Osaatko käyttää aikasi tehokkaasti?  – Esittelyssä kännykän kalenteriohjelmat  

Paperinen kalenteri on monilla vaihtunut sähköiseen malliin tietokoneiden myötä. Pilvessä olevat tiedot eivät katoa ja ovat käytössä kaikilla laitteilla, eikä niitä ole vaara hukata. Aina taskussa olevan puhelimen kautta kalenteriin pääsee helposti käsiksi missä vain.

Varsinaiseen ajanhallintaan kalenteri ei ole optimaalinen ratkaisu. Kalenteri on lähinnä tehoton lista tehtävistä ja palavereista, mutta sen käyttö työajan allokointiin ja seurantaan on ideana heikko. Tehokkaampaan ja toimivampaan työskentelyyn kannattaa tutustua eri sovelluksilla ja löytää ne metodit, jotka toimivat parhaiten omassa työskentelyssä.

Ajanhallinnan tehostus tarkoittaa käytännössä ainakin muutaman eri sovelluksen käyttöä lomittain eri tehtäviin. Harva oikeasti hyväksi koettu sovellus on tarkoitettu useaan toimenkuvaan. Puhelimen rajallisen ruutukoon takia on heikko ratkaisu luoda kaiken kattavia sovelluksia. Käytännössä on parempi keskittyä tekemään yksi tai kaksi asia kunnolla, jotta sovelluksia on mukava käyttää.

Kalenterin rinnalle muistutukset ja ajankulun seuranta

Kalenterin rinnalle kannattaa kokeilla ainakin muistutuksia sekä ajankulun seurantaa, jota voi hyödyntää laskutuksessa sekä vertaillessa suunniteltua ajan käyttöä todelliseen työmäärään. Tällä kolmikolla saa jo työkulun sujuvammaksi, kun tietää mitä pitäisi tehdä ja muistaa kirjata tehdyt työt heti ylös.

To do -listat toimivat työtaakan seurannassa ja hallinnassa. Ne toimivat muistutuksia paremmin isommissa projekteissa, joissa tehtäviä voi pilkkoa palasiin ja eri tekijöille. Mitä pienemmiksi tehtävät pilkkoo, sitä enemmän tuntee saavansa aikaiseksi tehtäviä listalta täyttäessä. Hyvä to do -lista antaa mahdollisuuden töiden priorisointiin, jolloin tekijän on helpompaa suunnitella työpäivänsä.

Työajan pilkkominen on näppärä keino tehostaa omaa työskentelyä. Kahdeksan tunnin sijaan lähtökohdaksi kannattaa ottaa esimerkiksi 25 minuutin siivut, joihin jaksaa keskittyä intensiivisesti. Niiden avulla on helpompaa tarttua uusiin tehtäviin ja samalla varmistaa turhan luppoajan kertyminen tehtävien välillä.

Aikaoptimointiin suunnattujen sovellusten rinnalla muistiinpanot ovat mainio tapa huolehtia ideoiden taltioinnista. Hyvät ideat kannattaa pilkkoa eteenpäin muille sovelluksille työprojekteiksi.

Tehokkaampi kalenteri

Fantastical 2

5,49 €

IOS

Puhelimen mukana tuleva kalenteri on harvoin hyvä vaihtoehto. Sen ominaisuudet on suunniteltu vapaa-ajan ehdoilla, jotta se soveltuisi kaikille käyttäjille. Työn ja vapaa-ajan erottaminen toisistaan saattaa tulla hankalaksi. Kannattaa vakavasti harkita erillisten kalenterisovellusten käyttöä vapaa-aikaan ja työelämään. Tällöin on edes teoreettinen mahdollisuus pitää ne erossa toisistaan.

Fantastical 2 on yksi monipuolisimmista kalenterisovelluksista iPhonelle. Android-puolelle lähes vastaava kalenterisovellus on aCalendar. Fantastical tuo kalenteriin käyttömukavuutta, joka iPhonen omasta kalenterista puuttuu.

Värikoodaukset käyttäjän eri kalenterien väleillä sekä selkeät pallorivistöt tuovat visuaalisesti merkittävän parannuksen yleisilmeeseen. Käyttäjä voi vaihtaa nopeasti kuukausi- ja viikkonäkymän välillä vetämällä sormea ruudun ylälaidasta alaspäin. Kalenterinäkymän alapuolella on aina suoraan lista kaikista valitun päivän jälkeisistä tapahtumista, ei ainoastaan valittua päivää.

