmaa.

Pidämme tärkeänä, että kaupunki tarkastelee hankintoja strategisena välineenä elinvoiman, toimivien markkinoiden, työllisyyden ja julkisten varojen vaikuttavan käytön vahvistamisessa. Hankintaohjelman luonnoksessa tunnistetaan hyvin julkisten hankintojen merkitys yritysten osallistumismahdollisuuksille, markkinavuoropuhelulle, ennakoinnille, vastuullisuudelle ja kaupungin strategisten tavoitteiden toteuttamiselle.

Lahden kaupungin hankinnoilla on maakuntakeskuksen roolin vuoksi vaikutuksia myös kuntarajojen yli. Kaupungin hankintaratkaisut vaikuttavat siihen, millaiset mahdollisuudet Päijät-Hämeen yrityksillä on osallistua julkisiin hankintoihin, kasvaa, työllistää ja investoida alueelle. Siksi hankintaohjelmaa on perusteltua tarkastella myös seudullisen elinvoiman ja toimivien markkinoiden näkökulmasta.

Pidämme luonnoksen suuntaa oikeana. Ohjelman vaikuttavuus ratkaistaan kuitenkin käytännön toteutuksessa: siinä, miten tavoitteet näkyvät tarjouspyynnöissä, hankintojen valmistelussa, markkinavuoropuhelussa, sopimuskokonaisuuksissa, mittareissa ja palvelualueiden toimintasuunnitelmissa.

1. Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet varmistettava

Päijät-Hämeen Yrittäjät esittää, että pk-yritysten, mikroyritysten ja seudullisten yritysten osallistumismahdollisuudet kirjataan selkeämmin hankintaohjelman läpileikkaavaksi periaatteeksi.

Tämän tulee näkyä erityisesti hankintojen suunnittelussa, vaatimusten asettamisessa, pisteytyksessä, sopimuskoossa, aikatauluissa ja raportoinnissa. Tarjouspyyntöjen tulee olla selkeitä, vaatimusten oikeasuhtaisia ja tarjousaikojen riittäviä.

Yritysten osallistumisen kannalta ratkaisevaa on, että hankintoja ei rakenneta tarpeettoman suuriksi tai ehdoiltaan sellaisiksi, että vain suuret toimijat voivat realistisesti tarjota.

Soveltuvuusvaatimusten tulee olla oikeasuhtaisia. Liikevaihtovaatimuksia sekä julkisen sektorin referenssejä koskevia vaatimuksia tulee käyttää harkiten. Olennaista on, että tarjoaja pystyy osoittamaan riittävän osaamisen, ammattitaidon ja resurssit hankinnan toteuttamiseen. Näyttö voi perustua referensseihin, aiempaan kokemukseen tai muuhun luotettavaan selvitykseen. Tämä tukee kilpailua ja mahdollistaa myös uusien toimijoiden osallistumisen tarjouskilpailuihin.

2. Hankintojen osiin jakamista tulee vahvistaa

Hankintojen osiin jakaminen on yksi keskeisimmistä tavoista lisätä kilpailua ja parantaa pk-yritysten mahdollisuuksia osallistua tarjouskilpailuihin.

Päijät-Hämeen Yrittäjät esittää, että Lahden kaupungin hankinnoissa osiin jakaminen otetaan lähtökohtaiseksi tarkastelutavaksi aina, kun se on hankinnan luonteen, markkinoiden ja kokonaistaloudellisuuden kannalta tarkoituksenmukaista.

Jos hankintaa ei jaeta osiin, ratkaisun perusteet tulisi kirjata. Tämä vahvistaa avoimuutta ja auttaa arvioimaan, onko hankintakokonaisuus rakennettu kilpailua ja markkinoiden toimivuutta tukevalla tavalla.

Samalla on tärkeää erottaa sallittu osiin jakaminen kielletystä pilkkomisesta. Hankintoja ei tule jakaa keinotekoisesti hankintalain soveltamisen välttämiseksi.

3. Markkinavuoropuhelusta systemaattinen toimintatapa

Markkinavuoropuhelu on onnistuneiden hankintojen keskeinen edellytys. Se auttaa hankintayksikköä ymmärtämään markkinoita, tarjoajien valmiuksia, mahdollisia osallistumisen esteitä ja hankinnan tarkoituksenmukaista toteutustapaa.

Päijät-Hämeen Yrittäjät esittää, että Lahden kaupunki ottaa käyttöön yhtenäisen markkinavuoropuhelun toimintamallin tai -mallit. Mallissa tulisi määritellä, milloin vuoropuhelu tehdään ja minkälainen vuoropuhelu pidetään muutamista vaihtoehdoista, miten yritykset kutsutaan mukaan, miten myös pienemmät ja uudet tarjoajat tavoitetaan, miten tulokset dokumentoidaan ja miten saatu palaute huomioidaan lopullisessa kilpailutuksessa.

Vuoropuhelu tulee käydä riittävän varhain, jotta yritysten näkemyksillä voi aidosti olla vaikutusta hankinnan sisältöön, ehtoihin, aikatauluun ja toteutustapaan.

