Ajantasaiset tiedot koronasta yrittäjälle: yrittajat.fi/korona

Etsi

Digi

Korvaako vakuutus, jos kompastut kotona? Hidastuuko nettiyhteys? Lue tietopaketti etätyöstä

Etätyö on nyt yhä useamman yrityksen suosiossa. Lue kattava ohjeistus etätyöskentelyyn!

Työskentely etänä on lisääntynyt monissa yrityksissä niillä aloilla, joilla se on mahdollista. Aikaisemmin olemme kertoneet Petteri Järvisen vinkeistä etätyöhön. Lue juttu täältä.

Digioiva Oy:n yrittäjä Mika Lappalainen on käyttänyt erilaisia etätyömahdollisuuksia yrityksessään sen perustamisesta alkaen. Koronavirus on lisännyt entisestään etätyömahdollisuuksien hyödyntämistä Lappalaisen yrityksessä.

 – Tällä hetkellä kaikki konsulttimme tekevät etätöitä. Myyntikäyntejä ei tee kukaan. Asiakkailla meillä on vielä yksi konsultti, koska asiakkaalta ei ole tullut tapaamiskieltoa. Todennäköisesti tilanne päivittyy heilläkin. Yleisesti ottaen meidän asiakaskuntamme ottaa tilanteen hyvin varautuen. Tuntuu siltä, että yritykset haluavat ehkäistä tartuntoja. Yritysten taseessa näkyy heti, jos porukka sairastuu.

Vinkit etätyöhön: Mitkä ohjelmat käyttöön?

Lappalainen kehottaa valitsemaan etätyöskentelyyn mahdollisimman tutun ohjelman. 

– Perusohje on, että käytä ohjelmaa, jota olet tottunut käyttämään. Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, hän luettelee esimerkkeinä. Toisaalta nyt etätyön erityisen suosimisen aikana kannattaa kokeilla kaikkea ennakkoluulottomasti. Ei siinä voi epäonnistua.  Jos joku juttu ei toimi, kokeile toista.

– Itse olen ollut tyytyväinen Microsoft Teamsiin. Se on toiminut paremmin kuin Skype. Teamsin hyvä puoli on se, että kun kokous on päällä, muut saavat herätteen kun liityn kokoukseen. Välttämättä minun ei tarvitse olla koko ajan olla linjoilla.

Toisena hyvänä puolena Lappalainen pitää sitä, että Teamsissa dokumentteihin pääsee käsiksi ja niitä voi hallinnoida helposti.

Hänen mukaansa Teams-puheluiden käyttöön riittää hyvin pelkkä älypuhelin.

– Jos on tarvetta säästää kaistaa eikä ruuhkauttaa sisäverkkoa, on fiksua käyttää Teamsia puhelimella niin, että se on kytketty mobiilidataverkkoon. Kannettava tietokone voi sen sijaan olla langattomassa sisäverkossa. Itse käytän kotona 4G-tukiasemaa, jota hyödynnän normaaliin yhteydenpitoon. Puhelimella en käytä wlania. Se on tuplavarmistus, jos toinen yhteys pätkii.

Yhteydet hidastuvat: Elisa selvittää verkon kapasiteettia

Etätyön yleistyessä 4G-yhteydet saattavat hidastua ainakin paikallisesti.

– Mobiiliverkko on aina jaettua kapasiteettia asiakkaiden kesken. Elisassa olemme varautuneet tähän, mutta näin nopeita muutoksia dataliikenteeseen ei yleensä tule, Elisan verkon palveluista vastaava johtaja Sami Rajamäki sanoo.

Elisassa on käyty nopealla aikataululla läpi tarvetta verkon kapasiteetin lisäämiseen.

– Olemme käynnistämässä varautumissuunnitelmaa, jos etätyö nostaa lisäkapasiteetin tarvetta 4G-verkossa. Tämä koskee myös kiinteää verkkoa. Selvitys on käynnissä, miten pystymme palvelemaan etätyön tekijöitä paremmin.

Rajamäen mukaan on mahdollista, että yhteydet hidastuvat käytön kasvaessa.

– Kun ihmiset siirtyvät kotiin, verkkoon tulee lisää kuormaa. Seuraamme tilannetta ja varaudumme laajentamaan kapasiteettia.

Apua voi joillekin alueille tulla nopeasti.

– Tilanne vaihtelee alueellisesti sen suhteen, miten voimme nopeuttaa yhteyksiä ja kuinka pian. Jos toimenpide vaatii uuden tukiaseman paikan, puhutaan pitkästä ajasta. Jos selvitään sillä, että lisäämme uuden tukiaseman omalle paikallemme tuomaan lisää kapasiteettia, muutos voi olla hyvinkin nopea.

Näin hyödynnät etäpalavereita

Digioivassa on otettu käyttöön asiakastyössä niin sanotut "etäkäytäväpalaverit".