Merkintöihin saa sisällytettyä yksityiskohtaiset tiedot tapahtumista. Tapahtumille voi antaa useita herätyksiä ja niitä voi jaotella eri kalentereihin.

Tapahtumiin liitettyjä osoitteita klikkaamalla aukeaa suoraan karttasovellus navigointia varten. Kalenterin asetukset ovat poikkeuksellisen laajat ja niillä voi kattavasti kustomoida toiminnot itselleen sopivaksi.

Työtehtävät aikajanalle

Muistutukset

Ilmainen IOS, Android

Muistutukset on oiva tapa siirtää itse tehtävä työ pois kalenterista omaksi kokonaisuudekseen. Tällöin kalenteri pysyy selkeämpänä palaverien, tapaamisten ja yksityiselämän osalta, kun työtehtävät eivät vie kaikkea huomiota.

Ajastetuilla muistutuksilla työn alle otetut tehtävät saa kätevästi listaan, jossa niiden kokonaishallinta ja ajoittaminen on helpompaa kuin kalenteria käyttäessä. Muistutuksiin on helppo liittää päiväkohtaisia herätyksiä ja liputtaa niitä. Työtehtävien kannalta on näppärää, että muistutuksille voi määrittää myös prioriteetin halutessaan sekä luoda niille alitehtäviä omine muistutuksineen.

Erikoisempia ominaisuuksia ovat lokaatioon perustuvat muistutukset. Ne ovat parhaimmillaan eri paikoissa reissaaville. Tällöin muistutus ei ole sidottu päivään tai kellonaikaan vaan ilmaantuu ruudulle, kun on päästy valittuun kohteeseen fyysisesti.

Toinen erikoisuus on mahdollisuus muistutukseen viestittäessä. Muistutus ilmaantuu ruudulle, kun viestittelee valitun yhteistiedon kanssa.

Muistiinpanojen avulla työmäärän hahmotus ja hallinta on helpompaa ja yksityiskohtaisempaa kuin kalenterilla. Heikkoutena on kuitenkin muistiinpanojen katoaminen näkymästä, kun ne klikkaa huomatuiksi, joten tehdyn työn seuraamiseen niitä ei voi käyttää.

Tehdyt työtunnit talteen

Clockify

Ilmainen

IOS, Android

Tulevien töiden ja ajanhallinnan ohella työajan seuranta on useille yrittäjillä hyödyllistä. Varsinkin tuntilaskutukseen perustuvassa työskentelyssä se on olennaista. Usein tuntikirjanpitoa kannattaa pitää myös itsensä takia. Tietojen perusteella näkee helposti, miten hyvin työaika-arviot toteutuvat käytännössä ja mitkä tehtävät ovat aikasyöpöimmät työpäivissä.

Clockify on hyvä ja ilmainen vaihtoehto työtuntien seurantaan. Se toimii pilvessä ja käytännössä kaikilla eri alustoilla, joten käytön ei tarvitse rajoittua puhelimeen. Joskin puhelimella työtunnit saa helpoimmin ylös aina tehdyn työn jälkeen missä vain.

Työtunteja voi mitata ajanotolla tai syöttää tehdyt tunnit manuaalisesti järjestelmään. Tunteja varten voi luoda eri tehtäviä ja tekijöitä, joilla työajat saa näppärämmin niputettua kasaan. Tietoja voi helposti täydentää ja korjata jälkeenpäin.

Perusnäkymän ohella käytössä on raportti, jolla tehtyjä töitä voi seurata laskutusta ja kokonaistyöajan seurantaa varten. Raportin saa viikon, kuukauden tai vuoden perusteella. Tietojen avulla on kohtuullisen helppo pienemmissä yrityksissä saada tuntipohjaiset laskut kasaan.

Listaa tehtävät työt

Microsoft To Do

Ilmainen

IOS, Android

To do -listat auttavat hallitsemaan tulevia töitä sekä pitämään kirjaa tehdyistä töistä. Muistutusten sijaan to do -listoille sopii paremmin epämääräisemmät tehtävät, joilla ei ole selkeitä deadlineja. To do -listoilla voi hallita töitä, joiden tekemiseen kuluva aika on joustava.

Listoilla kannattaa pitää pitkien töiden lisäksi lyhyitä tehtäviä, jotta lista tuntuu etenevän. Vaihtoehtoisesti voi luoda listoja eri tyyppisistä tehtävistä, joilla isommat tehtävät pilkotaan palasiksi. Hyvä jako on myös pitää eri listat kiireellisillä ja vähemmän kriittisille tehtäville.