4. Yritysvaikutusten arviointi osaksi merkittäviä hankintoja

Päijät-Hämeen Yrittäjät esittää, että merkittävissä hankinnoissa arvioidaan vaikutukset kilpailuun, pk-yritysten osallistumismahdollisuuksiin, markkinoiden toimivuuteen ja seudulliseen elinvoimaan.

Yritysvaikutusten arviointi ei tarkoita raskasta lisämenettelyä, vaan käytännön työkalua parempaan valmisteluun. Sen avulla voidaan tunnistaa ajoissa, kaventaako hankinnan koko, ehdot, aikataulu tai toteutustapa kilpailua tai sulkeeko se tarpeettomasti pienempiä yrityksiä ulos.

Yritysvaikutusten arviointi tukee myös kaupungin elinvoimatavoitteita ja auttaa varmistamaan, että hankinnat vahvistavat markkinoita eivätkä heikennä niitä.

5. Työllistämis- ja vastuullisuustavoitteiden tulee olla oikeasuhtaisia

Päijät-Hämeen Yrittäjät suhtautuu myönteisesti siihen, että Lahden kaupunki edistää hankinnoillaan työllisyyttä, vastuullisuutta ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Samalla korostamme, että työllistämisehtojen ja vastuullisuuskriteerien tulee olla hankinnan kokoon, kestoon, toimialaan ja markkinatilanteeseen nähden oikeasuhtaisia. Ne eivät saa muodostua pk-yrityksille, mikroyrityksille tai tarjousryhmittymille esteeksi osallistua kilpailutuksiin.

Kriteerien tulee olla selkeitä, kohtuullisesti todennettavissa ja kohdistua hankinnan olennaisiin vaikutuksiin. Erityisen tärkeää on, ettei raportointi tai todentaminen muodosta suhteettoman suurta hallinnollista taakkaa.

Jatkovalmistelussa olisi tärkeää kuulla laajasti pk-yrityksiä ja eri toimialoja, jotta työllistämis- ja vastuullisuustavoitteet toimivat käytännössä eivätkä heikennä kilpailua.

6. Mittareihin tarvitaan lisää vaikuttavuuden seurantaa

Luonnoksen mittarit muodostavat hyvän perustan. Erityisen tärkeitä ovat pk-yritysten ja seudullisten yritysten osuus toimittajista, tarjousten määrä kilpailutuksissa, markkinavuoropuhelujen määrä sekä hankintakalenterin ajantasaisuus.

Päijät-Hämeen Yrittäjät esittää, että mittaristoja harkittaisiin täydennettäväksi seuraavilla

• hankintojen osiin jakamisen toteutumista
• yhden tarjouksen kilpailutusten määrää
• vähäisen tarjousmäärän syitä
• markkinavuoropuhelun vaikutusta hankinnan lopulliseen sisältöön
• yritysten palautetta tarjouspyyntöjen selkeydestä ja hankintaprosessin sujuvuudesta
• pk-yritysten ja seudullisten yritysten osallistumista, ei vain laskuttaneiden toimittajien osuutta
• kuinka paljon yritysvaikutusten arviointeja tehdään hankinnoissa
• lisäksi jos mahdollista, niin ”Pk-yritysten osuus laskuttaneista toimittajista (%/vuosi)” mittarin lisäksi mikroyritysten osuus laskuttaneista toimijoista (%/vuosi) on relevantti mittari jos haluaa seurata markkinoiden toimivuutta

Yrityspalautteelle olisi hyvä luoda kevyt ja säännöllinen toimintamalli esimerkiksi vuosittaisella kyselyllä tai merkittävien kilpailutusten jälkeisellä palautemahdollisuudella. Yrityspalautetta voidaan seurata myös Suomen Yrittäjien Kuntabarometrin hankintakysymyksillä (esim. yrittäjien antama kokonaisarvosana hankinnoille kuntakohtaisesti) 

7. Sidosyksiköt ja inhouse-hankinnat avoimeen tarkasteluun

Luonnoksen mukaan hankintaohjelma koskee kaupungin ja kaupunkikonsernin suoria  markkinaehtoisia hankintoja, ja sidosyksikköhankinnoista sekä sisäisistä hankinnoista linjataan erikseen.

Päijät-Hämeen Yrittäjät pitää tärkeänä, että myös sidosyksiköitä, inhouse-ratkaisuja ja konsernihankintoja koskevat linjaukset valmistellaan avoimesti ja yritysvaikutukset huomioiden.

Sidosyksikköhankinnat ovat poikkeus avoimesta kilpailuttamisesta silloin, kun laissa säädetyt edellytykset täyttyvät. Julkisen toimijan tulee hyödyntää markkinoita aina, kun markkinoilla on toimivaa tarjontaa ja hankinta voidaan tarkoituksenmukaisesti toteuttaa avoimilta markkinoilta.

