Vuosiloman siirto
Jos työntekijä on vuosilomansa tai sen osan alkaessa synnytyksen, sairauden tai tapaturman vuoksi työkyvytön, loma on työntekijän pyynnöstä siirrettävä myöhempään ajankohtaan.
Työntekijällä on pyynnöstään oikeus loman tai sen osan siirtämiseen myös, jos tiedetään, että työntekijä joutuu lomansa aikana sellaiseen sairaanhoitoon tai muuhun siihen rinnastettavaan hoitoon, jonka aikana hän on työkyvytön.
Jos synnytyksestä, sairaudesta tai tapaturmasta johtuva työkyvyttömyys alkaa vuosiloman tai sen osan aikana, työntekijällä on oikeus pyynnöstään saada siirretyksi vuosilomaan sisältyvät kuusi lomapäivää ylittävät työkyvyttömyyspäivät. Edellä tarkoitetut omavastuupäivät eivät saa vähentää työntekijän oikeutta neljän viikon vuosilomaan.
Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti vuosilomalain mukaan ansaittuja lomapäiviä. Pääsääntöisesti työntekijä ansaitsee työsuhteen kestosta riippuen enintään joko 24 tai 30 lomapäivää vuodessa. Koska työntekijälle on turvattava aina oikeus vähintään 4 viikon (24 päivän) vuosilomaan, omavastuupäiviä voi olla vain kun työntekijä on ansainnut vuosilomaa enemmän kuin neljä viikkoa. Täydet kuusi omavastuupäivää voi tulla kysymykseen silloin, kun työntekijä on ansainnut lomaa viisi viikkoa (30 päivää). Jos lomaa on ansaittu yli 24 mutta alle 30 päivää, omavastuupäiviä voivat olla 24 päivää ylittävät päivät (esimerkiksi jos työntekijä on ansainnut 26 lomapäivää, 2 lomapäivää voivat olla omavastuupäiviä). Työntekijän oikeutta siirtää sairausloman kanssa päällekkäin sattuvat lomapäivät sovelletaan myös vuosilomalain 7a pykälän mukaisiin lisävapaapäiviin.
Omavastuupäiviä voi olla enintään kuusi yhtenä lomanmääräytymisvuonna ansaittua lomaoikeutta kohden. Jotta työnantaja voi vedota omavastuupäiviin, vuosilomapäivät on eriteltävä vuosilomakirjanpidossa niiden ansaintavuoden mukaan.
Siirto-oikeus ei koske työehtosopimuksiin tai yrityksen käytäntöön perustuvaa lomarahavapaata tai lakisääteistä vuosilomaa ylittäviä vuosilomapäiviä. Jos työntekijällä on oikeus vaihtaa lomaraha vastaavaksi vapaaksi, hänellä ei ole näiden vapaiden aikana oikeutta siirtää lomaa työkyvyttömyyden perusteella. Lomarahavapaat kuluvat sairastumisesta huolimatta. Sama koskee työajan tasaamisvapaita tai muita vastaavia ylimääräisiä vapaita.
Työehtosopimuksella voidaan poiketa omavastuupäiviä koskevasta sääntelystä. Työnantajan on syytä tarkistaa, onko noudatettavassa työehtosopimuksessa sovittu niin, ettei omavastuupäiviä ole.
Suositeltavaa on, että työnantaja pitää lomakirjanpidossaan erillään työntekijän vuosilomalain perusteella ansaitut lakisääteiset lomapäivät ja lomarahavapaat, säästövapaat ja työehtosopimuksiin perustuvat vuosilomalain ylittävät lomapäivät. Tällöin työnantaja pystyy erottelemaan siirtoon oikeuttavat lomapäivät muista.
Työkyvyttömyys ei automaattisesti siirrä vuosilomaa. Vuosilomalain mukaan loman siirtämisen edellytyksenä on työntekijän nimenomainen pyyntö. Työnantajan ei tarvitse oma-aloitteisesti tehdä päätöstä loman siirtämisestä. Siirtoa on pyydettävä ilman aiheetonta viivytystä. Esimerkiksi loman jälkeen esitetty pyyntö voidaan katsoa viivästyneeksi.
Siirron pyytäminen loman jälkeen on hyväksyttävää vain erityisestä syystä. Työneuvostossa asiallisena syynä pyynnön viivästymiseen on pidetty esimerkiksi työntekijän joutumista auto-onnettomuuteen tai vaikeuksia tavoittaa työnantajan edustajaa. Asia on ratkaistava olosuhteiden perusteella tapauskohtaisesti, ja työnantajan pitää pystyä perustelemaan ratkaisu työntekijälle.