Hyvä vaihtoehto to-do-listojen hallintaan on Microsoftin To Do. Sovellus on helppokäyttöinen ja monipuolinen. Tehtävien lisäys käy käden käänteessä. Niitä voi lisätä omiin luetteloihin, joita voi edelleen sijoittaa eri ryhmiin. Näiden ansiosta eri asiakkaille suoritettavat työt eivät sekoitu keskenään.

Tehtäviin voi lisätä vaiheita ja määräaikoja. Ne voi asettaa toistumaan esimerkiksi päivittäin, viikottain tai kuukausittain. Sovellusta voi käyttää myös muistutuksiin ja muistiinpanoihin. Hyvänä puolena suoritetut tehtävät jäävät näkyville yliviivattuina ennen kuin ne poistaa listalta.

Tehosta työajankäyttöä

25 Minutes

ilmainen, 2€ ilman mainoksia

IOS, Android

Pomodoro-tekniikka on mielenkiintoinen ja tehokkaaksi todettu menetelmä varsinkin isojen tehtävien kanssa. Tekniikka soveltuu hyvin intensiiviseen työskentelyyn. Ideana Pomodosssa on hajottaa työpäivä lyhyisiin aikaikkunoihin, jolloin työteho pysyy korkeana. Työjaksojen välissä pidetään lyhyet tauot.

Käytännössä optimiajoiksi Pomodossa on määritelty 25 minuuttia työskentelyä ja 5 minuuttia taukoa. Aika on tarkoituksella pidetty lyhyenä, jotta keskittymiskyky pysyy korkeana.

Toisaalta myös aloistuskynnys on matala lyhyen ajan takia. Tauon aikana on tarkoitus poistua koneelta kahville, katsomaan ikkunasta tai kuunnella musiikkia, jotta aivot saavat muuta ajateltavaa ennen seuraavan intensiivisen jakson alkua.

Tauot ajoitetaan tarkasti, jotteivat ne veny liian pitkiksi. Neljän työrupeaman jälkeen pidetään pidempi 20 minuutin tauko.

25 Minutes on yksi yksinkertaisimmista Pomodoro-tekniikkaa tukevista sovelluksista. Sovellus toimii vain juuri siinä, mihin se on tarkoitettu eli näyttämään aikalaskurit työlle ja tauoille. Ohjelmaan ei määritetä, mitä ollaan tekemässä.

Sovelluksen käyttö on idioottimaisen helppoa. Ja tulokset puhuvat puolestaan, kunhan taukoja todella tulee noudatettua ja keskittyy juuri tehtävään työhön. Tekniikka toimii erinomaisesti varsinkin tehtävien aloituksessa, kun vauhtiin pääsee kuin itsestään.

Kokonaisuudet haltuun lyhyesti

Muistiinpanot

Ilmainen

IOS, Android

Pelkkien aikaan ja päivämääriin sidottujen tehtävien hallinnan rinnalla on hyvä harkita perinteisempiä muistiinpanoja. Muistiinpano-sovellukset toimivat suunnittelun tukena ja korvaavat vanhat paperiset muistilehtiöt.

Pilveen tallennetut muistiinpanot toimivat puhelimen ohella tabletilla ja tietokoneella.

Muistiinpanot ovat oiva tapa tallentaa kaikki uudet ajatukset pitkin työviikkoa. Niillä saa näppärästi talteen myös asiakastapaamisten pääpointit, joiden perusteella tehtävissä voi edetä. Pienemmissä projekteissa ja työkeikoissa ei ole aina tarpeen kirjata kaikkea dokumenttiin tai taulukkoon, joiden lukeminen puhelimelta on ikävän haastavaa.

Muistiinpanot voivat sisältää monipuolisesti tietoa, kuvia ja vaikka listoja, joiden avulla kokonaisuuksien hahmotus on helpompaa kuin muistutuksilla tai to do -listoilla. Muistiinpanojen heikkoudet ovat prioriteettien sekä aikatietojen puute. Aktiivikäytössä niiden selaus alkaa muuttua haastavaksi lista- ja kuvakejaottelun kautta. Niiden rinnalle on syytä hyödyntää jotain vaihtoehtoa valmiiden ideoiden todellista aikaresurssointia varten.

Osku Kannisto

toimitus(at)yrittajat.fi