Päijät-Hämeen Yrittäjien keskeiset esitykset jatkovalmisteluun

Päijät-Hämeen Yrittäjät esittää, että Lahden kaupungin hankintaohjelmaa ja sitä täydentäviä palvelualueiden toimintasuunnitelmia täsmennetään seuraavasti:

1. Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet kirjataan läpileikkaavaksi periaatteeksi.
   Tämä tulee huomioida hankintojen suunnittelussa, ehdoissa, pisteytyksessä, sopimuskoossa, aikatauluissa ja raportoinnissa.
2. Tarjouspyyntöjen selkeyttä ja vaatimusten oikeasuhtaisuutta vahvistetaan.
   Yrityksille tulee varata riittävä aika tarjousten tekemiseen, ja vaatimusten tulee olla suhteessa hankinnan kokoon, sisältöön ja tavoitteisiin.
3. Markkinavuoropuhelusta tehdään systemaattinen toimintatapa.
   Vuoropuhelu tulee toteuttaa riittävän varhain ja tavalla, joka tavoittaa myös pienemmät, uudet ja seudulliset yritykset.
4. Hankintojen osiin jakamista vahvistetaan.
   Osiin jakamista tulee tarkastella lähtökohtaisesti silloin, kun se on hankinnan luonteen ja markkinoiden kannalta tarkoituksenmukaista. Jos hankintaa ei jaeta osiin, ratkaisu tulisi perustella.
5. Yritysvaikutusten arviointi otetaan osaksi merkittävien hankintojen valmistelua.
   Arvioinnissa tulee tarkastella vaikutuksia kilpailuun, pk-yritysten osallistumiseen, markkinoiden toimivuuteen ja seudulliseen elinvoimaan.
6. Työllistämis- ja vastuullisuuskriteerit pidetään oikeasuhtaisina.
   Kriteerit eivät saa vähentää kilpailua tai muodostua pk-yrityksille osallistumisen esteeksi.
7. Hankintakalenterista tehdään aidosti yrityksiä palveleva ennakointiväline.
   Kalenterin tulee olla julkinen, ajantasainen ja riittävän informatiivinen.
8. Seurantaan lisätään lisää yritys- ja vaikuttavuusnäkökulmia.
   Seurannassa tulee arvioida kilpailun toteutumista, pk-yritysten osallistumista, osiin jakamista, seudullista elinvoimavaikutusta ja yrityksiltä saatua palautetta.
9. Hankintaosaamista vahvistetaan koko kaupunkiorganisaatiossa.
   Hajautettu hankintamalli onnistuu vain, jos kaikilla hankintoja tekevillä yksiköillä on riittävä osaaminen, yhteiset toimintatavat ja selkeä tuki hankintojen valmisteluun.

Yhteenveto

Päijät-Hämeen Yrittäjät pitää Lahden kaupungin hankintaohjelman luonnosta oikeansuuntaisena ja elinvoiman kannalta tärkeänä kokonaisuutena. Ohjelmassa tunnistetaan hyvin hankintojen merkitys kilpailulle, yritysten osallistumiselle, työllisyydelle ja vastuullisuudelle. Myönteistä on myös se, että ohjelmassa korostuvat markkinavuoropuhelu, hankintojen ennakointi sekä markkinoiden toimivuuden tukeminen.

Yrittäjäjärjestön näkökulmasta onnistumisen ratkaisee ennen kaikkea se, miten hyvin hankinnat avaavat todellisia mahdollisuuksia pk-yrityksille, mikroyrityksille ja seudullisille toimijoille. Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet tulee huomioida johdonmukaisesti hankintojen valmistelussa, kilpailutusten toteutuksessa, sopimuskokonaisuuksien määrittelyssä ja hankintojen seurannassa.

Pidämme tärkeänä, että markkinavuoropuhelusta muodostuu vakiintunut toimintatapa, hankintojen osiin jakamista hyödynnetään tarkoituksenmukaisesti, yritysvaikutuksia arvioidaan systemaattisesti ja hankintojen toteutumisesta kerätään myös yritysten kokemuksia. Näin voidaan varmistaa, että hankintaohjelman tavoitteet näkyvät käytännössä kilpailun lisääntymisenä, pk-yritysten parempina osallistumismahdollisuuksina ja julkisten varojen entistä vaikuttavampana käyttönä.

Myös pienhankinnoissa tulee huolehtia avoimuudesta, markkinatuntemuksesta ja useiden potentiaalisten tarjoajien tavoittamisesta. Tämä edellyttää yhteisiä käytäntöjä. Pienhankinnat ovat monelle paikalliselle ja seudulliselle yritykselle tärkeä mahdollisuus päästä julkisen sektorin kumppaniksi ja saada arvokas referenssi.

Lahden kaupungin hankinnoilla on merkittävä vaikutus koko Päijät-Hämeen yrityskenttään. Parhaimmillaan hankinnat eivät ole vain palveluiden ja tuotteiden ostamista, vaan aktiivista elinvoimapolitiikkaa, joka vahvistaa kilpailua, tukee pk-yritysten kasvua, luo työpaikkoja ja lisää koko alueen elinvoimaa.