Kolmas edellytys loman siirtämiselle on työntekijän esittämä luotettava selvitys työkyvyttömyyden perusteista. Luotettavalla selvityksellä tarkoitetaan lähtökohtaisesti joko kyseisessä työsuhteessa sovellettavan työehtosopimuksen määrittämää tai sen puuttuessa yrityksen omaa käytäntöä työkyvyttömyyden perusteiden toteamisessa. Käytännössä tämä tarkoittaa yleensä lääkärintodistusta tai muuta työnantajan hyväksymää luotettavaa selvitystä.
Lääkärintodistus toimii kuitenkin vain pohjana työnantajan päätökselle. Työnantaja tekee aina lopullisen päätöksen työntekijän työkyvyttömyydestä suhteessa työntekijän työtehtäviin. Kyse ei siten ole esimerkiksi siitä, vaikeuttaako sairaus työntekijän lomailua, vaan sairaus suhteutetaan työntekijän työtehtäviin.
Mikäli työnantaja päättää vastoin lääkärinlausuntoa, täytyy tähän olla painavat perusteet. Työnantaja voi ohjata työntekijän työterveyslääkärin tai muun erikoislääkärin vastaanotolle, mikäli on syytä epäillä lääkärintodistuksen luotettavuutta.
Työkyvyttömyyden toteamiseen ja lääkärintodistuksiin liittyvät säännöt ovat siten lähtökohtaisesti samat niin vuosiloman kuin työssäolonkin aikana. Vuosiloman aikaisen työkyvyttömyyden suhteen saattaa olla kuitenkin perusteltua noudattaa poikkeavaa käytäntöä. Työnantaja voi esimerkiksi luoda yritykseen yhteiset säännöt siitä, että vuosiloman aikaisissa sairastapauksissa työntekijä on velvollinen toimittamaan lääkärintodistuksen jo ensimmäisestä työkyvyttömyyspäivästä lähtien. Sääntöjä tulisi soveltaa tasapuolisesti kaikkiin työntekijöihin.
Neljänneksi vuosilomalain mukaan ainoastaan synnytyksen, sairauden tai tapaturman aiheuttamaa työkyvyttömyys oikeuttaa loman siirtämiseen. Muihin perusteisiin pohjautuva työkyvyttömyys ei lähtökohtaisesti oikeuta loman siirtämiseen. Näin ollen työnantaja voi vaatia työntekijältä selvitystä työkyvyttömyyden perusteiden lisäksi myös työkyvyttömyyden taustasta, jos työkyvyttömyyden aiheutumistapa on epäselvä eikä käy riittävästi ilmi lääkärintodistuksesta.
Ohjeilla yhtenäiset käytännöt
Työnantajan kannattaa laatia ilmoittamiselle yhteiset ohjeet, joita kaikkien tulee noudattaa.
- Kuinka vuosilomalla sairastumisesta ilmoitetaan.
- Kuinka loman siirtämistä pyydetään.
- Minkälaista selvitystä työntekijältä edellytetään.
- Kenelle työnantajan edustajalle ilmoitukset ja selvitykset toimitetaan.
Mikäli työntekijä tulee työkyvyttömäksi lomaillessaan ulkomailla, noudatetaan samoja vuosilomalain säännöksiä. Työntekijän on toimitettava luotettava selvitys työkyvyttömyyden perusteista ja taustasta sekä esitettävä nimenomainen pyyntö vuosiloman siirtämisestä.
Ulkomailla lomaileva työntekijä ei luonnollisesti voi käydä yrityksen työterveyslääkärillä. Työnantajalla on käytännössä olemattomat mahdollisuudet hankkia kotimaasta käsin lisäselvitystä ulkomailla lomailevan työntekijän työkyvyttömyyden perusteista. Lisäksi työkyvyttömyyden perusteita ja toteamista koskevat käytännöt voivat vaihdella huomattavastikin eri maiden välillä.
Ulkomaisen lääkärintodistuksen ja työntekijän oman selvityksen asiassa on oltava sellainen, että työnantaja pystyy sen perusteella toteamaan työkyvyttömyyden luotettavalla tavalla. Luotettavaa selvitystä edellyttävät yleensä myös vakuutusyhtiöt päättäessään sairastumisen tai tapaturman perusteella maksettavista vakuutuskorvauksista.
