Yrittäjä, pidä huolta kassastasi!
Hyvin hoidettu kassa on yrityksen ja yrittäjän voimavara
Valitettavan usein kuulee yrittäjän suusta, että en ole vielä ehtinyt tekemään laskuja tai pohdintaa, koskahan tämä tai tuo asiakas maksaa laskunsa. Yrittäjä elää usein niin vahvasti oman työnsä kautta, että laskutus, puhumattakaan muistuttamisesta tai perinnästä, jää usein toiselle sijalle. Oman urani aikana olen huomannut, että muissa maissa laskutetaan paljon ahkerammin ja laskut lähetetään heti, kun työ on tehty. Näin tehdään mm. rakkaassa naapurissamme Ruotsissa.
Yrittäjinä usein elämme lähes kädestä suuhun tehtyjen töiden ja niistä laskutettavien eurojen suhteen. Voi olla niin, että oma toimeentulo on kiinni juuri siitä viimeisestä vielä tekemättömästä laskusta. Ainainen stressi rahojen riittävyydestä tai laskuttamattomuudesta vie valtavasti energiaa ja aikaa, alkaen lopulta vaikuttamaan negatiivisesti yrityksen ydinosaamiseen, yrittäjän omaan ammattitaitoon.
Muista laskuttaa. Aina!
Sovi aina laskuttamisesta samalla, kun teet sopimuksen oman asiakkaasi tai päämiehesi kanssa. Aina! Sen jälkeen noudatat tätä sopimusta jokaisen tekemäsi työn valmistuttua. Aina! Yrittäjän ei kuulu olla toisen yrittäjän, yrityksen tai päämiehen rahoittaja, vaan sitä tehtävää varten ovat aivan muut toimijat.
Aloittaessasi yhteistyön uuden asiakkaan kanssa, aloita myös laskuttaminen heti sovittujen pelisääntöjen puitteissa ja laskuta jokaisesta työstä heti samana päivänä työn valmistuttua. Laita laskutuspäivät kalenteriin. Mikäli sinulla on asiakkaita, joiden kanssa olet toiminut vähän niin ja näin, laskuttanut jaksaessasi, niin sovi asiakkaan kanssa tapaaminen ja käy tämä asia läpi sekä sovi uudet pelisäännöt. Harvalla yrittäjällä tai yrityksellä on mitään sitä vastaan, että hyvin tehdystä työstä laskutetaan säntillisesti ja heti työn valmistuttua. Usein on jopa niin, että asiakkaallesikin on helpompaa, kun lasku kohdistuu oikeaan viikkoon kuukaudesta puhumattakaan. Pian huomaat, kuinka helpolla pääset, kun teet säntillisesti ja säännöllisesti laskut aina työn valmistuttua, eikä laskuaiheet kerry johonkin kalenterin kulmaan odottamaan muka parempaa hetkeä.
On tutkittua myös se, että mitä pidempi aika kuluu valmiin työn laskuttamiseen, sitä pienempi lasku on. Käytännössä matkan varrella unohtuu useita tehtyjä pieniä lisätöitä tai varaosia, joita olet työn valmistumiseen käyttänyt. Mitä kauemmin laskuttamiseen menee, sitä epävarmemmaksi sitä myös tulee, voiko tätä laskuttaa ja mitäköhän asiakas taas tästä sanoi, jolloin jätät sen varmuuden vuoksi pois. Kaikki tämä on lopulta pois omasta kassastasi ja omasta toimeentulostasi, vaikka asiakas olisi ilomielin sen maksanut.
Älä kerää luottotappioita!
Luottotappioita syntyy lähes aina jossain yrittämisen vaiheessa. Odottamattomia tilanteita voi sattua kenelle tahansa yrittäjälle ja vielä ilman omaa syytään. Sinun on kuitenkin myös itse helppoa vähentää luottotappioiden syntyä, kun pidät huolta muutamasta pääasiasta laskuttamisen lisäksi:
1) Tunne asiakkaasi ja asiakkaan liiketoiminta. Tee asiakkaasi kanssa aina kirjallinen sopimus yhteistyöstä, jossa on selkeästi sovittu myös laskuttamisesta. Tarkista samalla asiakkaasi luottokelpoisuus.
2) Ole kiinnostunut ja seuraa asiakkaasi liiketoiminnan kehittymistä. Tee itsellesi asiakkuuskalenteri, johon aikataulutat käynnit ainakin isompien asiakkaittesi luona säännöllisesti.
3) Pidä puolesi, kun kyseessä on erääntyneet laskut. Jos asiakkaasi laskut alkavat yhtäkkiä erääntyä ja hän lupailee pian maksuja, älä odota, vaan lähetä kirjallinen muistutus laskusta tai käytä laskutus- ja perintäalan ammattilaista, joka auttaa viemään asian eteenpäin.
4) Mitä ikinä teetkin, tee se nopeasti! Mikäli asiakkaasi taloudellinen tilanne on huonontunut selvästi ja laskusi ovat erääntyneet, hänellä on varmasti muitakin laskuja maksamatta. Pahimmassa tapauksessa korttitalo voi romahtaa hetkessä ja sinä voit olla viimeisenä saamassa omiasi pois.
Yhdessä eteenpäin
Usein suurin syy siirtää laskutusta eteenpäin tai jättää muistuttamatta erääntyneestä laskusta on pelko asiakkuuden loppumisesta. Näin asia kuitenkin on erittäin harvoin. Kaikki isot yritykset muistuttavat nopeasti erääntyneistä laskuista tai käyttävät perintäalan kumppaniaan viedäkseen asiaa eteenpäin, joten asia ei ole vieras kenellekään. On aivan normaalia olla huolissaan rahoista, jotka olet ansainnut tekemällä sovitun työn ja asiakas on vieläpä ollut tyytyväinen tehtyyn työhön. Tällöin voit viedä asiaa eteenpäin rohkein mielin, kuitenkin kyseessä on molemminpuolinen sopimus, jonka toisen puolen sinä olet hoitanut valmiiksi. Nyt on laskun aika!
Kirjoittaja Arto Kallio on yrittäjä ja BRANGin liiketoimintajohtaja. Arto on kahdenkymmenen vuoden ajan toiminut vaativissa liiketoiminnan ja myynnin johtotehtävissä Suomessa, muissa Pohjoismaissa, Baltian maissa ja Venäjällä, joista viimeiset seitsemän vuotta yrittäjänä. Hänellä on myös lähes kymmenen vuoden kokemus laskutus- ja perintäalalta. Arto auttaa, kun tarvitset apua laskutuksen, maksuvalvonnan ja perinnän kanssa.