– Käytännössä luomme pari-kolme tuntia kestävän Teams-kokousvarauksen, johon voi tulla luurit päässä ja olla kytkeä yhteyden äänettömäksi. Jos on jotain sanottavaa, niin ääniyhteyden voi laittaa päälle. Ne, jotka ovat paikalla, pystyvät osallistumaan.

Käytännöllä yritetään Lappalaisen mukaan simuloida kasvotusten olemista, jolloin kynnys asioiden kommentoimiseen ja keskusteluun pienenee.

– Etäyhteyden kautta ihmisten kynnys lähteä kertomaan asioista viesteillä on usein korkeampi kuin suullisesti. Kun jokainen on läsnä tiimitilassa, kynnys kysymiseen pienenee. Tiimin yhteisellä video- tai ääniyhteyspalaverilla madalletaan kynnystä kysyä toisiltamme, jolloin ei tarvitse lähteä erikseen soittamaan ja kysymään asiaa joltakin.

Vakuutus korvaa etätyössä vain osittain

Vakuuttamisen kannalta etätyö eroaa työnantajan tiloissa tehtävästä työstä.

– Lakisääteinen tapaturmavakuutus turvaa työntekijän myös etätöissä, mutta vain silloin, kun työntekijä tekee työtä työpisteellään ja tapaturma on yksiselitteisesti syy-yhteydessä työhön, Fennian palvelupäällikkö Laura Lackman sanoo.

Lackmanin mukaan esimerkiksi kahvitauot, vessakäynnit ja jaloittelu eivät kuulu lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piiriin.

– Vaikka työntekijä puhuu työpuhelua hakiessaan postinsa tai laittaessaan pyykkejä kuivumaan, hän ei ole työtapaturmavakuutuksen piirissä. 

Jos työnantaja haluaa työntekijälleen suojan myös taukojen ajaksi, tulee työntekijällä olla Lackmanin mukaan joko etätyövakuutus tai vapaa-ajan tapaturmavakuutus.

Jos työnkuvaan kuuluu asiakkaiden luona käyminen, ei kyseessä ole etätyö. Tällöin työntekijä on lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piirissä.

"Whatsapp-keskusteluilla hoidetaan mentaalipuolta"

Mika Lappalainen pitää tärkeänä etätyötä tekevän työyhteisön yhteydenpitoa muissakin kuin suoranaisiin työtehtäviin liittyvissä asioissa.

– Olemme ottaneet Whatsapp-kanavan käyttöön yhteisölliseen keskusteluun. Siellä olemme jakaneet kokemuksia esimerkiksi siitä, miten kunkin työntekijän asiakas toimii koronaviruksen aikana ja millaisia ohjeistuksia on tullut mistäkin. Olemme toistemme vertaistukena. Etätyössä yhteisöllisyys on luotava toisella tavalla kuin fyysisissä tapaamisissa. Aika pienelläkin kynnyksellä tulee soiteltua ja sparrailtua toisiamme, Lappalainen kertoo.

Digioivassa on ohjeistettu pitämään pikaviestikanavat etupäässä äänettöminä, jotta ne eivät häiritse työskentelyä.

– Jatkuva piippaaminen stressaa ja kuormittaa helposti. Iltaisin lähetetään etupäässä privaattiviestejä. Itse en hanakasti laita enää iltakuuden jälkeen viestejä, ellei joku kysy jotain. Viikonloput ovat palautumista varten.

Muistilista etätyön tekijälle

1. Testaa, että tarvittavat ohjelmistot toimivat etänä. Sopiva laitteisto voi olla vaikkapa kannettava tietokone ja telakka, johon saa helposti kiinnitettyä näytön, hiiren ja näppäimistön. Lisäksi saatat tarvita mikrofonilla varustetut kuulokkeet. Videoyhtyeyksiä varten voit käyttää älypuhelimen omaa kameraa. Useimmissa kannettavissa kamera on niin ikään sisäänrakennettuna.

2. Varmista, että pääset tarvittaessa yrityksen sisäverkkoon käsiksi esim. VPN-yhteyden kautta.

3. Varmista, että pääset tarvittaviin tiedostoihin käsiksi.

4. Varmista tietoturvallinen etätyöskentely. Tietokoneessa on hyvä olla ajan tasalle päivitetty virustorjuntaohjelmisto, joka on tarkoitettu yrityskäyttöön.

5. Opettele käyttämään palaveriohjelmia ja viestimään sähköpostin tai pikaviestimien kautta työkavereihin ja asiakkaisiin.

6. Varmista nettiyhteyden toimivuus ja riittävä nopeus.

7. Panosta työpisteen ergonomiaan, myös kotioloissa.

Muistilistan lähde: Taitonetti Oy

Kuva: Getty Images

Pauli Reinikainen

pauli.reinikainen (at) yrittajat.fi