Ulkomailla sairastuessaan työntekijältä voidaan edellyttää erityistä huolellisuutta työkyvyttömyyden perusteiden ja taustan selvittämisessä. Selvityksen perusteella työnantaja päättää mahdollisesta loman siirtämisestä ja sairausajan palkan maksamisesta.
Mikäli ulkomainen lääkärintodistus on epäselvä tai puutteellinen, on perusteltua tarvittaessa vaatia työntekijää käymään työterveyshuoltolääkärin arvioitavana välittömästi kotimaahan paluun jälkeen. Mikäli luotettavaa selvitystä työkyvyttömyydestä ei saada, työnantajalla ei ole velvollisuutta maksaa sairausajan palkkaa. Tällöin myöskään vuosilomapäiviä ei siirretä.
Työkyvyttömyyden perusteella siirretty vuosiloma ei automaattisesti pidennä työntekijän jo alkanutta lomaa. Vuosiloman ajankohta ei nimittäin ole työntekijän yksipuolisesti päätettävissä oleva asia, vaan työnantajalla on vuosilomalain mukainen oikeus määrätä, milloin työkyvyttömyyden takia siirretty loma pidetään.
Jos työnantaja määrää siirretyn vuosiloman ajankohdan, se on ilmoitettava työntekijälle lähtökohtaisesti vähintään kahta viikkoa ennen loman alkamista. Mikäli kahden viikon ilmoitusaika ei ole mahdollinen, voidaan siirretystä lomasta ilmoittaa vähintään viikkoa ennen loman alkamista. Viikon ilmoitusaika on ehdoton minimi, josta ei voida poiketa ilman työntekijän suostumusta.
Mikäli työnantaja määrää siirretyn vuosiloman ajankohdan, täytyy kuitenkin noudattaa seuraavia aikarajoja. Siirretty kesäloma on annettava ensisijaisesti lomakaudella (2.5-30.9) ja talviloma ennen seuraavan lomakauden alkua (30.4 mennessä). Jos tämä ei ole mahdollista, loma on vuosilomalain 26 §:n mukaan annettava lomakautta seuraavan kalenterivuoden lomakauden aikana, viimeistään kuitenkin kyseisen kalenterivuoden päättymiseen mennessä. Siirtämisen takaraja koskee sekä kesä- että talvilomaa. Jos loman antaminen ei työkyvyttömyyden jatkumisen vuoksi ole mahdollista, saamatta jäänyt loma korvataan lomakorvauksella. Säännös siirretyn vuosiloman antamisesta koskee myös niin kutsuttuja lain 7a pykälän mukaisia lisävapaapäiviä.
Jos työntekijän työkyvyttömyyden jatkumisen vuoksi tämäkään ei ole mahdollista, pitämättä jäänyt loma tulee korvata vuosilomalain 17 §:n lomakorvaussäännön mukaan.
Vuosiloman määräämisen yhteydessä tulisi järjestää työntekijälle tilaisuus esittää mielipiteensä, ja päätös siirretyn vuosiloman ajankohdasta on suositeltavaa antaa kirjallisesti. Työntekijä ja työnantaja voivat myös sopia loman ajankohdasta, jolloin edellä mainittua ilmoitusaikaa ei tarvitse noudattaa. Tällöinkin on suositeltavaa sopia asiasta kirjallisesti.
Perussääntö on, että työkyvyttömyyden ajalta työntekijälle maksetaan työsuhteessa sovellettavan työehtosopimuksen tai sen puuttuessa työsopimuslain mukaista sairausajan palkkaa. Palkka voi tilanteen mukaan olla saman- tai erisuuruinen kuin vuosilomapalkka. Siirrettyjen lomapäivien lomapalkka muutetaan palkkakirjanpidossa ja palkkalaskelmalla sairausajan palkaksi ja palkkatapahtumat oikaistaan tarvittaessa seuraavassa palkanmaksussa (vähennetään siirrettyjen lomapäivien palkka, lisätään sairausajan palkka). Lomarahan käsittelystä on syytä sopia työntekijän kanssa.
Sairausvakuutuslain mukaisten karenssipäivien (sairastumispäivä ja sitä seuraavat yhdeksän arkipäivää) jälkeen työnantaja saa itselleen työntekijälle maksettavan sairauspäivärahan määrän tai vaihtoehtoisesti maksaa vain päivärahan ja palkan erotuksen. Tämä riippuu työsuhteessa noudatettavan työehtosopimuksen määräyksistä.
