Vieraskynä: Miten saat rahat laskuista mahdollisimman nopeasti tilillesi
Kassan hallinta on ehkä yksi tärkeimmistä osa-alueista, mikä loppupeleissä kertoo yrityksen kunnon ja mahdollistaa myös vaikkapa sitten palkkojen maksun. Laskuttaminen kuulostaa yksinkertaiselta, mutta siinä on monta liikkuvaa osaa, monta vaihetta joissa on jokaisessa potentiaali viivästyttää maksua.
Muista laskuttaa!
Kuulostaa erikoiselta, mutta jos yrittäjä tarkastelee sitä millaisella syklillä laskut lähtevät, on usein valmistumisen ja laskuttamisen välissä viive. Pienikin viivästys näkyy kassassa.
Laskuttaminen kannattaa ehdottomasti ottaa rutiiniksi. Moni varmasti tunnistaa itsessään sen, että laskut tehdään vaikkapa perjantaisin. Ajatellaan niin että kun kauppa käy, laskut ehtii sitten. Mitä kiireempi tulee, sitä enemmän voi viive kasvaa.
Meidän asiakkaissa on ollut tapauksia, jotka laskuttavat 2 kertaa kuukaudessa. Tässäkään mallissa ei ole mitään vikaa, mutta jos kassan kiertoa halutaan tehostaa on tärkeää, että laskut ovat ajallaan maailmalla.
”Kun asiakas tekee ostoksen, hän on budjetoinut laskuun varmasti rahat. Ole ajoissa tässä vaiheessa.”
Eli kun työ on tehty, huolehdi että lasku lähtee samana päivänä, vaikka sitten sen kustannuksella, että päivä vähän venyy, mutta kassa kiittää.
Miten laskutetaan oikein
Laskun voi lähettää monella tavalla. Kun tutut yrittäjät laskuttavat pitkään toisiaan, myös laskujen sisältö saattaa muuttua hyvinkin rennoksi. Niin kauan kuin kaikki toimii, tämä ei tuota mitään ongelmaa.
Mutta usein laskuttamisessa, kuin kaikessa liiketoimintaan liittyvässä kannattaa miettiä etukäteen, mitkä asiat voisivat mennä pieleen. Esimerkissä missä tutut yrittäjät laskuttavat toisiaan kevyesti, on ok, mutta jos laskusta tulee riita, on todella tärkeää, että laskulla on kattavasti kaikki tarpeellinen.
Jos vaikkapa kuluttajalle mennyt lasku, missä on pelkkä nimi ja sähköposti. On tällaisen laskun periminen käytännössä mahdotonta.
Laskulla on aina hyvä olla seuraavat tiedot:
• Täydellinen nimi
• Y-tunnus
• Osoite, postinumero ja toimipaikka
• Mahdollinen yhteyshenkilö
• Tehty työ mahdollisimman tarkasti
Jokainen laskuun liittyvä selvittelytyö maksajan päässä hidastaa sen maksua. Otetaan esimerkki. Jos lasku on helposti verkkopankissa maksettavissa verkkopankissa, se klikataan varmasti nopeammin maksuun, kuin vaikkapa paperina saapunut pöydällä pyörivä lasku.
Mitä kanavaa lasku kannattaa lähettää
On vaikea keksiä syytä miksi ei käyttää verkkolaskua. Näin viiveet vähenevät, ja myös mahdollisuus laskun katoamisesta on olematon. Lisäksi 1.4.2020 voimaan tullut asetus verkkolaskusta, jonka mukaan lasku on toimitettava verkkolaskuna jos vastaanottaja niin haluaa.
Sähköposti on toimitustapana ehkä toiseksi paras, mutta varsinkin jos on kyseessä uusi asiakas, on aina mahdollisuus, että lasku menee roskapostiin. Jos laskutat sähköpostitse, muista infoa uusia asiakkaita välillä, että tarkistaa myös roskapostit. Tämä on hyvää palvelua asiakkaille.
Paperi on sitten se vanhakantaisin, mutta pitää vielä paikkansa. Jos käytät paperia, on vielä tärkeämpää, että laskut varmasti lähtevät ajallaan maksettavaksi.
Mitä jos asiakas ei silti maksa
Aina joskus voi tulla silti paikkoja, ettei asiakas laskua maksa. Kannattaa myös muistaa, että usein sen laskun voi jättää maksamatta myös tuttu hyvä asiakas. Tämän takia laskulla on hyvä olla kaikki tarpeellinen kuten yllä kerroimme.
Kun oikeilla tiedoilla oleva lasku tulee esimerkiksi meille perittäväksi, on sen hoitaminen paljon helpompaa. Ja hyvä muistaa, KTI Laskutus on Pirkanmaan Yrittäjien kumppani perintäasioissa. Meiltä voit aina kysyä ilmaiseksi apua ongelmatilanteissa! Kannattaa olla matalalla kynnyksellä yhteydessä.
Pirkanmaan Yrittäjien jäsenedun löydät täältä: https://www.yrittajat.fi/aluejarjestot/pirkanmaan-yrittajat/a/jasenpalvelut/jasenpalvelut/jasenedut-281398#quickset-valilehti=2
Joskus perintä on myös väärä tuote
Joskus asiakas haluaisi oman asiakkaansa perintään, koska laskut ovat toistuvasti hiukan myöhässä, tai asiakas vaatii pidempää maksuehtoa. Tällaiseen tilanteeseen laskurahoitus on oikea palvelu.
Laskurahoitus toimii lyhyesti niin, että kun lasku lähtee, maksamme siitä heti osan, vaikkapa 50 tai 70%. Laskurahoitus nopeuttaa kassaa, ja helpottaa sen ennustettavuutta. Teemme tästäkin mielellämme yrittäjille tarjouksia.
Myyntimme auttaa, ja huolehtii myös, että palvelu kuhunkin tilanteeseen on oikea. Haluamme olla alan nopein, ja kannustammekin olemaan matalalla kynnyksellä yhteydessä. Autamme niin chatin, botin kuin WhatsAppin kautta.
Ole yhteydessä!
